Asistente Ejecutivo

Descripción

**Asistente Ejecutivo del Fundador (Tiempo Parcial \| Entorno de Startup)****Tiempo Parcial \| Remoto \| Horario Comercial de EE.UU. (Se requiere superposición con la zona horaria del Pacífico, PST)** **Acerca del puesto** Estamos contratando a un **asistente ejecutivo** altamente organizado y proactivo para apoyar a un fundador en las operaciones diarias, la comunicación, la programación y la gestión del flujo de trabajo. Este puesto es ideal para alguien que: * Destaca en entornos de startup acelerados * Disfruta aportar estructura y organización al caos * Puede gestionar calendarios, bandejas de entrada y seguimientos de forma independiente * Comunica con claridad y profesionalidad * Utiliza herramientas de IA para mejorar la velocidad y la eficiencia Actuarás como un socio operativo clave entre: ✅ el fundador ✅ los clientes ✅ los equipos internos asegurando que nada pase desapercibido. Este no es un rol administrativo pasivo: requiere responsabilidad, capacidad de respuesta y una fuerte ejecución. **Responsabilidades Principales****Gestión del Calendario y la Bandeja de Entrada*** Gestionar el calendario del fundador: * + calendario + programación + prioridades + coordinación diaria * Supervisar y responder a los correos electrónicos de forma profesional * Priorizar la comunicación crítica y los seguimientos * Asegurar que los calendarios permanezcan organizados y libres de conflictos **Coordinación de Reuniones*** Programar y coordinar reuniones con: * + clientes + proveedores + equipos internos * Preparar agendas, contexto de reuniones y notas * Asegurar que las reuniones se realicen de forma fluida y eficiente **Seguimiento Posterior a las Reuniones*** Enviar: * + resúmenes de reuniones + acciones pendientes + próximos pasos * Seguir el cumplimiento y la responsabilidad entre todas las partes interesadas * Asegurar que las tareas se completen a tiempo **Incorporación de Clientes y Operaciones*** Coordinar la incorporación de nuevos clientes * Recopilar documentos, activos e información requeridos * Mantener una comunicación organizada durante todo el proceso de incorporación * Actuar como punto central de coordinación entre todas las partes **Gestión del CRM y Administrativa*** Mantener registros precisos en el CRM en: * + HubSpot + o plataformas similares * Registrar de forma consistente la comunicación, actividades y notas * Apoyar tareas administrativas operativas, incluyendo: * + coordinación de viajes + seguimiento de gastos + comunicación con proveedores **Herramientas de IA y Eficiencia del Flujo de Trabajo*** Utilizar herramientas como: * + ChatGPT + Claude + Perplexity * Redactar correos electrónicos, resúmenes, investigaciones y documentos operativos * Mejorar la velocidad de la comunicación y la eficiencia del flujo de trabajo mediante el uso de IA **Qué Buscamos****Requisitos Imprescindibles*** Experiencia apoyando a: * + fundadores + ejecutivos + equipos directivos * Experiencia en startups o empresas de ritmo acelerado * Excelentes habilidades de comunicación escrita en inglés * Competencia en: * + Google Workspace + Slack + HubSpot o CRM similares * Conocimiento práctico de: * + Loom + Tella + herramientas de comunicación asíncrona * Uso intermedio o avanzado de herramientas de IA * Gran capacidad organizativa y seguimiento riguroso * Capacidad para trabajar de forma independiente sin supervisión constante * **Deseable** * Experiencia con: * + Notion + Obsidian + Airtable + Canva + Calendly + SavvyCal + SignWell * Experiencia en agencias o equipos pequeños * Experiencia en incorporación de clientes o operaciones de atención al cliente **Qué Implica un Día Típico*** Gestionar y priorizar la bandeja de entrada y el calendario del fundador * Coordinar reuniones y la comunicación con los clientes * Preparar notas de reuniones y seguir los compromisos * Actualizar HubSpot y otros sistemas operativos * Apoyar los flujos de trabajo de incorporación de nuevos clientes * Redactar comunicaciones e investigaciones utilizando herramientas de IA * Realizar tareas de coordinación operativa y administrativa **En resumen:** Tú mantienes al fundador organizado, receptivo y enfocado, mientras garantizas que las operaciones funcionen sin problemas detrás de escena. **El Éxito se Mide Por*** Calendarios y bandejas de entrada bien organizados * Coordinación fluida de reuniones y seguimientos efectivos * Gestión precisa y limpia del CRM * Incorporación ágil y profesional de clientes * Ejecución operativa y comunicación confiables * Alta confianza por parte de la dirección y las partes interesadas **Por Qué Este Puesto Destaca*** Colaboración directa con un fundador * Alto nivel de responsabilidad y visibilidad * Exposición a las operaciones y flujos de trabajo de una startup * Oportunidad de utilizar diariamente herramientas modernas de IA * Entorno remoto flexible * Puesto dinámico y altamente impactante **Proceso de Entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista con reclutador * Entrevista con el cliente * Oferta y onboarding **¡Postula Ahora!** Si tú: * Te apasiona la organización y el apoyo operativo * Destacas en entornos de startup * Eres proactivo y extremadamente detallista * Disfrutas ayudar a los líderes a mantenerse enfocados y eficientes ¡Este puesto es ideal para ti.