Categorías
···
Entrar / Registro
Resumen: Este puesto de Asistente Ejecutivo de alto rendimiento apoya a la alta dirección gestionando la programación, la comunicación, la logística, la coordinación y la ejecución para garantizar que los ejecutivos se centren en prioridades de alto impacto. Aspectos destacados: 1. Alta visibilidad y exposición directa a la dirección 2. Oportunidad de convertirse en un verdadero socio operativo para los ejecutivos 3. Entorno dinámico con una responsabilidad significativa **Asistente Ejecutivo (AE) – Remoto \| Apoyo Ejecutivo, Gestión de Calendario y Operaciones****Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario laboral:** Horario comercial de clientes estadounidenses (se requiere flexibilidad) **Acerca del puesto** En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Asistente Ejecutivo (AE) de alto rendimiento para brindar apoyo administrativo y operativo de alto nivel a la alta dirección. Este no es un puesto administrativo básico. Usted actuará como: * Un guardián * Un operador de confianza * Un coordinador de proyectos * Un centro de comunicación Su función consiste en asegurar que los ejecutivos mantengan su enfoque en prioridades de alto impacto, mientras usted gestiona, tras bambalinas, la programación, la comunicación, la logística, la coordinación y la ejecución. Si es proactivo, meticuloso, altamente organizado y prospera en entornos dinámicos, este puesto ha sido diseñado especialmente para usted. **Lo que usted gestionará****Calendario y programación ejecutiva*** Gestionar calendarios ejecutivos complejos en múltiples zonas horarias * Coordinar: * + Reuniones internas + Llamadas con clientes + Eventos + Itinerarios de viaje * Priorizar solicitudes y resolver conflictos de programación de forma proactiva * Optimizar el tiempo ejecutivo y los flujos de trabajo diarios mediante: * + Google Calendar + Microsoft Outlook **Comunicación y correspondencia ejecutiva*** Redactar, revisar y enviar correos electrónicos y memorandos profesionales * Filtrar buzones de entrada, llamadas y solicitudes, escalando adecuadamente los asuntos prioritarios * Actuar como enlace entre ejecutivos, clientes, proveedores y equipos internos * Mantener una comunicación clara, profesional y oportuna con todas las partes interesadas **Preparación y seguimiento de reuniones*** Preparar: * + Órdenes del día + Notas informativas + Puntos clave de conversación + Materiales para reuniones * Recopilar y organizar información de antecedentes antes de las reuniones * Registrar notas y acciones acordadas durante las reuniones * Supervisar los seguimientos y garantizar la finalización de plazos y compromisos **Coordinación de viajes y logística*** Coordinar arreglos de viaje nacionales e internacionales * Reservar: * + Vuelos + Hoteles + Transporte * Elaborar itinerarios detallados de viaje * Gestionar eficientemente cambios de último minuto en viajes o programación * Procesar informes de gastos y reembolsos con precisión **Apoyo a proyectos y operaciones*** Seguimiento de prioridades ejecutivas, proyectos y entregables * Realizar investigaciones y preparar informes, resúmenes o presentaciones * Seguir con los departamentos para asegurar que las tareas sigan su curso * Apoyar la coordinación de incorporaciones y cesaciones cuando sea necesario **Operaciones administrativas*** Mantener sistemas digitales de archivos y documentación organizados * Gestionar versiones de documentos, aprobaciones y archivos compartidos * Tratar información confidencial con profesionalidad y discreción * Garantizar que los flujos de trabajo operativos permanezcan organizados y eficientes **Cómo se ve el éxito*** Los calendarios ejecutivos funcionan sin problemas y con mínimos conflictos * Las reuniones, los viajes y la logística se coordinan perfectamente * La comunicación es oportuna, clara y profesional * Los ejecutivos se mantienen centrados en prioridades estratégicas en lugar de tareas administrativas * Los seguimientos y entregables se completan sistemáticamente dentro de los plazos establecidos * Las partes interesadas confían en su organización, capacidad de respuesta y fiabilidad **Qué lo convierte en un candidato sólido*** Altamente organizado y meticuloso * Proactivo y capaz de anticipar necesidades antes de que surjan problemas * Excelente comunicador escrito y verbal * Cómodo trabajando en entornos dinámicos y de alta presión * Capaz de gestionar múltiples prioridades sin perder precisión * Profesional, pulido y altamente confiable **Requisitos (imprescindibles)****Experiencia*** 3 años o más apoyando a ejecutivos senior o equipos directivos * Experiencia gestionando: * + Calendarios complejos + Coordinación de viajes + Comunicaciones ejecutivas **Habilidades fundamentales*** Competencia en: * + Google Workspace + Microsoft Office * Excelente comunicación escrita y verbal en inglés * Experiencia programando actividades en múltiples zonas horarias * Capacidad para tratar información confidencial de forma profesional **Deseable*** Experiencia apoyando a ejecutivos en: * + Startups + Agencias + Servicios profesionales + Empresas de rápido crecimiento * Conocimiento de: * + Slack + Zoom + Notion + Asana * Experiencia apoyando simultáneamente a varios ejecutivos * Exposición a responsabilidades de operaciones o coordinación de proyectos **Cómo es un día típico*** Revisar los calendarios ejecutivos y preparar notas informativas * Gestionar buzones de entrada y priorizar comunicaciones urgentes * Coordinar reuniones y preparar órdenes del día/materiales * Programar viajes y gestionar actualizaciones logísticas * Seguir los proyectos en curso y las prioridades ejecutivas * Preparar informes, resúmenes o documentación * Organizar tareas y preparar los calendarios del día siguiente En resumen: usted mantiene a los ejecutivos organizados, informados y operando con máxima eficiencia. **Métricas clave (KPI)*** Precisión del calendario y reducción de conflictos de programación * Seguimiento oportuno de las prioridades ejecutivas * Satisfacción de ejecutivos y partes interesadas * Coordinación precisa de viajes e informes de gastos * Reducción de la carga administrativa para la dirección * Capacidad de respuesta y calidad de la comunicación **Por qué este puesto destaca*** Alta visibilidad y exposición directa a la dirección * Oportunidad de convertirse en un verdadero socio operativo para los ejecutivos * Entorno dinámico con una responsabilidad significativa * Fuerte trayectoria de crecimiento hacia: * + Gestión de operaciones + Apoyo al Jefe de Gabinete + Coordinación de proyectos + Operaciones ejecutivas **Proceso de entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (ejercicio de programación o preparación de informe ejecutivo) * Entrevista con la dirección del cliente * Oferta y verificación de antecedentes **Postule ahora** Si usted: * Prospera en entornos de alta responsabilidad * Disfruta mantener organizadas a las personas y las operaciones * Anticipa problemas antes de que ocurran * Se enorgullece de la precisión, la capacidad de respuesta y la ejecución Esta es una excelente oportunidad para convertirse en la mano derecha de confianza de la alta dirección.
