Resumen: Este puesto brinda apoyo al Fundador/Director Ejecutivo en tareas operativas, administrativas y de coordinación diarias, centrándose en la validación, la precisión y la optimización de los flujos de trabajo. Aspectos destacados: 1. Apoyar directamente al Fundador/Director Ejecutivo en un rol operativo fundamental 2. Centrarse en la validación operativa, la coordinación y la precisión en los informes 3. Oportunidad de crecimiento hacia los puestos de Gerente de Operaciones o Gerente de Proyectos **Acerca de la empresa** Empresa especializada en la gestión y consultoría de ensayos clínicos con sede en Miami. La empresa gestiona la facturación, las finanzas y la coordinación operativa de ensayos clínicos realizados en Estados Unidos y América Latina. **Descripción del puesto** El **Coordinador de Operaciones y Apoyo Ejecutivo** trabaja directamente con el Fundador/Director Ejecutivo para brindar apoyo operativo, administrativo y de coordinación diario en toda la organización. Este **no es un puesto tradicional de finanzas**. El enfoque radica en la validación operativa, la coordinación, la precisión en los informes y la organización de los flujos de trabajo, lo que permite a la dirección centrarse en el crecimiento, la estrategia y las relaciones con los clientes. **Responsabilidades principales** *Apoyo ejecutivo y de calendario* * Gestionar y estructurar el calendario, las reuniones y las prioridades del Director Ejecutivo * Programar reuniones y asegurar la correcta distribución de las invitaciones * Seguir con las partes interesadas para obtener la información requerida * Actuar como enlace entre el Director Ejecutivo y los equipos internos *Apoyo operativo y de facturación* * Revisar y reestructurar las hojas de cálculo operativas mensuales provenientes de las oficinas regionales * Validar tarifas, precios y alineación contractual antes de emitir facturas * Contrastar los términos contractuales con los montos facturados * Organizar y preparar los datos para la facturación (la emisión final de facturas corresponde a la dirección) * Identificar proactivamente discrepancias o información faltante *Coordinación interna y seguimiento* * Asegurar que los equipos internos entreguen los informes y actualizaciones dentro de los plazos establecidos * Supervisar tareas operativas recurrentes y fechas límite * Mantener documentación y plantillas organizadas *Apoyo a procesos y flujos de trabajo* * Contribuir a la estandarización de procesos recurrentes * Mejorar la eficiencia administrativa y en la elaboración de informes * Apoyar la estructura operativa a medida que la empresa crece *Apoyo a la investigación clínica (cuando corresponda)* * Asistir en la programación de reuniones con los centros de investigación * Supervisar los cronogramas de los estudios * Organizar la documentación de los estudios * Actuar como enlace con las organizaciones de investigación por contrato (CRO) y los centros de investigación cuando sea necesario **Habilidades y calificaciones requeridas** * Dominio fluido del **inglés y el español** (hablado y escrito) * 2 años o más de experiencia en apoyo administrativo u operativo * Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle (especialmente con hojas de cálculo) * Conocimientos intermedios o avanzados de **Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)** y Google Workspace * Competencias demostrables en Excel (tablas dinámicas, funciones VBUSCAR/XXBUSCAR, fórmulas, limpieza de datos) * Excelentes habilidades comunicativas escritas y orales * Capacidad para trabajar estrechamente con la alta dirección * Capacidad para manejar información confidencial * Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico **Trayectoria de crecimiento** Este puesto está diseñado para evolucionar hacia: * Gerente de Operaciones * Gerente de Proyectos * Coordinador de Operaciones Clínicas *El crecimiento dependerá del desempeño, la asunción de responsabilidades y el desarrollo de confianza.* Sueldo: $24,800.00 al mes Experiencia: * Apoyo administrativo u operativo: 2 años (Obligatorio) Idioma: * Inglés avanzado (Obligatorio) Lugar de trabajo: Empleo presencial