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Resumen: Este puesto de Asistente Ejecutivo a tiempo parcial apoya a un fundador en una startup de ritmo acelerado, gestionando operaciones diarias, comunicación y flujos de trabajo, con énfasis en la gestión del calendario, la bandeja de entrada y la coordinación de reuniones. Aspectos destacados: 1. Apoyar a un fundador en un entorno de startup de ritmo acelerado 2. Centrarse en la gestión del calendario, la bandeja de entrada y la coordinación de reuniones 3. Utilizar herramientas de IA como ChatGPT para mejorar la eficiencia **Título del puesto:** Asistente Ejecutivo **Tipo de puesto:** A tiempo parcial **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense Acerca del puesto Buscamos un Asistente Ejecutivo proactivo y altamente organizado para apoyar a un fundador en la gestión de operaciones diarias, comunicación y flujos de trabajo. Este puesto se centra en la **gestión del calendario y la bandeja de entrada, la coordinación de reuniones, la incorporación de clientes y el apoyo operativo**. Usted actuará como un nexo clave entre el fundador, los clientes y los equipos internos, asegurando que todo funcione sin contratiempos. El candidato ideal prospera en un **entorno de startup de ritmo acelerado**, asume la responsabilidad y comunica con claridad y eficiencia. ResponsabilidadesGestión del calendario y la bandeja de entrada* Gestionar el calendario del fundador, programar citas y definir prioridades diarias. * Supervisar y responder correos electrónicos, garantizando una comunicación oportuna y profesional. * Priorizar mensajes y asegurar que nada crítico pase desapercibido. Coordinación de reuniones* Programar, reprogramar y coordinar reuniones con clientes y equipos internos. * Preparar agendas, notas y contexto previo a las reuniones. * Asegurar que las reuniones transcurran sin contratiempos ni conflictos. Seguimiento posterior a las reuniones* Enviar resúmenes de reuniones, tareas pendientes y próximos pasos tras las llamadas. * Seguir las acciones derivadas y garantizar su ejecución oportuna. * Mantener la rendición de cuentas entre todas las partes interesadas. Incorporación de clientes* Coordinar los procesos de incorporación de nuevos clientes. * Recopilar los activos e información requeridos por los clientes. * Mantener una comunicación clara y constante durante toda la incorporación. Apoyo operativo* Actuar como punto de coordinación entre el fundador, los clientes y los equipos internos. * Garantizar una comunicación y flujo de trabajo fluidos entre todas las partes interesadas. * Brindar apoyo para necesidades operativas cotidianas según sea necesario. Gestión del CRM* Mantener registros precisos y actualizados en HubSpot o un CRM similar. * Registrar actividades, notas e historial de comunicaciones de forma consistente. * Asegurar la limpieza y organización del CRM. Apoyo administrativo* Realizar tareas administrativas tales como reservas de viaje, seguimiento de gastos y coordinación con proveedores. * Brindar apoyo tanto para tareas comerciales como, ocasionalmente, personales del fundador. Uso de herramientas de IA* Utilizar herramientas de IA como ChatGPT, Claude y Perplexity para redactar textos, resumir información e investigar. * Mejorar la eficiencia y calidad de la comunicación mediante el uso de herramientas de IA. ¿Qué lo convierte en el candidato ideal?* Tiene experiencia apoyando a un **fundador o ejecutivo senior**. * Es altamente organizado y puede gestionar múltiples prioridades de forma efectiva. * Comunica con claridad y profesionalismo por escrito en inglés. * Es proactivo y asume la responsabilidad sin necesidad de indicaciones constantes. * Se siente cómodo trabajando en un **entorno de startup de ritmo acelerado**. Experiencia y habilidades requeridas (imprescindibles)* Experiencia comprobada como **Asistente Ejecutivo o en un puesto similar**, apoyando a líderes. * Experiencia trabajando en un **entorno de startup o empresa de ritmo acelerado**. * Gran dominio de **Google Workspace (Gmail, Calendario, Drive)**. * Experiencia utilizando **Slack u otras herramientas de comunicación similares**. * Experiencia práctica con **HubSpot u otros sistemas CRM**. * Capacidad para usar con soltura **Loom, Tella u otras herramientas similares** para comunicación asíncrona. * Excelentes habilidades de comunicación escrita y gran atención al detalle. * Experiencia intermedia o avanzada en el uso de **herramientas de IA (ChatGPT, Claude, Perplexity)**. * Capacidad para gestionar horarios, bandejas de entrada y flujos de trabajo de forma independiente. * Disponibilidad para trabajar **15–20 horas semanales con superposición obligatoria en el horario PST**. Experiencia y habilidades deseables* Experiencia usando herramientas como **Notion, Obsidian u otras herramientas similares de documentación**. * Conocimiento de **Airtable, Canva, SignWell, Calendly o SavvyCal**. * Experiencia trabajando en **entornos de agencias o equipos pequeños**. * Experiencia apoyando la incorporación de clientes u operaciones orientadas al cliente. ¿Cómo es un día típico? El día a día de un Asistente Ejecutivo se centra en mantener al fundador organizado y garantizar que las operaciones funcionen sin problemas. Usted gestionará el calendario y la bandeja de entrada, coordinará reuniones, preparará notas, hará seguimiento de tareas pendientes, apoyará la incorporación de clientes, actualizará los registros del CRM y realizará tareas administrativas. También utilizará herramientas de IA para redactar comunicaciones y optimizar los flujos de trabajo. En esencia: usted garantiza que el fundador permanezca organizado, receptivo y centrado, mientras mantiene las operaciones eficientes y estructuradas. Métricas clave de éxito (KPI)* Precisión y organización en la gestión del calendario y la bandeja de entrada. * Oportunidad y calidad en la coordinación de reuniones y el seguimiento posterior. * Eficiencia en la incorporación de clientes y calidad de la comunicación. * Precisión del CRM y coherencia en las actualizaciones. * Rapidez de respuesta y confiabilidad en las operaciones diarias. Proceso de entrevista* Llamada telefónica inicial de preselección * Entrevista con el reclutador * Entrevista con el cliente * Oferta y proceso de incorporación \#LI\-AG1
