Resumen: FreeUp busca un Asistente Ejecutivo de alto rendimiento para apoyar al CEO en la creación de estructura, la reducción de distracciones y la optimización de las operaciones diarias en un entorno dinámico. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de crear claridad y eficiencia mediante sistemas sólidos. 2. Va más allá del apoyo administrativo tradicional, asumiendo la responsabilidad de procesos clave. 3. Florecer en entornos de alta responsabilidad y alta claridad. FreeUp busca un Asistente Ejecutivo de alto rendimiento para apoyar al CEO en la creación de estructura, la reducción de distracciones y la optimización de las operaciones diarias. Este puesto está diseñado para generar claridad y eficiencia en un entorno ejecutivo acelerado mediante la implementación de sistemas robustos para el correo electrónico, la programación y la gestión de tareas. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel fundamental al transformar una bandeja de entrada con alto volumen y un calendario cargado de reuniones en un flujo de trabajo optimizado y orientado a prioridades. El éxito en este puesto requiere un buen criterio, comunicación proactiva y la capacidad de imponer orden ante la complejidad. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted asumirá la responsabilidad de procesos operativos clave, gestionará los sistemas de comunicación, coordinará canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del CEO y del equipo directivo. Se trata de un puesto remoto a tiempo completo que exige una comunicación escrita excepcional, seguimiento riguroso, comodidad al manejar información sensible y la capacidad de gestionar proactivamente tanto tareas profesionales como algunas tareas personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota **Tipo de empleo:** A tiempo completo **Salario:** $800 \- $1.600 por mes (según experiencia) **Requisitos:** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos senior como Asistente Ejecutivo, Coordinador de Operaciones o puesto similar. * Habilidades excepcionales en la gestión y priorización de correos electrónicos * Pensamiento sistémico avanzado, con experiencia en la creación de flujos de trabajo organizados * Competencia en herramientas digitales (se prefiere especialmente Notion) * Alta proactividad y orientación al detalle * Excelentes habilidades de comunicación escrita * Capacidad para tomar decisiones sobre priorización * Conocimientos tecnológicos sólidos y adaptabilidad a sistemas y herramientas en constante evolución. * Florecer en entornos de alta responsabilidad y alta claridad. * Requisitos técnicos: Acceso confiable a internet de alta velocidad y una configuración moderna de oficina en casa. **Responsabilidades clave:** Gestión de correos electrónicos y comunicaciones * Implementación y gestión de un sistema estructurado de clasificación de correos electrónicos (inicialmente 8 categorías, refinadas con el tiempo) * Clasificación y priorización diaria de los mensajes entrantes * Identificación de correos electrónicos generadores de ingresos y de alto impacto para la atención directa de Chris * Delegación de tareas realizables a los miembros del equipo correspondientes * Extracción de tareas de los correos electrónicos y traslado de estas a un sistema de gestión de tareas (Notion) * Redacción de respuestas rutinarias y adopción gradual de la responsabilidad sobre comunicaciones estándar * Preparación de un resumen diario de acciones prioritarias durante las reuniones sincrónicas * Mantenimiento de la organización de la bandeja de entrada para reducir los correos electrónicos con acción pendiente a una lista mínima y de alto impacto Coordinación de reuniones y calendario * Bloqueo proactivo de tiempo para tareas prioritarias y sesiones de trabajo profundo (por ejemplo, bloques de revisión de clientes de 3 horas) * Gestión de solicitudes de reuniones entrantes y invitaciones al calendario * Coordinación de la programación mediante correo electrónico y enlaces de Calendly * Mantenimiento de una disponibilidad precisa y protección de los periodos destinados al trabajo concentrado * Ajuste de la estructura del calendario según evolucionen las preferencias (por ejemplo, priorizar las mañanas para el trabajo profundo) * Garantía de flexibilidad sin sacrificar la estructura **Optimización de procesos y POE:** * Documentación, organización y mejora de los flujos de trabajo de la empresa y de los Procedimientos Operativos Estándar (POE) en Notion. * Apoyo a la creación de sistemas internos para la responsabilidad, el seguimiento de tareas y la delegación en las operaciones y la estructura del equipo de la empresa. * Asistencia en la emisión de facturas (aproximadamente dos veces al mes) * Apoyo en otras tareas administrativas tácticas según sea necesario * Asegurar el seguimiento y la finalización de las tareas delegadas * Reducción de la carga cognitiva mediante el mantenimiento de una canalización de tareas clara y visible Delegación y seguimiento de tareas * Implementación y mantenimiento de un espacio de trabajo compartido en Notion * Captura de tareas provenientes de correos electrónicos, reuniones y conversaciones * Asignación de fechas límite y seguimiento del progreso * Apoyo a la transparencia y actualizaciones en tiempo real * Preparación de agendas para reuniones sincrónicas diarias/semanales * Asegurar el seguimiento y la finalización de las tareas delegadas * Reducción de la carga cognitiva mediante el mantenimiento de una canalización de tareas clara y visible Apoyo operativo y personal * Desarrollo y mantenimiento de listas de verificación operativas recurrentes * Seguimiento de plazos de cumplimiento (por ejemplo, certificaciones semestrales, auditorías) * Gestión de tareas administrativas recurrentes (por ejemplo, apoyo en la emisión de facturas) * Envío de recordatorios proactivos * Mejora de la coherencia operativa y la calidad del servicio * Prevención de presiones de último minuto y reducción del riesgo operativo Sistemas y herramientas * Comunicación diaria mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * Seguimiento de tareas y delegaciones en Notion * Apoyo a la expansión del uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. * Calendly, MS TEAMS, Mosaic **Beneficios:** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días de descanso pagados (PTO) * Cobertura médica (HMO) tras 3 meses