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Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo Asociado proactivo y minucioso para apoyar al fundador y director ejecutivo de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas, estabilizando y escalando las operaciones diarias. Aspectos destacados: 1. Apoyar al fundador y director ejecutivo de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas 2. Ir más allá del apoyo administrativo tradicional, asumiendo la responsabilidad de los procesos operativos 3. Destacarse en entornos con alta responsabilidad y alta claridad FreedUp busca un **Asistente Ejecutivo Asociado (EA)** altamente proactivo y minucioso para apoyar al fundador y director ejecutivo de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas. Este puesto es ideal para alguien que se destaca por su estructura, responsabilidad y claridad, y que puede actuar como una verdadera extensión del ejecutivo, transformando la complejidad en ejecución tranquila y repetible. Somos un equipo de alto rendimiento construido sobre la base de la propiedad, la capacidad de respuesta y la mejora continua. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel fundamental para estabilizar y escalar las operaciones diarias del director ejecutivo, actuando como su "memoria funcional", mejorando la calidad de la comunicación escrita y asegurando que nada pase desapercibido. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted asumirá la responsabilidad de procesos operativos clave, gestionará sistemas de comunicación, coordinará canales de reclutamiento e implementará herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del director ejecutivo y del equipo directivo. Este es un puesto **de tiempo completo y remoto**, que requiere una comunicación escrita excepcional, un seguimiento riguroso, comodidad al manejar información sensible y la capacidad de gestionar proactivamente tanto tareas profesionales como personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota – México **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** $1000 – $1.800 mensuales (según experiencia) **Requisitos** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos senior como EA, Coordinador de Operaciones o rol similar. * Habilidades excepcionales de comunicación escrita — debe ser un escritor más hábil que el ejecutivo. * Capacidad demostrada para **seguir y replicar formatos estructurados** * Habilidades sólidas de organización y ejecución * Comodidad actuando como un "sistema de memoria" para un director ejecutivo en constante movimiento. * Instintos sólidos de organización y seguimiento riguroso. * Comprensión profunda de la **cultura empresarial estadounidense y su estilo de comunicación** * Capacidad para trabajar con sistemas y procedimientos operativos estándar (POE) * Capacidad para anticipar necesidades y brindar asistencia basada en contexto * Capacidad para manejar información confidencial y sensible con responsabilidad. * Conocimientos tecnológicos sólidos y adaptabilidad a sistemas y herramientas en evolución. * Destacarse en entornos con alta responsabilidad y alta claridad. * **Requisitos técnicos:** Conexión estable y de alta velocidad a Internet, y una configuración moderna de oficina en casa. **Responsabilidades clave****Gestión de correo electrónico y comunicación** * Clasificar correos electrónicos dos veces al día (mañana y tarde) * Redactar, editar y gestionar correos electrónicos con la voz y tono del fundador * Asegurar que toda comunicación siga **formatos claros y repetibles, y altos estándares** * Coordinar la comunicación con clientes manteniendo profesionalismo y precisión * Organizar correos electrónicos en cuatro carpetas: "Acción requerida", "Leer después", "Si interesa" y "Seguimiento" * Revisar y editar toda comunicación saliente para mejorar su claridad y precisión. **Coordinación de reuniones y calendario** * Actuar como guardián del calendario del ejecutivo * Gestionar programaciones complejas entre reuniones con clientes e internas * Coordinar logística, incluyendo **arreglos confidenciales para reuniones** * Priorizar reuniones de alto valor y optimizar el flujo del calendario * Implementar y proteger la plantilla semanal ideal del ejecutivo, con bloques de tiempo reservados para trabajo profundo * Asegurar que el calendario del ejecutivo se ajuste aproximadamente al 70–80 % de su plantilla ideal * Considerar el tiempo presencial del ejecutivo en la oficina (2–3 días por semana en Seattle) **Gestión de CRM e integridad de datos** * Mantener un sistema de CRM **limpio, preciso y completamente actualizado** * Asegurar que todos los registros incluyan: * + Datos completos de contacto + Formato y estructura adecuados + Hipervínculos y notas correctos * Mejorar continuamente la organización del CRM para usabilidad y eficiencia **Delegación y seguimiento de tareas:** * Consolidar información sobre seguros * Organizar documentos personales y registros digitales * Crear formularios de consentimiento para citas médicas * Liderar **reuniones semanales de revisión** para evaluar el progreso y refinar los procesos * Seguir el cumplimiento de tareas y asegurar bucles claros de comunicación * Identificar proactivamente ineficiencias y proponer mejoras * Gestionar tareas administrativas personales pendientes * Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Gestión de datos y archivos** * Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes * Organizar documentos personales (tarjetas de seguro, testamentos, poderes notariales, etc.) * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales * Documentar y desarrollar **procedimientos operativos estándar (POE)** desde el primer día * Convertir tareas recurrentes en **procesos escalables y repetibles** * Refinar continuamente los flujos de trabajo según comentarios y desempeño **Sistemas y herramientas** * Comunicarse diariamente mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * BuilderTrend (software de construcción con funciones de CRM y canal de ventas) * Ayudar a ampliar el uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. * Programas: Monograph, Smartsheet, Buildertrend * Gemini (recientemente utilizado para toma de notas) * Fathom (utilizado anteriormente para toma de notas) * Fireflies (grabación y transcripción de reuniones **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días de descanso pagados (PTO) * Seguro médico (HMO) tras 3 meses
