Administrador de Oficina de Apoyo

Descripción

Resumen: Este puesto remoto de operaciones se centra en el servicio al cliente, la gestión de flujos de trabajo y la documentación para un equipo con sede en Estados Unidos, y requiere sólidas habilidades organizativas y comunicativas. Aspectos destacados: 1. Gestionar el servicio al cliente, la recepción de trabajos, la programación y la documentación. 2. Utilizar CRM, Microsoft Office y plataformas de inteligencia artificial. 3. Apoyar a un equipo con sede en Estados Unidos en un entorno dinámico. **Responsabilidades** **Servicio al cliente y comunicación** * Responder llamadas entrantes y atender las necesidades de los clientes de forma clara y profesional. * Gestionar el correo electrónico de la oficina y garantizar respuestas oportunas y organizadas. * Coordinar con el equipo interno sobre programación y actualizaciones de trabajos. **Gestión de trabajos y flujos de trabajo** * Gestionar la recepción de trabajos: comprender las solicitudes de los clientes e ingresar información precisa en el sistema. * Programar trabajos y hacer seguimiento con los técnicos (incluido vía WhatsApp) para rastrear el progreso y el estado. * Pedir piezas a los proveedores según sea necesario. * Revisar los tickets diarios de servicio y documentar notas para facturación. **Documentación y propuestas** * Completar los formularios de inspección requeridos y la documentación inicial para nuevas cuentas. * Crear y gestionar propuestas dentro de nuestro sistema CRM. * Redactar propuestas basadas en el alcance del trabajo (se brinda capacitación, pero debe ser capaz de aprender y trabajar de forma independiente). * Mantener registros claros y organizados en todos los trabajos y documentos. **Requisitos** * Experiencia en un puesto administrativo o de operaciones (preferentemente en una empresa de servicios). * Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle. * Capacidad para realizar múltiples tareas y gestionar varios trabajos simultáneamente. * Excelentes habilidades comunicativas escritas y orales. * Se prefiere fuertemente a candidatos con experiencia apoyando a clientes con sede en Estados Unidos. **Comunicación y adecuación regional** * Se requiere un dominio sólido del inglés (hablado y escrito). * El dominio del español es un valor añadido. * Se prefiere fuertemente la familiaridad con la cultura empresarial de la costa este de Estados Unidos, preferiblemente Nueva York. **Habilidades técnicas** * Experiencia con sistemas CRM (la experiencia con Simpro es un valor añadido muy importante). * Dominio de Microsoft Word y Excel. * Capacidad para utilizar herramientas modernas, incluidas plataformas de inteligencia artificial como ChatGPT. * La familiaridad con herramientas como JotForm, Trello o OneDrive es un valor añadido. **Notas adicionales** * Este es un puesto remoto ubicado en el extranjero que apoya a un equipo con sede en Estados Unidos. * El horario laboral debe coincidir con la hora del este (Nueva York). * Se trata de un puesto de operaciones de oficina de apoyo (sin responsabilidades relacionadas con cuentas por cobrar ni cuentas por pagar). * Debe estar cómodo trabajando en un entorno dinámico, con comunicación constante entre el personal de oficina y los técnicos en campo. Tipo de empleo: Tiempo completo Pregunta(s) de solicitud: * ¿Tiene experiencia apoyando a clientes con sede en Estados Unidos? * ¿Cómo calificaría su dominio del inglés (hablado y escrito)? * ¿Puede trabajar durante el horario laboral de la zona horaria del este de Estados Unidos (Nueva York)? * ¿Qué experiencia tiene con sistemas CRM en una empresa de servicios (programación de trabajos, gestión de tickets, etc.)? * ¿Ha gestionado anteriormente múltiples trabajos o tareas al mismo tiempo (por ejemplo, programación, seguimientos, coordinación de equipos)? Ubicación laboral: Remota