GERENTE ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Descripción

**DESCRIPCIÓN DEL PUESTO** Brindar apoyo administrativo y operativo al Gerente General y al equipo de Recepción del Hyatt Vacation Club, asegurando la ejecución fluida de las actividades diarias, una gestión eficiente de la información y la prestación de un servicio excepcional al huésped, en consonancia con los estándares de calidad y hospitalidad de la marca para crear experiencias inolvidables. **Funciones esenciales:** **Apoyo administrativo** * Realizar tareas administrativas generales, incluidas la archivación, la correspondencia, el procesamiento de documentos, la fotocopia y la gestión de sistemas. * Gestionar y coordinar reservas dentro de los sistemas internos. * Preparar documentos como cartas, invitaciones, informes y listas de participantes. * Mantener actualizadas las bases de datos, los registros y los archivos electrónicos relacionados con las operaciones del complejo turístico. **2\. Apoyo operativo** * Brindar apoyo al área de recepción conforme a las necesidades operativas del complejo turístico. * Colaborar con el Gerente General en la coordinación de actividades y el seguimiento de los requisitos operativos. * Preparar informes mensuales (R.O.) para su presentación durante las reuniones mensuales. **3\. Experiencia del huésped** * Actuar como punto de contacto principal para los huéspedes y los miembros del Hyatt Vacation Club. * Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y solicitudes, manteniendo altos estándares de servicio. * Proporcionar información clara y precisa sobre las instalaciones, servicios, actividades y eventos del complejo turístico. * Garantizar una experiencia positiva para el huésped que fomente la satisfacción y la lealtad. * Ofrecer atención personalizada a los miembros VIP, asegurando que su estancia sea verdaderamente inolvidable. * Apoyar al Gerente General en la gestión, coordinación y vinculación con los propietarios, comunicando proyectos futuros y información relevante sobre la marca y el complejo turístico. **4\. Gestión de la información y los sistemas** * Capturar, validar, actualizar y supervisar la información dentro de los sistemas operativos de la marca. * Preparar y gestionar documentos operativos tales como propuestas, contratos y pedidos de eventos. * Gestionar la información relacionada con clientes, prospectos y proveedores externos. **5\. Comunicación y cultura de la marca** * Comunicar la información de forma clara, profesional y alineada con los valores del Hyatt Vacation Club. * Promover la cultura distintiva de hospitalidad y servicio del Hyatt Vacation Club. * Mantener una comunicación efectiva con huéspedes, líderes y equipos internos. **6\. Cumplimiento normativo, licencias y estándares** * Cumplir con las políticas, procedimientos y estándares operativos del Hyatt Vacation Club. * Proteger la confidencialidad de la información de los huéspedes y de la empresa. * Realizar un seguimiento oportuno de las licencias gubernamentales de operación, incluidas las de Protección Civil, Departamento de Bomberos, regulaciones ambientales, entre otras. * Mantener una imagen profesional acorde con los estándares de la marca. **7\. Colaboración y apoyo general** * **Trabajar en colaboración para alcanzar los objetivos del complejo turístico.** * **Brindar apoyo en tareas adicionales asignadas por la dirección.** * **Utilizar herramientas tecnológicas para optimizar los procesos y la prestación del servicio.** **REQUISITOS DEL PUESTO** **Formación académica**: Título técnico o licenciatura en Administración, Turismo o campo afín. **Competencias técnicas**: Dominio de Microsoft Office; experiencia con sistemas hoteleros/reservas; trabajo en equipo; adaptabilidad y flexibilidad; compromiso; integridad; y excelentes habilidades comunicativas. **Experiencia**: Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar **Idiomas adicionales:** Nivel intermedio a avanzado de inglés, con capacidad para mantener conversaciones con los huéspedes en un contexto orientado al servicio. **Otros:** * Centrado en el huésped * Comunicación efectiva * Mentalidad orientada a los resultados * Atención al detalle * Adaptabilidad **Responsabilidades gerenciales (opcional)** * Este puesto no supervisa directamente a otras personas. Hyatt Vacation Ownership es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades y se compromete a contratar una fuerza laboral diversa y a mantener una cultura inclusiva.