Coordinador/a de Eventos Globales

Descripción

Resumen: El Coordinador/a de Eventos Globales apoya la ejecución de eventos globales, centrándose en la gestión de inscripciones, la experiencia de los asistentes, la coordinación de comunicaciones y la logística operativa. Aspectos destacados: 1. Apoya eventos globales centrados en la experiencia de los asistentes y la logística 2. Gestiona listas relacionadas con eventos, comunicaciones y preparación operativa 3. Trabaja de forma transversal con los responsables de eventos y los socios tecnológicos LA ORGANIZACIÓN Entrepreneurs’ Organization («EO») es una organización sin fines de lucro y red de pares a nivel mundial para emprendedores, que conecta aproximadamente a 20 000 miembros mediante más de 220 capítulos en todo el mundo. La finalidad de EO es impulsar al mundo hacia adelante al desbloquear todo el potencial de los emprendedores. Desde 1987, EO ha ayudado a los emprendedores a lograr un crecimiento transformacional mediante conexiones que mejoran la calidad de vida, experiencias compartidas y aprendizaje colaborativo. Guiado por los valores fundamentales de EO —confianza y respeto, sed de aprendizaje, pensar en grande, ser audaz y crecer juntos—, el personal internacional de EO trabaja en diversas culturas para respaldar a la comunidad global de EO. Como empleado/a de EO, usted formará parte de una comunidad emprendedora global y tendrá oportunidades de aprendizaje, colaboración y crecimiento profesional. EO ofrece un paquete competitivo de retribuciones totales, que incluye beneficios y apoyo al desarrollo profesional, así como un entorno laboral flexible, sujeto al puesto, la ubicación y los términos aplicables del plan. RESUMEN DEL PUESTO*Este puesto apoya a Entrepreneurs’ Organization. El empleo puede gestionarse a través de una entidad local empleadora o un socio «employer-of-record», según la ubicación de contratación.* El Coordinador/a de Eventos Globales apoya la ejecución de Eventos Globales, incluidas las Exploraciones, las Universidades, la Conferencia Global de Liderazgo y las Academias de Liderazgo, con énfasis en la gestión de inscripciones, la experiencia de los asistentes, la coordinación de comunicaciones y la logística operativa. Este puesto trabaja de forma transversal con los responsables de eventos, los miembros del equipo MSC y los socios tecnológicos para garantizar datos precisos de inscripción, comunicaciones fluidas y una experiencia de alta calidad para los asistentes. El Coordinador/a gestiona todas las listas y asignaciones relacionadas con los eventos (incluidas las asignaciones de habitaciones, actividades y grupos), apoya el seguimiento de pagos y reembolsos, y coordina comunicaciones clave y aspectos logísticos. Este puesto también contribuye al desarrollo de contenidos para eventos, al mantenimiento de procedimientos operativos estándar (SOP), a iniciativas de compromiso de los asistentes y a la preparación operativa general en toda la cartera de Eventos Globales, además de brindar apoyo centralizado al Equipo de Eventos Globales. FUNCIONES ESENCIALES Y RESPONSABILIDADES**Inscripciones y gestión de listas*** Gestionar y mantener todas las listas relacionadas con los eventos, incluidas las listas de inscripción, listas de espera, listas de asignación de habitaciones, selecciones de actividades y asignaciones grupales * Garantizar la coherencia y exactitud en todas las plataformas (CRM, Cvent, Eventbrite y sistemas internos de seguimiento), en coordinación con los equipos MSC y tecnológicos * Apoyar el seguimiento de pagos, la elaboración de informes y la coordinación de reembolsos a los asistentes * Conciliar los datos de inscripción con las listas de asignación de habitaciones en hoteles y los registros internos, y proporcionar informes precisos y oportunos a los responsables de eventos y a la dirección **Comunicaciones y experiencia de los asistentes*** Redactar y compilar contenidos de comunicación para eventos (correos electrónicos de inscripción, actualizaciones, recordatorios) para su revisión por los responsables de eventos, colaborando con el equipo de Marketing y Comunicaciones (MarComm) para asegurar la coherencia con los estándares de marca y los mensajes * Gestionar listas de distribución por correo electrónico y su ejecución mediante plataformas como Mailchimp o proveedores equivalentes * Configurar y gestionar grupos de WhatsApp para eventos, con el fin de apoyar la comunicación en tiempo real con los asistentes * Preparar plantillas en Canva para comunicaciones presenciales y uso durante los eventos * Apoyar las comunicaciones entrantes de los asistentes, incluidos los requisitos dietéticos y las consultas generales relacionadas con el evento * Colaborar con los responsables de eventos y el equipo MSC para garantizar comunicaciones claras, oportunas y coherentes dirigidas a los asistentes **Operaciones y logística de eventos*** Coordinar suministros para eventos, embalaje y logística de envío para los Eventos Globales, y mantener inventario de materiales para eventos * Preparar al equipo de Eventos Globales para la ejecución presencial, incluyendo materiales, alineación del cronograma detallado («run-of-show») y preparación de la inscripción * Gestionar la experiencia de inscripción presencial e impulsar mejoras continuas en los procesos de inscripción, incluida la coordinación de materiales como cordones para credenciales, etiquetas para equipaje y credenciales con nombre * Apoyar la coordinación de alimentos y bebidas mediante el seguimiento y la comunicación de los requisitos dietéticos * Actualizar y mantener los SOP y la documentación de procesos para eventos, identificando oportunidades de mejora * Apoyar el desarrollo y la gestión continua de iniciativas de fidelización de los asistentes a los Eventos Globales y del grupo de recompensas por fidelización * Apoyar a los responsables de eventos en la configuración y coordinación de eventos MyEO y en las actividades previas y posteriores al evento, trabajando estrechamente con los grupos locales de asistentes * Actuar como enlace con los gestores de capítulos en los capítulos anfitriones y circundantes para apoyar la participación y coordinación locales **Apoyo general*** Apoyar a los responsables de eventos y a las partes interesadas internas según sea necesario para garantizar la entrega exitosa del programa * Brindar apoyo administrativo y operativo al Equipo de Eventos Globales, respondiendo a solicitudes de múltiples miembros del equipo y priorizando necesidades entre eventos concurrentes * Asistir en eventos pequeños u otros proyectos asignados * Otras funciones según se requiera CALIFICACIONES, HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS REQUERIDOS* Título universitario y dos o más años de experiencia administrativa, en organizaciones asociativas, planificación o coordinación de eventos * Es indispensable dominar MS Excel * Es indispensable dominar las herramientas de presentación de Microsoft Office * Excelentes habilidades de servicio al cliente y organizativas, con capacidad para atender a audiencias emprendedoras con altas expectativas y atención al detalle * Demostrar una mentalidad orientada a soluciones y promover la calidad mediante la mejora continua del desempeño * Trabajar de forma armoniosa y eficaz con otras personas como parte de un equipo * Conocimientos de Canva, software de gestión de proyectos como Monday.com y plataformas de gestión de eventos son deseables * Persona proactiva que demuestre sentido de propiedad y compromiso con el puesto * Capacidad para viajar dentro y fuera del país hasta el 10 %–15 % del tiempo DIVULGACIONES DE LA OFERTA DE EMPLEO Remuneración: Salario mensual bruto de 42 000–46 000 MXN Aviso sobre privacidad de datos de candidatos: Aviso de privacidad para candidatos de RR.HH. 2026.pdf Accesibilidad / Adaptaciones razonables: EO proporcionará adaptaciones razonables durante el proceso de reclutamiento y el empleo, conforme lo exija la legislación aplicable. Los solicitantes que requieran asistencia deben contactar a recruitment@eonetwork.org. ENTORNO LABORAL / REQUISITOS FÍSICOS / CONDICIONES DEL PUESTO* Este puesto implica principalmente trabajo sedentario o ligero y requiere el uso habitual de una computadora, teléfono y plataformas de videoconferencia. * El puesto exige capacidad para comunicarse de forma efectiva por escrito y verbalmente, así como para participar en reuniones virtuales y presenciales. * El puesto requiere viajes hasta el 10 %–15 % del tiempo. * El puesto requiere ocasionalmente reuniones matutinas o vespertinas a través de distintas zonas horarias, especialmente durante la temporada de eventos. * El puesto requiere levantar o trasladar hasta 5 kg, según corresponda. IGUALDAD DE OPORTUNIDADES / RECLUTAMIENTO JUSTO EO está comprometida con la igualdad de oportunidades y el trato justo en el reclutamiento y el empleo.