¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?

[VonJeremiah]

Según la Ley Federal del Trabajo y disposiciones del IMSS, los patrones en México deben conservar los documentos laborales de cada trabajador hasta por 15 años después de la terminación de la relación laboral, no 20. Este plazo cubre varios archivos críticos para posibles revisiones legales, auditorías del IMSS o reclamos de prestaciones. Los documentos esenciales a guardar son:

Tipo de Documento	Ejemplos específicos (México)
Documentación de contratación y nómina	Contrato individual de trabajo firmado, recibos de nómina (con desglose de sueldo bruto, deducciones de IMSS/INFONAVIT/ISR, sueldo neto), altas y bajas ante el IMSS, comprobantes de pago de aguinaldo y PTU.
Exámenes médicos ocupacionales	Resultados del examen médico de ingreso (previo a la contratación), exámenes periódicos anuales, y el examen de egreso o de retiro. Esto es clave para manejar posibles reclamos por enfermedades de trabajo o riesgos de trabajo, según normativas del IMSS.
Acuerdos y finiquitos	Acuerdos de confidencialidad, recibos de pago de liquidación o finiquito firmados por el trabajador, actas de entrega de equipo, y cualquier comunicación escrita sobre renuncia o despido.

La conservación de estos documentos protege tanto al patrón como al trabajador. Por ejemplo, si un ex-empleado reclama años después que no se le pagó la prima de antigüedad en su finiquito, el patrón puede comprobarlo con el recibo firmado. De acuerdo con la STPS y el IMSS, no conservarlos puede resultar en sanciones administrativas y dificultar la defensa en un juicio laboral ante la PROFEDET. Para un trabajador, es crucial guardar sus propios recibos de nómina y finiquitos, ya que son su única prueba personal de salarios devengados y prestaciones pagadas al momento de calcular futuras pensiones ante el IMSS o una AFORE.

[SabrinaMarie]

Yo trabajé en recursos humanos en una fábrica en el Estado de México y te digo por experiencia: guarda TODO. Lo de los 15 años es real. Una vez, un ex-operador nos demandó 8 años después diciendo que tuvo un accidente con una máquina y que no le dimos atención. El abogado pudo sacar el expediente con su examen médico de ingreso (donde ya declaraba una lesión previa en la mano) y su examen periódico del año que trabajó. Sin esos papeles, hubiéramos tenido que llegar a un arreglo. Ahora, digitalizamos todo por seguridad, pero el físico también se guarda en cajas etiquetadas por año de baja. El SAT también puede pedirte nóminas viejas en una revisión.

[LeChloe]

Como trabajador, siempre pide copia de tu finiquito firmado y tu último recibo de nómina. Guárdalos para siempre en una carpeta. A mí me sirvió cuando una empresa de Guadalajara, donde trabajé hace 10 años como auxiliar, no reportaba bien mis semanas al IMSS. Con esos papeles pude iniciar la aclaración. Sin esa prueba, es tu palabra contra la de ellos.

[RyleeLynn]

El tema de los exámenes médicos es delicado. La ley obliga a hacerlos y a guardarlos, pero también protege tu datos. La empresa no puede compartir esos resultados con otros sin tu permiso. Mi recomendación es que, al hacerte el examen de ingreso o de salida, pidas una copia para tus registros personales. Así tienes control sobre tu historial. Lo mismo aplica para cualquier reporte de accidente de trabajo. En mi trabajo anterior en un almacén en Puebla, un compañero se resbaló. La empresa hizo el reporte al IMSS, pero él también sacó copia de todo. Eso le ayudó meses después en su tratamiento. Guardar documentos no es solo cosa de la empresa, es tu red de seguridad.

[VanAdelyn]

He visto muchas discusiones en foros de OCCMundial sobre esto. La confusión de los 20 años quizá viene de otros tipos de documentos fiscales, que sí tienen plazos más largos. Pero para lo laboral, la regla general fuerte son 15 años tras la separación. Si eres patrón pequeño, consulta con un contador o abogado laboral para organizar tus archivos. No los tires.