Resumen: El Asistente Virtual brinda apoyo administrativo y operativo confiable, garantizando el funcionamiento fluido de las operaciones diarias y permitiendo que los clientes se centren en prioridades de mayor valor. Aspectos destacados: 1. Brindar apoyo administrativo y operativo de forma remota 2. Multitarea organizado que prospera con la variedad 3. Asegurar que nada se quede sin atender **Título del puesto:** Asistente Virtual (AV) **Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario de trabajo:** Horario comercial de Estados Unidos (con flexibilidad para ajustarse a las necesidades del cliente) **Acerca del puesto:** Nuestro cliente busca un Asistente Virtual para brindar apoyo administrativo y operativo confiable de forma remota. Este puesto requiere una combinación de habilidades organizativas, capacidad de comunicación y conocimientos tecnológicos para gestionar una amplia variedad de tareas, incluidas la programación de citas, la correspondencia, la introducción de datos y el apoyo a proyectos. El Asistente Virtual garantiza que las operaciones diarias se realicen sin contratiempos, que se cumplan los plazos y que el cliente pueda centrarse libremente en prioridades de mayor valor. **Responsabilidades:** Apoyo administrativo: * + Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar llamadas. + Redactar y enviar correspondencia (correos electrónicos, memorandos, documentos). + Preparar actas de reuniones y hacer seguimiento de las tareas pendientes. Gestión de datos y documentos: * + Introducir, actualizar y mantener registros en hojas de cálculo, CRM o sistemas de proyectos. + Organizar y gestionar sistemas digitales de archivos (Google Drive, Dropbox, SharePoint). + Preparar informes o resúmenes para revisión del cliente. Investigación y ejecución de tareas: * + Realizar investigaciones en línea (competidores, proveedores, información del mercado). + Compilar los hallazgos en resúmenes u presentaciones organizados. + Apoyar pequeños proyectos y solicitudes puntuales. Apoyo a clientes y proveedores: * + Responder a consultas básicas de los clientes o derivarlas al miembro del equipo adecuado. + Gestionar las comunicaciones con proveedores y hacer seguimiento de los asuntos pendientes. Apoyo operativo y a proyectos: * + Asistir con facturación, seguimiento de gastos y contabilidad básica (si se requiere). + Ayudar a mantener planes de proyecto y actualizar sistemas de gestión de tareas (Trello, Asana, Notion, Monday.com). **¿Qué te convierte en el candidato ideal?:** * Multitarea organizado que prospera con la variedad. * Comunicador claro y eficaz, tanto por escrito como verbalmente. * Capacidad para aprender y utilizar nuevas herramientas rápidamente. * Discreción, confiabilidad y proactividad para anticipar necesidades. **Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):** * 1–2 años de experiencia en funciones administrativas o como asistente virtual. * Competencia en Microsoft Office y Google Workspace. * Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización. * Conexión a Internet estable y capacidad para trabajar de forma independiente. **Experiencia y habilidades ideales:** * Experiencia con CRM (HubSpot, Salesforce, Zoho) o herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Notion). * Conocimientos en facturación, contabilidad básica o apoyo financiero ligero (QuickBooks, Xero). * Experiencia apoyando a emprendedores, startups o equipos con modelo remoto desde su origen. * Capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente para varios clientes o ejecutivos. **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Asistente Virtual gira en torno a mantener las operaciones organizadas y brindar un apoyo ágil. Tú: * Revisarás calendarios y buzones de entrada, respondiendo a correos electrónicos urgentes o solicitudes de programación. * Actualizarás registros en CRM, hojas de cálculo o unidades compartidas. * Prepararás documentos o presentaciones para reuniones. * Realizarás investigaciones sencillas para proyectos o iniciativas futuras. * Harás seguimiento con proveedores o clientes para asegurar la finalización de las tareas. * Finalizarás el día revisando listas de pendientes, enviando actualizaciones de estado y preparando las prioridades para el día siguiente. En esencia: eres el socio remoto de operaciones que garantiza que nada se quede sin atender. **Métricas clave de éxito (KPI):** * Tareas completadas con precisión y dentro del plazo. * Eficiencia en la gestión de calendarios y buzones de entrada (sin citas perdidas, respuestas oportunas). * Retroalimentación positiva de clientes y partes interesadas. * Registros y documentación organizados y precisos. * Rapidez de respuesta y disponibilidad dentro de las ventanas de servicio acordadas. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, gestionar una bandeja de entrada/calendario simulada o compilar un breve resumen de investigación) * Entrevista con el gerente de contratación/ejecutivo del cliente * Oferta y verificación de antecedentes