**Título:** Gerente de Reuniones y Eventos Especiales **Departamento/Oficina:** América Latina y el Caribe **Depende de:** Director de Reuniones y Eventos Especiales **Responsabilidades generales:** Apoya la planificación, coordinación y ejecución de los eventos educativos, de networking y comerciales de IAAPA en América Latina y el Caribe, así como de los eventos internos del equipo de IAAPA. Este puesto desempeña un papel fundamental para garantizar la excelencia operativa, el cumplimiento presupuestario y una experiencia de alta calidad para los asistentes, oradores, patrocinadores y todas las partes interesadas. Colabora estrechamente con partes interesadas internas y externas para llevar a cabo eventos de impacto que impulsen la misión de IAAPA y fortalezcan la participación de sus miembros. Este puesto requiere un profesional altamente organizado, orientado al servicio y creativo, capaz de gestionar múltiples proyectos simultáneamente en un entorno dinámico y multicultural. Asimismo, es fundamental mantener una mentalidad proactiva y orientada a la resolución de problemas, identificando desafíos y brindando soluciones viables y oportunas, además de reaccionar eficazmente ante circunstancias cambiantes. **Funciones y responsabilidades esenciales:** Apoyar al Director de Eventos en la planificación, coordinación y ejecución integrales de todos los eventos regionales y del equipo —tanto presenciales como virtuales—, incluyendo logística, gestión de proveedores y operaciones in situ, tales como: Planificación y ejecución de eventos * Supervisar la configuración del sistema de inscripción y la gestión de la plataforma para todos los eventos. * Coordinar los arreglos de viaje para oradores, comités y miembros del equipo de IAAPA. * Monitorear las tendencias de inscripción de asistentes y proporcionar informes periódicos a la dirección y al equipo de IAAPA, comunicando cualquier posible impacto o necesidad para asegurar la ejecución exitosa del evento. * Garantizar una ejecución impecable y su alineación con los estándares de calidad y la coherencia de la marca de IAAPA. * Brindar liderazgo y resolución de incidencias in situ durante los eventos, asegurando una experiencia fluida para los asistentes. * Colaborar con el departamento de Marketing para garantizar mensajes coherentes sobre los eventos, actualizaciones del sitio web y contenidos promocionales. * Ser el punto de contacto para asistentes, patrocinadores y oradores, ofreciendo un servicio de alta calidad durante todo el recorrido del evento. * Coordinar las entregas correspondientes a patrocinadores y expositores con el equipo de Ventas para asegurar el cumplimiento contractual. * Mantener una comunicación proactiva con los equipos internos para garantizar la sincronización respecto a cronogramas, materiales y entregables. * Gestionar las plataformas digitales externas pertinentes y coordinarse con los equipos globales para la configuración de plataformas internas, herramientas de traducción y sistemas de interacción con los asistentes. Gestión de presupuesto y de proveedores * Apoyar en la elaboración, gestión y conciliación de los presupuestos de los eventos. * Identificar, negociar y coordinar con proveedores, asegurando el cumplimiento de los términos acordados, la calidad de los entregables y la rentabilidad. * Mantener y gestionar el inventario regional de materiales, suministros y activos de marca relacionados con los eventos. * Mantener y gestionar una base de datos de proveedores por país y tipo de servicio. Informes * Elaborar cronogramas de eventos y garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos. * Preparar informes sobre los asistentes, coordinar encuestas posteriores al evento e informes finales de proyectos, integrando comentarios y sugerencias de mejora. * Monitorear las tendencias regionales y globales en materia de eventos para identificar buenas prácticas y oportunidades innovadoras. Apoyo administrativo y de oficina * Apoyar la organización de actividades internas de oficina (cumpleaños, celebraciones, reuniones pequeñas y capacitaciones) **Cualificaciones y habilidades:** * Título universitario en Gestión de Eventos, hotelería u otra disciplina afín. * Más de 5 años de experiencia en planificación y ejecución de eventos. Experiencia en eventos corporativos, entretenimiento o hotelería. Será valorada la experiencia en asociaciones o organizaciones sin fines de lucro. * Dominio bilingüe del español e inglés (hablado y escrito); conocimientos de portugués constituyen un plus. * Amplio dominio de las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). * Se prefiere experiencia con Salesforce o plataformas de sistemas de gestión de asociaciones (AMS), por ejemplo Fonteva. * Demostrada capacidad para gestionar presupuestos, negociar con proveedores y supervisar la logística. * Capacidad para viajar hasta un 10 % dentro de la región; se requiere pasaporte vigente y visa estadounidense. * Persona iniciativa propia, con gran proactividad y sentido de responsabilidad. * Capacidad comprobada para la gestión del tiempo y de proyectos, priorizando múltiples tareas y cumpliendo plazos rigurosos. * Orientación al detalle, organización y cumplimiento de los procesos de gestión de eventos. * Orientación al servicio, anticipándose y superando las necesidades de las partes interesadas. * Fuertes capacidades de pensamiento crítico y resolución de problemas. * Pensamiento creativo y estratégico. * Estilo de trabajo colaborativo, capaz de interactuar con distintos equipos, desde Marketing hasta Educación y Ventas. * Pasión por la industria de atracciones y entretenimiento. * Es obligatorio trabajar presencialmente en la oficina. Tras seis meses de servicio, podrían estar disponibles oportunidades limitadas de teletrabajo.