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Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo Remoto de alto nivel para actuar como una "mano derecha" estratégica. Aspectos destacados: 1. Actuar como "mano derecha" estratégica del CEO en múltiples empresas 2. Impulsar la organización, fomentar la rendición de cuentas y ejecutar tareas complejas 3. Rol a largo plazo con un potencial significativo de crecimiento ### **Descripción general del puesto** **Buscamos un Asistente Ejecutivo Remoto de alto nivel que actúe como la "mano derecha" estratégica de nuestro CEO en múltiples empresas, incluidos los sectores de mudanzas, servicios para el hogar y marcas relacionadas. Este no es un rol administrativo básico; buscamos un profesional excepcional capaz de impulsar la organización, fomentar la rendición de cuentas y ejecutar tareas complejas en un entorno dinámico y multifuncional. El objetivo de este puesto es multiplicar la capacidad de liderazgo, asegurando que nada quede sin atender.** ### **Responsabilidades principales** #### **1\. Gestión de la bandeja de entrada y las comunicaciones** * **Gestión de la bandeja de entrada: Administración activa y organización de la bandeja de entrada de correo electrónico del CEO mediante la priorización de asuntos urgentes, redacción de respuestas profesionales y derivación de consultas a los departamentos correspondientes.** * **Supervisión de leads: Monitoreo de llamadas perdidas y sistemas de leads para garantizar que cada posible cliente reciba seguimiento inmediato.** #### **2\. Operaciones y rendición de cuentas** * **Informes de indicadores clave de desempeño (KPI): Creación y envío diario de paneles de KPI para supervisar métricas críticas como ingresos, volumen de trabajos y datos de llamadas.** * **Seguimiento de tareas: Mantener una visión general de todas las tareas de la empresa y realizar un seguimiento proactivo con los miembros del equipo en distintos departamentos para asegurar el cumplimiento de los plazos.** * **Desarrollo de procedimientos operativos estándar (POE): Organización y mantenimiento de Procedimientos Operativos Estándar (POE), documentos internos y sistemas digitales para garantizar la eficiencia operativa.** #### **3\. Apoyo administrativo y financiero** * **Finanzas/Administración: Apoyo en tareas financieras básicas, incluida la emisión de facturas, el seguimiento financiero básico y la elaboración de informes operativos.** * **Coordinación de marketing: Asistencia en la coordinación de esfuerzos de marketing y presentación periódica de informes sobre su desempeño.** ### **Cualificaciones requeridas** * **Experiencia: 2 o más años de experiencia como Asistente Ejecutivo o Asistente de Operaciones.** + **Se prefiere ampliamente la experiencia comprobada apoyando a un CEO o propietario de negocio en un entorno de rápido crecimiento.** * **Características personales: Proactividad de alto nivel: Una persona que no espera instrucciones y que identifica soluciones antes de que surjan los problemas.** + **Mentalidad orientada a la rendición de cuentas: Enfoque constante en el seguimiento y en garantizar la ejecución por parte del equipo.** + **Comunicación: Excelentes habilidades escritas y orales en inglés.** + **Organización: Atención extrema al detalle y capacidad para gestionar múltiples marcas simultáneamente.** ### **Herramientas y competencias técnicas preferidas** * **Microsoft 365: Competencia avanzada en Outlook y Excel.** * **Sistemas CRM: Conocimiento de CRMs específicos del sector (por ejemplo, SmartMoving) constituye una ventaja significativa.** * **Sistemas de comunicación: Experiencia con sistemas VoIP/de llamadas (por ejemplo, RingCentral).** * **Software financiero: Conocimiento de QuickBooks o herramientas similares de seguimiento financiero básico.** * **Informes: Experiencia gestionando KPI y paneles de seguimiento operativo.** ### **Logística** * **Horas: Tiempo completo (40 horas/semana).** * **Horario: Alineado con el horario comercial de la zona central de Estados Unidos.** * **Naturaleza: Rol a largo plazo con un potencial significativo de crecimiento.
