Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo altamente organizado y proactivo para operaciones y coordinación con clientes, que brinde apoyo al fundador en una empresa automotriz dinámica. Aspectos destacados: 1. Socio operativo clave para el fundador 2. Más allá del apoyo administrativo básico 3. Gestionar múltiples flujos de trabajo en un entorno dinámico Título del puesto: Asistente Ejecutivo (Operaciones \& Coordinación con Clientes)**Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense Acerca del puesto: Buscamos un Asistente Ejecutivo (Operaciones \& Coordinación con Clientes) altamente organizado y proactivo para apoyar las operaciones diarias y la coordinación con clientes de una empresa en rápido crecimiento del sector automotriz. Este puesto va más allá del apoyo administrativo básico: usted actuará como socio operativo clave del fundador, gestionando la comunicación con los clientes, coordinando con contratistas y garantizando la ejecución fluida de múltiples flujos de trabajo. El candidato ideal es minucioso, recursivo y se siente cómodo trabajando en un entorno dinámico con prioridades cambiantes. Responsabilidades:Gestión de clientes* Gestionar las consultas entrantes de los clientes y priorizar las solicitudes urgentes. * Redactar y enviar comunicaciones profesionales a los clientes, incluidas actualizaciones y resúmenes. * Garantizar seguimientos oportunos y mantener una experiencia de alta calidad para los clientes. Coordinación con contratistas* Coordinar con contratistas independientes en proyectos y acuerdos activos. * Supervisar el progreso y asegurar el cumplimiento de plazos y entregables. * Mantener una comunicación clara entre todas las partes interesadas. Gestión de CRM y administrativa* Mantener y organizar los sistemas CRM, **específicamente GoHighLevel (GHL)**. * Asegurar registros precisos y actualizados de clientes y acuerdos. * Apoyar la incorporación recopilando y organizando la información de los clientes. Comunicación y programación* Gestionar la programación de calendarios, reuniones y prioridades diarias mediante **Google Calendar y Gmail**. * Preparar materiales y contexto para llamadas con clientes o socios. * Apoyar las revisiones diarias para garantizar la alineación en cuanto a prioridades. Investigación e informes* Realizar investigaciones básicas, incluidas comparaciones de mercado, verificaciones de inventario y recolección básica de datos. * Apoyar la toma de decisiones organizando y presentando información relevante. ¿Qué lo convierte en el candidato ideal?:* Alta capacidad de organización y gran atención al detalle. * Actitud proactiva y capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión. * Capacidad para gestionar múltiples flujos de trabajo en un entorno dinámico. * Excelentes habilidades comunicativas para representar profesionalmente a la empresa. * Fiabilidad y capacidad de respuesta durante el horario comercial estadounidense. Experiencia y competencias requeridas (mínimo):* 2\+ años de experiencia brindando apoyo al fundador, un ejecutivo o un propietario de pequeña empresa. * Amplia experiencia práctica con **GoHighLevel (GHL)**. * **Dominio de Google Workspace (G Suite), incluidos Gmail, Google Calendar, Docs y Drive — requisito imprescindible.** * Experiencia gestionando la comunicación con los clientes y sus seguimientos. * Fuertes capacidades organizativas y de multitarea. * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. * Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar eficazmente prioridades cambiantes. * Conexión estable a Internet y entorno profesional para teletrabajo. Herramientas y sistemas:Herramientas obligatorias (imprescindibles)* **GoHighLevel (GHL)** * **Google Workspace (G Suite): Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Drive** Herramientas deseables* Gamma (o herramientas similares de presentación) * Herramientas de creación de presentaciones (Google Slides, PowerPoint, etc.) * Notebook LM o herramientas similares para organización e investigación ¿Cómo es un día típico? El día a día de un Asistente Ejecutivo se centra en mantener organizadas las operaciones y garantizar una comunicación fluida en toda la empresa. Usted: * Gestionará las consultas de los clientes y sus seguimientos. * Coordinará con los contratistas y supervisará su progreso. * Mantendrá los registros del CRM y garantizará la precisión de los datos. * Programará reuniones y apoyará la planificación diaria. * Realizará investigaciones y organizará información clave. **En esencia:** usted constituye la columna vertebral operativa, asegurando que nada quede sin atender mientras brinda apoyo tanto a los clientes como a los flujos de trabajo internos. Principales indicadores de éxito (KPI): * Rapidez de respuesta y calidad de la comunicación con los clientes. * Precisión y organización del CRM y del seguimiento de acuerdos. * Coordinación y seguimiento oportunos de las tareas. * Eficiencia en la gestión de agendas y prioridades. * Fiabilidad operativa general y apoyo integral al fundador. Proceso de entrevista:* Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con el reclutador * Entrevista con el cliente * Oferta y proceso de incorporación