Asistente Ejecutivo Remoto: Apoyo al CEO (enfocado en bienes raíces)

Descripción

Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo proactivo y orientado al detalle para apoyar al fundador y director ejecutivo (CEO), optimizando las operaciones y garantizando una ejecución fluida dentro de una organización de rápido crecimiento y alto rendimiento. Aspectos destacados: 1. Apoyar a un fundador y director ejecutivo (CEO) en una organización de rápido crecimiento 2. Desarrollarse en entornos estructurados, con responsabilidad y claridad operativa 3. Optimizar las operaciones profesionales y personales del CEO FreedUp busca un **Asistente Ejecutivo (AE) proactivo y orientado al detalle**, para apoyar al **fundador y director ejecutivo (CEO)** de una organización de rápido crecimiento que está desarrollando sistemas innovadores. Este puesto es ideal para alguien que se desenvuelve excelentemente en entornos estructurados, con responsabilidad y claridad operativa: un profesional capaz de transformar procesos complejos en una ejecución fluida. Somos un equipo de alto rendimiento cuya cultura se basa en la responsabilidad, la claridad y la eficiencia. Buscamos un Asistente Ejecutivo (AE) proactivo y orientado al detalle para apoyar directamente a nuestro CEO, ayudándole a optimizar tanto sus operaciones profesionales como personales, de modo que pueda concentrarse plenamente en la estrategia, el crecimiento y el liderazgo. Este es un **puesto remoto de tiempo completo**, que exige excelentes habilidades de comunicación escrita, una gran capacidad organizativa y sentido de la responsabilidad. **Ubicación:** Totalmente remota **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** 800 $ - 1.600 $ mensuales (según experiencia) **Requisitos** * 3 o más años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Coordinador de Operaciones o en un puesto similar apoyando a altos directivos. * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. * Conocimientos tecnológicos sólidos y comodidad trabajando en ecosistemas digitales (**Slack, Notion, Google Workspace**, etc.). * Capacidad organizativa y de priorización sobresaliente. * Demostrada habilidad para gestionar información sensible con discreción. * Experiencia previa en servicios de asesoría contractual y de cumplimiento normativo (deseable) * Experiencia en evaluación de necesidades de clientes * Habilidades para redactar documentos de alcance de trabajo (SOW) * Experiencia en gestión de compras * Actitud proactiva, autodirigida y capacidad para prosperar en entornos con necesidades cambiantes. * Experiencia gestionando responsabilidades tanto empresariales como personales para un fundador o ejecutivo (valorada) * Conocimientos básicos de **contabilidad, informes o entrada de datos** (preferible) * **Requisitos técnicos:** Conexión estable y de alta velocidad a Internet, y una configuración moderna de oficina en casa. **Responsabilidades clave** * **Gestión de calendario y bandeja de entrada:** Gestionar y optimizar el calendario y la bandeja de entrada del CEO para garantizar una programación eficiente, tiempos de concentración y una comunicación oportuna. Coordinar reuniones, gestionar seguimientos, identificar prioridades y responder en nombre del CEO cuando sea apropiado. Mantener la sincronización entre los calendarios profesional y personal. * **Apoyo empresarial:** Soporte contable y de contabilidad (mediante QuickBooks), soporte contractual para el cumplimiento normativo gubernamental, asistencia en marketing (como capacidad secundaria) * **Optimización de procesos y procedimientos operativos estándar (POE):** Documentar, organizar y mejorar los flujos de trabajo de la empresa y los procedimientos operativos estándar (POE) en Notion. Apoyar la creación de sistemas internos para la responsabilidad, el seguimiento de tareas y la delegación en las operaciones y la estructura del equipo de Trotta. * **Soporte administrativo y financiero:** Gestionar procesos administrativos y financieros recurrentes, como la configuración de facturación a clientes, facturas mensuales, comisiones y reembolsos. Mantener registros digitales organizados, asegurando precisión y puntualidad en los ciclos mensuales. * **Coordinación de viajes y eventos:** Planificar y gestionar la logística de viajes para el CEO y el equipo, incluyendo vuelos, alojamientos y registros para conferencias. Elaborar y mantener un calendario anual de viajes para 8–9 eventos del sector, garantizando su ejecución sin contratiempos y itinerarios detallados. * **Comunicación y coordinación:** Actuar como vínculo central de comunicación entre el CEO, el equipo interno y los socios externos. Mantener un tono profesional y asegurar actualizaciones claras y oportunas en todos los canales (Slack, Gmail, Notion). * **Informes y responsabilidad:** Proporcionar actualizaciones estructuradas y resúmenes sobre prioridades, avances y fechas límite. Apoyar sistemas de bloqueo de tiempo y productividad para ayudar al CEO a centrarse en el trabajo estratégico. * **Requisitos de cumplimiento y seguridad:** Capacidad para mantener protecciones de ciberseguridad, conocimiento de certificaciones de cumplimiento relacionadas con defensa, capacidad para gestionar adecuadamente el acceso restringido a calendarios y correos electrónicos, autorización tras verificación de antecedentes. * **Gestión de propiedades:** Experiencia en gestión de propiedades, capacidad para manejar aproximadamente el 80 % de tareas relacionadas con la gestión de propiedades. Realizar tareas propias de un asistente de gerente de propiedades y apoyar las operaciones de gestión de propiedades. * **Herramientas y comunicación:** Notion, Slack, Google Workspace (Gmail, Calendario, Drive, Docs, Sheets), Todoist o plataformas similares de gestión de tareas, Appfolio, LeadSimple * **Comunicación preferida:** Slack (diaria), Zoom (reuniones semanales de revisión), resúmenes por correo electrónico **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días de descanso pagados (PTO) * Seguro médico (HMO) tras 3 meses