Asistente de Dirección

Descripción

#### **Please note this job advertisement is only available in Spanish. To view the job, select ‘Español \- ES’ from the language selector in the page menu.** ### **Objetivo del puesto:** Responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario al Head del área a fin de ayudar en ciertas acciones, funciones y responsabilidades. Apoyar en la coordinación de las actividades administrativas, y operativas del área, así como proporcionar soluciones a las necesidades de los clientes internos del área. Coordinación de visitas globales y logística de eventos del área. Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos. ### **Actividades y funciones principales:** Atender oportunamente a las personas que acuden y solicitan ver al Head del área, tanto internas o externas. * Organizar la agenda del Head del área, tales como reuniones y eventos, internos y externos, atendiendo oportunamente todos los requerimientos derivados de sus actividades y responsabilidades. * Garantizar la correcta derivación de la correspondencia y demás documentos relacionados con la actividad del Head del área. * Controlar y enviar información requerida por el Head del área. * Mantener organizado y actualizado el archivo de la Dirección. * Gestionar reuniones, concertar citas internas y externas. * Gestión de logística de eventos del área (Roadshow, Kick Off, Off Site). * Generación de agendas de visitas globales. * Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos. * Agendar los compromisos, juntas y proyectos del Head del área * Elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo. * Preparar la información y apoyar organizando la logística de los eventos. * Atender y canalizar las llamadas telefónicas que reciba el Head del área. * Ejecutivos de alto nivel internacionales. * Ejecutivos de alto nivel dentro y fuera de la organización. * Trabajar en equipo con compañeros del área si así es requerido. * Compartir conocimientos y/o experiencias enfocadas a la mejora de los procesos del área. * Comunicar al jefe inmediato situaciones que impiden la continuidad de los proyectos y/o procesos asignados. * Turnar la correspondencia por asunto y prioridad al Head del área. * Archivar y organizar todos los documentos generados en la Dirección asignada. * Llevar registro y control de los documentos e informes enviados al exterior. * Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos. * Tomar nota de todos los recados (información) y asuntos relacionados con el área de Dirección. ### **Requerimientos:** Lic. en Áreas Administrativas * Escuela Comercial Secretariado Bilingüe * Inglés Intermedio. Se requiere entablar comunicación oral y escrita. Conocimientos * Dominio de Excel Habilidades / Competencias * Trabajo en equipo * Servicio al Cliente * Proactiva * Capacidad alta de análisis * Empuje, Compromiso y Desarrollo Personal Experiencia: * 3 a 5 años de experiencia a nivel Dirección * Dos años en la organización de eventos, y controlando agenda y actividades a nivel Dirección * Manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas. * Realizando actividades de archivo y control de expedientes. En HSBC, esperamos que nuestra gente se trate con dignidad y respeto, creando una cultura inclusiva que promueva la igualdad de oportunidades. Nuestros valores definen quiénes somos como organización y qué nos distingue, valoramos la diferencia, avanzamos juntos, asumimos la responsabilidad de nuestras acciones, usamos el buen juicio, hacemos lo correcto y hacemos que las cosas sucedan. En HSBC estamos enfocados en garantizar la igualdad de género y la capacitación constante de nuestros colaboradores, así como la protección de sus derechos laborales y sociales. En HSBC ofrecemos a nuestros colaboradores una mayor cantidad de días para que puedan disfrutar plenamente de su boda, cuidar al nuevo integrante de la familia o llorar la pérdida de un familiar. Nuestro paquete de vacaciones pagadas está a la vanguardia en México, ahora tienes una razón más para ser HSBC y vivir con orgullo una cultura de bienestar, equilibrio y cuidado “¡Queremos que seas parte de nuestro equipo! Descubre cómo es trabajar con nosotros“