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Resumen: FreeUp busca un Asistente Ejecutivo de alto desempeño para apoyar al CEO en la construcción de estructura, la reducción de distracciones y la optimización de las operaciones diarias, generando claridad y eficiencia en un entorno ejecutivo acelerado. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de construir estructura y optimizar las operaciones diarias para un CEO 2. Más allá del apoyo administrativo tradicional, asumiendo la responsabilidad de los procesos operativos centrales 3. Rol fundamental para transformar flujos de trabajo de alto volumen en sistemas orientados a prioridades FreeUp busca un Asistente Ejecutivo de alto desempeño para apoyar al CEO en la construcción de estructura, la reducción de distracciones y la optimización de las operaciones diarias. Este puesto está diseñado para generar claridad y eficiencia en un entorno ejecutivo acelerado mediante la implementación de sistemas robustos para el manejo de correos electrónicos, la programación de reuniones y la gestión de tareas. El Asistente Ejecutivo desempeñará un rol fundamental para transformar una bandeja de entrada con alto volumen y un calendario saturado de reuniones en un flujo de trabajo optimizado y orientado a prioridades. El éxito en este puesto requiere un juicio sólido, comunicación proactiva y la capacidad de crear orden a partir de la complejidad. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted asumirá la responsabilidad de los procesos operativos centrales, gestionará los sistemas de comunicación, coordinará los canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del CEO y del equipo directivo. Este es un **puesto remoto a tiempo completo**, que exige una comunicación escrita excepcional, seguimiento riguroso, comodidad al manejar información sensible y la capacidad de gestionar proactivamente tanto tareas profesionales como algunas tareas personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** 800 $ - 1.600 $ por mes (según experiencia) **Requisitos** * 3+ años de experiencia apoyando a ejecutivos senior como Asistente Ejecutivo, Coordinador de Operaciones o puesto similar. * Habilidades excepcionales en la gestión y priorización de correos electrónicos * Pensamiento sistémico sólido, con experiencia en la creación de flujos de trabajo organizados * Competencia en herramientas digitales (se prefiere especialmente Notion) * Alta proactividad y orientación al detalle * Excelentes habilidades de comunicación escrita * Capacidad para tomar decisiones de priorización con autonomía * Comodidad con la tecnología y adaptabilidad ante sistemas y herramientas en constante evolución * Desempeño sobresaliente en entornos de alta responsabilidad y alta claridad * **Requisitos técnicos:** Conexión estable y de alta velocidad a Internet, y una configuración moderna de oficina en casa. **Principales responsabilidades****Gestión de correos electrónicos y comunicación** * Implementación y gestión de un sistema estructurado de clasificación de correos electrónicos (inicialmente 8 categorías, refinadas con el tiempo) * Clasificación y priorización diaria de los mensajes entrantes * Identificación de correos electrónicos generadores de ingresos y de alto impacto para la atención directa del ejecutivo * Delegación de tareas accionables a los miembros del equipo correspondientes * Extracción de tareas de los correos electrónicos y traslado de estas a un sistema de gestión de tareas (Notion) * Redacción de respuestas rutinarias y asunción gradual de la responsabilidad sobre comunicaciones estándar * Preparación de un resumen diario de acciones prioritarias durante las reuniones sincrónicas * Mantenimiento de la organización de la bandeja de entrada para reducir los correos electrónicos accionables a una lista mínima y de alto impacto **Coordinación de reuniones y calendario** * Bloqueo proactivo de tiempo para tareas prioritarias y sesiones de trabajo profundo (por ejemplo, bloques de revisión de clientes de 3 horas) * Gestión de solicitudes de reuniones entrantes y invitaciones al calendario * Coordinación de programación mediante correo electrónico y enlaces de Calendly * Mantenimiento de la disponibilidad actualizada y protección de los períodos destinados al trabajo concentrado * Ajuste de la estructura del calendario según evolucionen las preferencias (por ejemplo, priorizando las mañanas para el trabajo profundo) * Garantía de flexibilidad sin sacrificar la estructura **Optimización de procesos y POE (Procedimientos Operativos Estándar):** * Documentación, organización y mejora de los flujos de trabajo de la empresa y de los Procedimientos Operativos Estándar (POE) en Notion. * Apoyo a la creación de sistemas internos para la rendición de cuentas, el seguimiento de tareas y la delegación en las operaciones y la estructura del equipo de la empresa. * Asistencia en facturación (ocurre aproximadamente dos veces al mes) * Apoyo en otras tareas administrativas tácticas según sea necesario * Seguimiento y finalización de las tareas delegadas * Reducción de la carga cognitiva mediante el mantenimiento de una canalización clara y visible de tareas **Delegación y seguimiento de tareas** * Implementación y mantenimiento de un espacio compartido en Notion * Captura de tareas provenientes de correos electrónicos, reuniones y conversaciones * Asignación de fechas límite y seguimiento del progreso * Apoyo a la transparencia y a las actualizaciones en tiempo real * Preparación de agendas para reuniones sincrónicas diarias/semanales * Seguimiento y finalización de las tareas delegadas * Reducción de la carga cognitiva mediante el mantenimiento de una canalización clara y visible de tareas **Apoyo operativo y personal** * Elaboración y mantenimiento de listas de verificación operativas recurrentes * Seguimiento de plazos de cumplimiento (por ejemplo, certificaciones semestrales, auditorías) * Gestión de tareas administrativas recurrentes (por ejemplo, apoyo en facturación) * Envío de recordatorios proactivos * Mejora de la coherencia operativa y de la calidad del servicio * Prevención de trabajos de última hora y reducción del riesgo operativo **Sistemas y herramientas** * Comunicación diaria mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * Seguimiento de tareas y delegaciones en Notion * Apoyo para ampliar el uso de Notion en POE, documentación y un CRM ligero. * Calendly, MS TEAMS, Mosaic **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días de vacaciones pagadas (PTO) * Cobertura médica (HMO) después de 3 meses
