Resumen: El Asistente Administrativo Principal resuelve problemas atípicos, impacta la calidad del equipo, comunica información técnica administrativa y sugiere mejoras en los procesos existentes. Aspectos destacados: 1. Resolver problemas atípicos y mejorar la calidad del equipo 2. Gestionar calendarios complejos y múltiples proyectos simultáneamente 3. Coordinar reuniones, viajes y brindar apoyo en solicitudes administrativas generales **Descripción del puesto:** El Asistente Administrativo Principal brinda soluciones a problemas en situaciones que pueden ser atípicas o poco frecuentes, basándose en la práctica y en precedentes o procedimientos existentes. Tiene un impacto directo en la calidad del trabajo del equipo. Puede comunicar información técnica administrativa al equipo y sugerir mejoras en los procesos existentes. Nuestra ingeniosidad impulsa la vida cotidiana. Juntos, hemos forjado algunas de las asociaciones más confiables a lo largo de la cadena de valor energética para convertir en realidad lo que antes era solo una idea: instalar infraestructura submarina a miles de pies bajo el nivel del mar, colocar plataformas a cientos de millas de la costa, utilizar nuestra experiencia para diseñar y construir infraestructura eólica marina, y transformar el paisaje terrestre para entregar de forma segura y sostenible los productos energéticos que el mundo necesita. Durante más de 100 años, hemos hecho posible lo imposible. Hoy, lideramos la transición energética con más de 30 000 de las mentes más brillantes distribuidas en 54 países. **Principales tareas y responsabilidades:** * Responsable de la gestión intensiva de calendarios, lo que requiere interacción con ejecutivos internos y sus asistentes para coordinar una variedad de reuniones complejas * Priorizar y gestionar múltiples proyectos simultáneamente, y dar seguimiento oportuno a los asuntos * Organizar itinerarios y reservas de viajes nacionales e internacionales según sea necesario, incluida la reembolsamiento de gastos * Redactar y revisar documentos y correspondencia * Realizar diversas tareas asignadas que requieren conocimiento del protocolo de oficina y demostrar comprensión de la organización, los programas y los procedimientos relacionados con las actividades de la oficina * Coordinar y organizar reuniones y conferencias, gestionar viajes y trabajar en proyectos especiales * Mantener el horario de una o más personas * Crear y mantener un sistema de archivos físico y electrónico * Coordinar y procesar trabajos administrativos generales, como hojas de registro de horas, solicitudes de vacaciones, pedidos de suministros, etc. * Fotocopiar, enviar por fax y escanear documentos según sea necesario * Garantizar una distribución eficaz del correo y los paquetes * Brindar apoyo a empleados y gerentes en solicitudes administrativas generales * Realizar tareas adicionales bajo la dirección del supervisor * Actuar como enlace de la empresa con el proveedor de servicios; cargar el documento de SOP (Procedimiento Operativo Estándar) en la aplicación de gestión de asuntos * Crear y mantener un sistema de archivos físico y electrónico **Cualificaciones y formación esenciales:** * Diploma de escuela secundaria obligatorio * Título universitario en administración de empresas o experiencia relacionada preferible * 5+ años de experiencia relevante, además de una sólida y comprobada experiencia desempeñando funciones de asistente administrativo, preferiblemente en una gran corporación * Conocimientos avanzados de Microsoft Office y otras habilidades informáticas afines son obligatorios; se requieren competencias avanzadas en el uso de computadoras personales, distintas impresoras, máquinas de fax, escáneres y otros equipos de oficina * Capacidad para leer y comprender instrucciones, redactar correspondencia y memorandos * Capacidad para presentar información de forma efectiva ante compañeros de trabajo y el público en general * Excelentes habilidades organizativas, para realizar múltiples tareas simultáneamente, para prestar atención a los detalles y para interactuar con otras personas * Capacidad para colaborar eficazmente con todos los niveles de la dirección y el personal internos, así como para comunicarse de forma efectiva, tanto por escrito como verbalmente * Capacidad para trabajar de forma independiente, pero dentro de un marco estratégico * Capacidad para priorizar, organizar, resolver problemas y cumplir plazos y objetivos * Experiencia previa en bufetes jurídicos o departamentos legales corporativos constituye un valor añadido * Experiencia en apoyo a prácticas de litigio constituye un valor añadido * Experiencia con aplicaciones de gestión de asuntos legales/facturación electrónica (Ty Metrix 360°) constituye un valor añadido #LI-RM1