ASISTENTE EJECUTIVO

Descripción

### **Resumen** Somos un equipo de personas dedicadas y apasionadas, unidas por el impulso de lograr objetivos juntos. Usted brindará apoyo a varios miembros del equipo global de liderazgo de Talento, Desarrollo y Aprendizaje con sede en Estados Unidos y , con elementos de apoyo más amplio al equipo global de liderazgo de T\u0026D. Usted gestionará una amplia gama de asuntos sensibles y estrictamente confidenciales, y representará a la función con madurez, tacto, discreción y buen criterio, operando de forma altamente autónoma; se espera que anticipe proactivamente las necesidades, ofrezca soluciones y aporte ideas que fortalezcan la forma en que el equipo trabaja en conjunto. Este puesto ofrece alta visibilidad, una estrecha colaboración con líderes senior y la oportunidad de influir en cómo opera la función global de Talento y Desarrollo. Es ideal para un Asistente Ejecutivo experimentado que disfrute trabajar a ritmo acelerado, influir en los resultados y mejorar continuamente los métodos de trabajo. ### **Acerca del puesto** **Principales responsabilidades:** * Brindar apoyo administrativo integral a los Directores Globales de T\u0026D, con elementos de apoyo a sus equipos; brindar apoyo a otros miembros del equipo directivo en reuniones, eventos y proyectos según sea necesario * Gestionar calendarios complejos, incluida la preparación, organización y recopilación de materiales y documentos de fondo con anterioridad a las reuniones * Coordinar los arreglos de viaje globales y preparar, enviar y supervisar la aprobación de los informes de gastos * Planificar y gestionar reuniones y eventos del equipo (por ejemplo, jornadas fuera de la oficina), incluida la toma de actas cuando sea necesario, el seguimiento de los puntos de acción y el mantenimiento de los sitios de SharePoint, las listas de distribución de GMT y los canales de Microsoft Teams * Supervisar la administración financiera del equipo, incluido el seguimiento presupuestario, la creación y gestión de órdenes de compra, el manejo de facturas y la coordinación de contratos con consultores y proveedores externos en colaboración con Adquisiciones * Preparar, editar y revisar comunicaciones tales como correspondencia, anuncios, presentaciones y otros materiales escritos según sea necesario * Colaborar estrechamente con el equipo administrativo de Talento y Desarrollo y con los equipos ejecutivos y administrativos de Novartis * Impulsar formas digitales y habilitadas por IA de trabajar, apoyando la mejora continua de cómo opera la función. **Criterios esenciales:** * Excelentes habilidades administrativas con conocimientos sólidos de los procedimientos y protocolos estándar de oficina, y una capacidad comprobada para manejar información estrictamente confidencial y sensible con discreción e integridad. * Capacidad para gestionar calendarios complejos y frecuentemente cambiantes en un entorno global acelerado, priorizando eficazmente y cumpliendo plazos. * Mentalidad autosuficiente, proactiva y recursiva, con capacidad para anticipar necesidades, identificar riesgos y proponer soluciones alternativas ante los cambios en los requisitos empresariales, interpersonales y de viaje * Conocimiento avanzado de Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint y SharePoint, con aptitud general para las tecnologías de la información y el aprendizaje de nuevos sistemas. * Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con gran atención al detalle, a la calidad y a una comunicación clara * Dominio fluido del inglés (escrito y oral) **Criterios deseables:** * Experiencia previa apoyando a líderes a nivel global. * Competencia en IA y mentalidad digital: interés y conocimiento práctico de herramientas habilitadas por IA (por ejemplo, Microsoft Copilot, automatización y herramientas de colaboración), con capacidad para aprovechar la tecnología para mejorar proactivamente la eficiencia, la comunicación y la efectividad del equipo. * Interés en las funciones de Personas y Organización. **Accesibilidad y adaptaciones razonables:** Novartis se compromete a trabajar con personas con discapacidad y a proporcionarles adaptaciones razonables. Si, debido a una condición médica o una discapacidad, necesita una adaptación razonable en cualquier parte del proceso de reclutamiento o para desempeñar las funciones esenciales del puesto, envíe un correo electrónico a tas.mexico@novartis.com e indíquenos la naturaleza de su solicitud y sus datos de contacto. Por favor, incluya el número de requisición del puesto en su mensaje. **¿Por qué Novartis?:** Ayudar a las personas con enfermedades y a sus familias requiere más que ciencia innovadora. Requiere una comunidad de personas inteligentes y apasionadas como usted. Colaborando, apoyándose e inspirándose mutuamente. Uniendo esfuerzos para lograr avances que transformen la vida de los pacientes. ¿Listo para crear un futuro más brillante juntos? https://www.novartis.com/about/strategy/people\-and\-culture **Beneficios y recompensas:** Conozca todas las formas en que le ayudaremos a prosperar tanto personal como profesionalmente. Lea nuestro manual (PDF 30 MB) **¿Por qué Novartis?:** Ayudar a las personas con enfermedades y a sus familias requiere más que ciencia innovadora. Requiere una comunidad de personas inteligentes y apasionadas como usted. Colaborando, apoyándose e inspirándose mutuamente. Uniendo esfuerzos para lograr avances que transformen la vida de los pacientes. ¿Listo para crear un futuro más brillante juntos? https://www.novartis.com/about/strategy/people\-and\-culture **Beneficios y recompensas:** Conozca todas las formas en que le ayudaremos a prosperar tanto personal como profesionalmente. Lea nuestro manual (PDF 30 MB) División Personas y Organización Unidad de negocio Recursos Humanos Ubicación México Sitio INSURGENTES Empresa / Entidad jurídica MX06 (FCRS \= MX006\) Novartis Farmacéutica S.A. de C.V. Área funcional Instalaciones y Administración Tipo de puesto Tiempo completo Tipo de empleo Indefinido Trabajo por turnos No ### **Accesibilidad y adaptaciones razonables** Novartis se compromete a trabajar con personas con discapacidad y a proporcionarles adaptaciones razonables. Si, debido a una condición médica o una discapacidad, necesita una adaptación razonable en cualquier parte del proceso de reclutamiento o para desempeñar las funciones esenciales del puesto, envíe un correo electrónico a \[email protected] e indíquenos la naturaleza de su solicitud y sus datos de contacto. Por favor, incluya el número de requisición del puesto en su mensaje.