Resumen: El Coordinador/a de Operaciones brinda apoyo diario en las funciones comerciales centrales, garantizando el buen funcionamiento de las operaciones mediante la gestión de flujos de trabajo, el mantenimiento de registros y la conexión entre departamentos. Aspectos destacados: 1. Garantiza la eficiencia y coherencia operativas en todos los departamentos 2. Gestiona flujos de trabajo, datos, informes y coordinación con proveedores 3. Apoya a la dirección con proyectos operativos puntuales e investigaciones **Título del puesto:** Coordinador/a de Operaciones **Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial de Estados Unidos **Acerca del puesto:** Nuestro cliente busca un Coordinador/a de Operaciones para brindar apoyo diario en las funciones comerciales centrales. Este puesto garantiza que las operaciones funcionen sin interrupciones mediante la gestión de flujos de trabajo, el mantenimiento de registros, el seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) y actuando como puente entre departamentos. El Coordinador/a de Operaciones aporta claridad, coherencia y eficiencia al funcionamiento diario de la organización. **Responsabilidades**: Coordinación de procesos: * + Supervisar flujos de trabajo entre departamentos (finanzas, recursos humanos, servicio al cliente, logística, TI). + Asegurar que las tareas operativas se completen dentro del plazo establecido y conforme a los procedimientos operativos estándar (POE). + Elevar a la dirección cuellos de botella o ineficiencias. Datos e informes: * + Mantener bases de datos operativas y paneles de control. + Generar informes semanales/mensuales sobre KPI como productividad, utilización de recursos y eficiencia de costos. + Asegurar que todos los informes sean precisos, oportunos y accionables. Documentación: * + Mantener y actualizar POE, mapas de procesos y documentación de cumplimiento. + Organizar archivos digitales en sistemas como SharePoint, Google Drive o Notion. Coordinación con proveedores y socios: * + Gestionar la comunicación con proveedores, supervisar la entrega de servicios y asegurar que las facturas se enruten/aprueben. + Supervisar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de los proveedores y elevar incidencias. Apoyo transversal entre departamentos: * + Coordinar entre equipos para alinear proyectos, eventos o tareas recurrentes. + Apoyar a la dirección con proyectos operativos puntuales e investigaciones. Cumplimiento y controles: * + Asegurar que las operaciones diarias cumplan con los estándares de cumplimiento y calidad. + Mantener registros precisos para auditorías o revisiones internas. **¿Qué te convierte en el/la candidato/a ideal?** * Persona con gran capacidad para realizar múltiples tareas, que se desenvuelve excelentemente en entornos organizados y con responsabilidad. * Mentalidad analítica capaz de identificar tendencias e ineficiencias. * Comunicador/a claro/a, capaz de colaborar eficazmente entre distintas áreas. * Capacidad para equilibrar tareas rutinarias con proyectos especiales. **Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):** * 2+ años en puestos de operaciones, coordinación o apoyo empresarial. * Dominio de Microsoft Office/Google Workspace. * Conocimiento de ERP, CRM o sistemas operativos (Salesforce, HubSpot, NetSuite o similares). * Excelentes habilidades en Excel/Google Sheets (paneles de control, tablas dinámicas, seguimiento de KPI). **Experiencia y habilidades ideales:** * Antecedentes en mejora de procesos (Lean, Six Sigma, Kaizen, etc.). * Experiencia en la elaboración de POE y documentación operativa. * Conocimiento de herramientas de visualización de datos (Power BI, Tableau, Looker). * Experiencia sectorial en servicios, software como servicio (SaaS), logística o firmas profesionales. **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Coordinador/a de Operaciones se caracteriza por mantener alineadas, eficientes y en marcha las funciones comerciales. Usted: * Supervisará flujos de trabajo en múltiples departamentos para garantizar que las tareas y proyectos diarios se completen a tiempo. * Actualizará los paneles de control operativos con los datos más recientes y distribuirá los informes de KPI a la dirección. * Mantendrá registros y POE precisos, asegurando que la documentación refleje las prácticas actuales. * Comunicará con proveedores y socios para confirmar la entrega de servicios, resolver incidencias y supervisar el cumplimiento de SLA. * Coordinará proyectos transversales entre departamentos, realizando seguimiento de los puntos de acción y elevando riesgos. * Apoyará a la dirección con análisis puntuales, informes o iniciativas operativas. En esencia: usted actúa como el pegamento de las operaciones de la organización, asegurando que los procesos sean eficientes, la información precisa y la dirección tenga visibilidad del desempeño diario. **Indicadores clave de éxito (KPI):** * Cumplimiento puntual de los flujos de trabajo operativos. * Precisión de los informes y paneles de control de KPI. * Cero incumplimientos de obligaciones con proveedores o servicios. * POE y registros actualizados de forma constante y listos para auditoría. * Retroalimentación positiva de los interesados sobre comunicación y coordinación. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, crear un panel de control semanal de KPI o un seguimiento de procesos a partir de datos de muestra) * Entrevista con el cliente * Oferta y verificación de antecedentes