Resumen: Este puesto brinda apoyo operativo, administrativo y de coordinación esencial al Director Ejecutivo, centrándose en la validación, la precisión y la organización del flujo de trabajo dentro de una empresa de gestión de ensayos clínicos. Aspectos destacados: 1. Trabajar directamente con el Fundador/Director Ejecutivo brindando apoyo ejecutivo y operativo 2. Centrarse en la validación operativa, la precisión de los informes y la organización del flujo de trabajo 3. Potencial de crecimiento hacia los cargos de Gerente de Operaciones o Gerente de Proyectos **Acerca de la empresa** Empresa de gestión y consultoría de ensayos clínicos con sede en Miami. La empresa gestiona la facturación, las finanzas y la coordinación operativa de ensayos clínicos realizados en Estados Unidos y América Latina. **Descripción del puesto** El **Coordinador de Operaciones y Apoyo Ejecutivo** trabaja directamente con el Fundador/Director Ejecutivo para brindar apoyo diario operativo, administrativo y de coordinación en toda la empresa. Este **no es un puesto tradicional de finanzas**. El enfoque está en la validación operativa, la coordinación, la precisión de los informes y la organización del flujo de trabajo, lo que permite a la alta dirección concentrarse en el crecimiento, la estrategia y las relaciones con los clientes. **Responsabilidades clave** *Apoyo ejecutivo y de agenda* * Gestionar y estructurar la agenda, reuniones y prioridades del Director Ejecutivo * Programar reuniones y asegurar que las invitaciones se distribuyan adecuadamente * Seguir con las partes interesadas para obtener la información requerida * Actuar como enlace entre el Director Ejecutivo y los equipos internos *Apoyo operativo y de facturación* * Revisar y reestructurar las hojas de cálculo operativas mensuales provenientes de las oficinas regionales * Validar tarifas, precios y alineación contractual antes de emitir facturas * Comparar los términos contractuales con los montos facturados * Organizar y preparar los datos para la facturación (la emisión final de facturas está a cargo de la alta dirección) * Identificar proactivamente discrepancias o información faltante *Coordinación interna y seguimientos* * Asegurar que los equipos internos entreguen informes y actualizaciones a tiempo * Supervisar tareas operativas recurrentes y fechas límite * Mantener documentación y plantillas organizadas *Apoyo a procesos y flujos de trabajo* * Ayudar a estandarizar procesos recurrentes * Mejorar la eficiencia administrativa y de informes * Apoyar la estructura operativa a medida que la empresa crece *Apoyo a la investigación clínica (cuando corresponda)* * Asistir en la programación de reuniones con los centros de estudio * Supervisar los cronogramas de los estudios * Organizar la documentación de los estudios * Actuar como enlace con las organizaciones de investigación por contrato (CRO) y los centros de investigación cuando sea necesario **Habilidades y calificaciones requeridas** * Dominio fluido del **inglés y el español** (hablado y escrito) * 2 años o más de experiencia en apoyo administrativo u operativo * Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle (especialmente con hojas de cálculo) * Conocimientos intermedios a avanzados de **Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)** y Google Workspace * Habilidades demostrables en Excel (tablas dinámicas, VLOOKUP/XLOOKUP, fórmulas, limpieza de datos) * Excelentes habilidades comunicativas escritas y orales * Capacidad para trabajar estrechamente con la alta dirección * Capacidad para manejar información confidencial * Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico **Vía de crecimiento profesional** Este puesto está diseñado para evolucionar hacia: * Gerente de Operaciones * Gerente de Proyectos * Coordinador de Operaciones Clínicas *El crecimiento dependerá del desempeño, la asunción de responsabilidades y el desarrollo de confianza.* Sueldo: $24,800.00 al mes Experiencia: * Apoyo administrativo u operativo: 2 años (Obligatorio) Idioma: * Inglés avanzado (Obligatorio) Lugar de trabajo: Empleo presencial