Coordinador de Operaciones Comerciales

Descripción

Título del puesto: Coordinador de Operaciones Comerciales**Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario de trabajo:** Horario comercial estadounidense (se requiere hora estándar del este, EST) Acerca del puesto Estamos contratando a un Coordinador de Operaciones Comerciales altamente organizado y orientado a la ejecución para apoyar las operaciones comerciales diarias en sistemas, facturación, seguimiento de equipos, comunicación con clientes y flujos de trabajo administrativos. Se trata de un puesto práctico y multifuncional dirigido a una persona que se desempeña excelentemente en entornos estructurados, presta mucha atención al detalle y asume la responsabilidad de la precisión operativa. Trabajarás directamente con el propietario y brindarás apoyo a múltiples actividades simultáneas en operaciones, coordinación financiera, programación y gestión de clientes. Este puesto no implica supervisión estratégica ni gestión de alto nivel; se centra en la ejecución constante, la disciplina sistémica y en garantizar que los detalles operativos se manejen correctamente desde la primera vez. Lo que asumirás como responsabilidadEjecución operativa central* Mantener los flujos de trabajo operativos diarios para asegurar un desempeño comercial fluido. * Apoyar al propietario en tareas administrativas y de coordinación operativa. * Identificar ineficiencias o brechas y señalarlas de forma proactiva. Gestión de sistemas y datos* Mantener y actualizar los registros dentro del CRM, asegurando que los datos de los trabajos, la información de los clientes y los detalles de programación sean precisos y estén actualizados. * Organizar y gestionar archivos digitales en plataformas como Excel, OneDrive y CompanyCam. * Garantizar la precisión de los datos en todos los sistemas para evitar errores en informes o facturación. Coordinación de facturación y cobros* Procesar facturas y asegurar que la facturación coincida con exactitud con el trabajo completado. * Seguir los pagos pendientes y mantener registros limpios de cuentas por cobrar. * Colaborar con contabilidad para garantizar que la documentación y los registros financieros permanezcan organizados y completos. Programación de equipos y seguimiento de trabajos* Supervisar los horarios de los equipos y el avance de los trabajos mediante Aspire y Azuga. * Identificar de forma proactiva conflictos de programación, discrepancias horarias o retrasos en los trabajos. * Asegurar que las entradas horarias diarias se registren con precisión para el procesamiento de nómina y la asignación de costos por trabajo. Gestión del embudo de leads y clientes* Gestionar los leads entrantes y las comunicaciones con los clientes en nombre del propietario. * Actualizar los registros del CRM de forma constante para evitar la estancación del embudo. * Seguir las respuestas y garantizar que ninguna consulta o solicitud quede sin respuesta. Documentación, informes e investigación* Preparar informes, propuestas y respuestas a solicitudes de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés). * Asistir en la investigación de proveedores, comparaciones de precios e investigación de contratos municipales. * Mantener una documentación organizada para uso interno y externo. Comunicación y apoyo administrativo* Gestionar y organizar los canales de comunicación por correo electrónico y Teams del propietario. * Responder a comunicaciones rutinarias y escalar adecuadamente los asuntos prioritarios. * Mantener claridad y organización en las comunicaciones digitales. Experiencia y habilidades indispensables* Experiencia comprobada en coordinación operativa, apoyo administrativo, facturación o cobros. * Experiencia trabajando simultáneamente en múltiples sistemas y plataformas. * Alto dominio de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word, Teams, OneDrive). * Experiencia con sistemas CRM (la experiencia con Aspire es un plus, pero no obligatoria). * Excelentes habilidades de comunicación escrita y capacidad profesional para gestionar correos electrónicos. * Alta atención al detalle y capacidad para detectar rápidamente discrepancias. * Profesional autodirigido, capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión. * Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo en entornos dinámicos. Entorno operativo (importante) Este puesto se centra en la ejecución y está impulsado por sistemas. **Contarás con el siguiente apoyo:** * Flujos de trabajo y sistemas operativos establecidos * Acceso directo a la comunicación con el propietario * Expectativas claras sobre la frecuencia de informes y seguimientos **Tu responsabilidad se centrará en:** * Precisión en los datos, la facturación y el seguimiento horario * Cumplimiento confiable de la coordinación con clientes y equipos * Mantenimiento de sistemas organizados y actualizados * Comunicación clara y detección proactiva de problemas Este puesto recompensa la consistencia, la disciplina, la capacidad de respuesta y un fuerte control organizativo. Métricas clave de éxito* Registros del CRM y operativos precisos y actualizados. * Procesamiento de facturas puntual y libre de errores. * Seguimiento horario limpio y coordinación eficaz de nómina. * Sin omisiones en los seguimientos con clientes ni estancamiento del embudo. * Detección proactiva de problemas de programación u operativos. * Alta confianza de la dirección en la confiabilidad operativa. Proceso de entrevista* Llamada inicial de selección * Entrevista centrada en operaciones y sistemas * Ejercicio práctico o de flujo de trabajo * Entrevista final * Revisión interna y aprobación * Oferta y proceso de incorporación \#LI\-AG1