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Resumen: Este puesto implica gestionar de forma independiente la documentación del proyecto, garantizando su captura, catalogación y control adecuados mediante los sistemas y procesos aplicables. Aspectos destacados: 1. Trabajar de forma independiente para resolver problemas sin supervisión directa 2. Mantener y controlar la documentación técnica dentro de los requisitos contractuales 3. Oportunidad de proponer mejoras para la eficiencia departamental **Propósito del puesto** --------------- Reporta al Gerente de Control de Documentos del departamento de Servicios de Proyectos Submarinos para Norteamérica **Descripción del puesto** ------------------- Se requiere un Controlador de Documentos que realice sus tareas de forma independiente y resuelva problemas sin supervisión directa. Este puesto garantiza que la documentación del proyecto se capture, catalogue y controle adecuadamente mediante los sistemas y procesos aplicables de Control de Documentos. * Crear registros de clientes según sea necesario y preparar documentos para su envío al cliente de acuerdo con los procedimientos específicos del proyecto * Mantener la información en el Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS) del proyecto * Crear y mantener números de documento, incluidos los números del cliente y del proveedor * Generar informes que podrían incluir: informes atrasados, informes de estado, informes pendientes y otros según sea necesario, abordando los problemas identificados * Seguir el procedimiento de control de documentos para la transmisión y recepción de documentos **Principales tareas** -------------- * Generar y mantener el Registro Maestro de Documentos (MDR) para uso del cliente y del equipo del proyecto * Analizar y controlar toda la documentación técnica relacionada con las actividades del departamento y del proyecto dentro de los requisitos contractuales y los procedimientos de la empresa (incluida la confidencialidad) * Gestionar y registrar todas las transmisiones entrantes y salientes de acuerdo con el procedimiento de control de documentos del proyecto * Revisar la calidad de los documentos y las transmisiones según la lista de verificación para el control de documentos * Aplicar un nivel exhaustivo de comprensión de la organización, los programas y los procedimientos relacionados con el trabajo del departamento y/o equipo * Sugerir mejoras para incrementar la eficiencia y mejorar la comunicación de la información departamental y funcional * Recibir instrucciones generales para proyectos rutinarios e instrucciones detalladas para proyectos más complejos * La mayoría de las asignaciones se completan utilizando procesos y procedimientos estándar, aunque pueden adaptarse técnicas o procesos para cumplir con la tarea asignada * Los errores probables suelen detectarse en operaciones posteriores y generalmente se limitan a un solo departamento o fase de la actividad de la empresa * Contactos internos frecuentes dentro y fuera del departamento para proporcionar y obtener información * Responder consultas y correspondencia proveniente del interior y del exterior de la empresa * Completar las transmisiones de los informes mensuales del proyecto asignado de acuerdo con los procesos y procedimientos estándar * Puede manejar información o asuntos confidenciales o sensibles * Mantenerse bien informado sobre las últimas tendencias y tecnologías relacionadas con las funciones de Control de Documentos * Identificar y sugerir formas de mejorar la eficiencia y efectividad del departamento * Garantizar una comunicación precisa y oportuna con las partes involucradas **Este puesto es ideal para ti si:** ---------------------------------- * Se requiere un título profesional en la disciplina o experiencia laboral equivalente * El candidato ideal debe tener 2 años o más de experiencia laboral en control de documentos. Mínimo 1 año de experiencia en entorno de oficina * Al menos 1 año de experiencia en lo siguiente: principios de gestión de registros/documentos; Microsoft Office 2007 o versiones posteriores; Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS); SharePoint * Conocimiento amplio de la función departamental, terminología e interrelaciones * Comprensión sólida de las políticas y procedimientos aplicables a las tareas asignadas * Capacidad para evaluar y resolver problemas de forma independiente * Buenas habilidades interpersonales para la interacción interdepartamental y con clientes * Habilidades avanzadas de comunicación verbal y escrita en inglés, con amplio vocabulario y dominio gramatical, y atención meticulosa a los detalles * Competencia avanzada en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Access) * Debe tener la capacidad de gestionar simultáneamente múltiples tareas diversas y trabajar eficazmente incluso con interrupciones * Los solicitantes deben estar autorizados para trabajar para cualquier empleador en Estados Unidos sin restricciones. Para este puesto, actualmente no ofrecemos patrocinio ni asumimos el patrocinio de una visa de trabajo * Se requiere dominio profesional del inglés
