Coordinador de Apoyo para Eventos en Turno Nocturno (temporal)

Descripción

Resumen: Coordina el apoyo operativo para los eventos de WorldStrides, asegurando que los recursos y materiales estén disponibles para el éxito de los programas educativos y de actuación. Aspectos destacados: 1. Apoya una amplia gama de eventos educativos y de actuación a nivel mundial 2. Gestiona proyectos de forma independiente con una fuerte capacidad de autorregulación y gestión del tiempo 3. Desarrolla y mantiene relaciones con las partes interesadas clave **Introducción de la empresa** ------------------------ WorldStrides es el líder mundial en viajes educativos y aprendizaje experiencial. La empresa fue fundada en 1967 para ofrecer programas de viaje para estudiantes de secundaria a Washington, D.C., y ha crecido hasta ofrecer una amplia variedad de programas anuales para más de medio millón de estudiantes en más de 100 países de todo el mundo. WorldStrides ofrece programas de aprendizaje experiencial en viajes educativos, artes escénicas, inmersión lingüística, exploración profesional, aprendizaje basado en el servicio, estudios en el extranjero y deportes. Cada una de estas experiencias ayuda a los estudiantes a ver más allá del aula y a descubrir al mundo —y a sí mismos— de nuevas maneras. **Descripción del puesto:** El Coordinador de Apoyo para Eventos en Mérida, México, se encarga de brindar apoyo operativo para los eventos de WorldStrides, incluyendo apoyo administrativo y logístico tanto en línea como presencial para una variedad de eventos educativos y de actuación estadounidenses e internacionales dentro de WorldStrides y de las empresas Envision by WorldStrides. El equipo de Apoyo para Eventos garantiza que los colaboradores asignados cuenten con los recursos y materiales necesarios para implementar eventos exitosos, y coordina con la dirección para realizar pedidos de suministros, revisar listas de pasajeros, crear listas de verificación y apoyar eventos presenciales. **Responsabilidades:** * Recopilar y comunicar eficazmente la información entre los colaboradores asignados y los proveedores, incluyendo la verificación de horarios y la síntesis de los comentarios de los padres. * Supervisar y cumplir con los plazos operativos establecidos por los colaboradores asignados. * Trabajar con las partes interesadas académicas para revisar los materiales curriculares. * Trabajador independiente * Aprender y utilizar las bases de datos internas y los sistemas de inscripción para actualizar y gestionar los datos de los estudiantes. * Crear materiales para eventos mediante combinación de correspondencia. * Realizar pedidos de materiales impresos para garantizar su llegada oportuna. * Compilar la información de viaje de los estudiantes y verificar su exactitud con el fin de elaborar listas de llegada de estudiantes. * Recopilar comentarios de los equipos en terreno y supervisar los niveles de servicio de los proveedores. * Representar a WorldStrides de manera profesional ante audiencias internas y externas mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas e interacciones presenciales. * Responder a las solicitudes de los clientes respecto a alojamientos adaptados. * Atender las solicitudes de los clientes de fotos y certificados del programa. * Apoyar la reserva de viajes del personal. * Archivar y mantener todos los documentos del proyecto en SharePoint. * Desarrollar y mantener hojas de cálculo y bases de datos complejas. * Diseñar e implementar procesos automatizados para la introducción de datos, el análisis y la generación de informes. * Desarrollar y mantener relaciones con las partes interesadas clave. * Elaborar y presentar informes de avance y desempeño a la dirección. * Estar disponible durante ciertos fines de semana para turnos de guardia telefónica y por correo electrónico, según las necesidades del negocio, para asistir a los equipos de programas educativos en terreno. * Liderar y gestionar proyectos pequeños y medianos de forma independiente y según lo asignado. * Gestionar y ejecutar eficazmente proyectos con mínima supervisión, contando con sólidas habilidades de autorregulación y gestión del tiempo. * Gestionar proactivamente la carga de trabajo, planificando y organizando las tareas de forma efectiva para garantizar su finalización puntual. * Asistir en la capacitación de usuarios internos. **Requisitos:** * Fuertes habilidades en gestión de proyectos y atención rigurosa al detalle. * Estudiante universitario avanzado (3\+ años de experiencia universitaria y/o título universitario preferido). * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal; dominio fluido del inglés hablado y escrito. * Conocimientos avanzados del paquete Microsoft Office, incluido el correo electrónico. El puesto requiere un uso intensivo de Excel. * Persona organizada y orientada al detalle, capaz de priorizar tareas y trabajar simultáneamente en múltiples proyectos. * Experiencia en planificación de eventos. * Experiencia en entornos de oficina (preferible). * Experiencia en atención al cliente (preferible). * Superar una verificación obligatoria de antecedentes penales. * Experiencia laboral previa en empresas grandes o corporativas, y comodidad al comunicarse con partes interesadas de todos los niveles dentro de una organización. * Capacidad para gestionar proyectos pequeños y medianos con habilidades avanzadas de organización y atención al detalle. * Experiencia en la implementación de Microsoft Dynamics CRM y/o de otras aplicaciones CRM. * Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión, contribuyendo también como miembro de un equipo. **Beneficios laborales:** * Entorno divertido y dinámico. * Excelente cobertura médica, dental y visual, seguro de vida, seguro de muerte accidental y desmembramiento, seguro contra accidentes, seguro contra enfermedades graves y seguro de discapacidad. * \+10% del salario bruto en vales de comida. * 1 día remunerado de voluntariado y 25 días de licencia paga (PTO\*) al inicio —acumulables hasta 28 en 3 años—, 4 días para salud mental y 5 días de duelo. * Días festivos oficiales conforme a la Ley Federal del Trabajo mexicana. * Reembolso de matrícula universitaria hasta cinco mil doscientos cincuenta dólares anuales o hasta mil dólares anuales para certificaciones profesionales. * Horario laboral flexible que ofrece oportunidades presenciales e híbridas. * Participación incentivada en nuestros Grupos de Recursos para Empleados y en el Consejo de Diversidad, Equidad e Inclusión. * Oportunidades de actividad física. * Programa de Asistencia al Empleado (PAE) * Licencia parental remunerada conforme a la ley. *WorldStrides, una organización global, se compromete a* *educar y servir a comunidades de todo el mundo. Nuestro compromiso se alimenta de la pasión de nuestros miembros del equipo y socios para hacer accesible el aprendizaje experiencial, al tiempo que actuamos de forma social, ambiental y éticamente responsable. Juntos logramos esto invirtiendo en iniciativas que promueven la inclusión, la diversidad y la sostenibilidad.* *Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, WorldStrides se compromete a construir una fuerza laboral diversa, respaldada por un entorno que fomente la inclusión y la pertenencia. Todos los candidatos calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, genética, condición de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales.* *WorldStrides solo contratará a personas autorizadas legalmente para trabajar en Estados Unidos. Este puesto no contempla la provisión de patrocinio. Las personas con visas temporales tales como E, F\-1, J\-1, H\-1, H\-2, L, B, J o TN, o quienes requieran patrocinio para obtener autorización de trabajo ahora o en el futuro, no son elegibles para ser contratadas. Algunos puestos estacionales pueden considerar a estudiantes con visas J\-1 o F\-1.*