Resumen: El Administrador de Oficina organiza y coordina la administración y los procedimientos de la oficina, garantizando la eficacia, eficiencia y seguridad organizacionales, al tiempo que brinda un apoyo administrativo de alta calidad a la alta dirección. Aspectos destacados: 1. Sea un héroe para nuestros pacientes con enfermedades raras 2. Tenga un impacto significativo y realice el mejor trabajo de su carrera 3. Apoye a la alta dirección y gestione las operaciones de la oficina **¿Por qué unirse a nosotros?** *Sea un héroe para nuestros pacientes con enfermedades raras* En Ultragenyx creemos firmemente que tomar acciones reales y significativas para atender las necesidades de los pacientes y de nuestras personas siempre es lo correcto. Para alcanzar este objetivo, nuestra visión es liderar el futuro de la medicina para enfermedades raras. Para nosotros, esto significa ir donde otras compañías biofarmacéuticas no van: cuestionar el statu quo y crear un nuevo modelo que impulse nuestro campo, de modo que más pacientes y cuidadores se beneficien de tratamientos que transforman la vida. Lo hacemos siguiendo la ciencia, aplicando un novedoso enfoque de desarrollo acelerado, fabricando medicamentos innovadores a precios justos y razonables, y creando un ecosistema colaborativo para llegar a los pacientes de la manera más significativa para ellos. Nuestro compromiso y cuidado hacia los pacientes se extiende también a nuestras personas, por lo que la cultura constituye un pilar fundamental para Ultragenyx. Seguimos enfocándonos continuamente en crear un entorno de apoyo e inclusivo, profundamente orientado al aprendizaje y al crecimiento, para que los empleados puedan prosperar en todos los ámbitos de sus vidas, tanto dentro como fuera del trabajo. En última instancia, queremos ser una organización en la que nos sentiríamos orgullosos de que trabajaran nuestros familiares, amigos e hijos. Si desea tener un impacto significativo, realizar el mejor trabajo de su carrera y experimentar un gran crecimiento, tanto profesional como personal, ¡únaase a nuestro equipo!***Resumen del puesto:** ***ultra****enfocado – Trabajemos juntos para descubrir sin temor nuevas posibilidades* El Administrador de Oficina organizará y coordinará la administración y los procedimientos de la oficina, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia y seguridad organizacionales. Será responsable de desarrollar protocolos de comunicación interna en la oficina, optimizar los procedimientos administrativos, así como el control de inventarios y proveedores. El Administrador de Oficina también brindará un apoyo administrativo y de secretariado de alta calidad a la alta dirección. Esto incluirá la gestión de reuniones, la realización de arreglos de viaje, la elaboración de informes de gastos y la organización de agendas diarias. Para tener éxito en este puesto, el candidato debe ser un profesional dinámico que no tenga inconveniente en desempeñar múltiples funciones. Debe tener experiencia comprobada en la gestión de una amplia variedad de tareas relacionadas con el apoyo administrativo y ejecutivo, y ser capaz de trabajar de forma independiente con poca o ninguna supervisión. Asimismo, deberá estar muy bien organizado, ser flexible y disfrutar los desafíos administrativos derivados del apoyo a una oficina compuesta por personas diversas. **Modelo de trabajo:** Flex: Este puesto normalmente requerirá trabajo presencial tres días a la semana, según las necesidades del negocio. En muchas ubicaciones, la empresa establecerá ciertos días fijos cada semana en los que los empleados Flex deben estar presentes en las instalaciones. **Responsabilidades:** Gestión de oficina (40%) * Organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina * Gestionar las relaciones con proveedores, prestadores de servicios y propietario, asegurando que todos los artículos sean facturados y pagados a tiempo * Persona de contacto para mantenimiento, correo, envíos, suministros, equipos, facturas y recados * Garantizar la eficiencia de la oficina mediante la planificación y ejecución de la adquisición de equipos, distribución de espacios y sistemas de oficina * Gestionar las relaciones con el departamento corporativo de instalaciones * Colaborar con RR.HH., Legal y Finanzas para desarrollar e implementar políticas de oficina, estableciendo procedimientos y estándares que guíen su funcionamiento * Colaborar con RR.HH. y TI para procesos administrativos relacionados con nuevas contrataciones * Diseñar e implementar sistemas de archivo y garantizar que estos se mantengan actualizados y vigentes * Coordinar con el departamento de TI sobre todo el equipo y los sistemas de oficina * Garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos * Supervisar y mantener el inventario de suministros de oficina * Revisar y aprobar las adquisiciones de suministros de oficina * Mantener un entorno laboral seguro y protegido * Brindar apoyo general a los visitantes * Apoyar y gestionar el sistema de gestión de acuerdos/contratos legales y generar órdenes de compra (PO) Apoyo administrativo ejecutivo a la alta dirección (40%) * Gestionar las agendas, calendarios y citas de la alta dirección, así como los informes de gastos * Coordinar reuniones con participantes internos y externos, abordando todos los detalles necesarios para lograr resultados eficientes y exitosos * Realizar todos los arreglos de viaje nacionales e internacionales – resolver proactivamente y abordar conflictos de viaje cuando sea necesario (incluyendo fuera del horario laboral) Apoyo a eventos (20%) * Participar activamente en la planificación y ejecución de eventos corporativos * Apoyar al equipo en la investigación y reserva de sedes, planificación y gestión del calendario de eventos, negociación de cotizaciones y acuerdos con proveedores, asistencia en la organización de eventos, seguimiento de cronogramas y presupuestos, networking y cumplimiento de los objetivos definidos en los briefings de eventos. **Requisitos:** * Título universitario * Dominio fluido del inglés, español nativo * Experiencia comprobada en gestión de oficina y como asistente ejecutivo * Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de gestión de oficina * Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo * Atención al detalle y habilidades para la resolución de problemas * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en español e inglés * Fuertes habilidades organizativas y de planificación * Competencia en MS Office: Word, Outlook, Excel, PowerPoint; Oracle/SAP y conocimiento de paquetes de software administrativo/financiero * Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar la carga de trabajo diaria * Capacidad para trabajar de forma independiente, anticipar los siguientes pasos y ejercer discreción y confidencialidad * Experiencia en la coordinación y reserva de viajes nacionales e internacionales y en la colaboración con agencias de viajes * Experiencia en la coordinación de reuniones y eventos internos y externos * Comunicación efectiva con respeto y profesionalismo * Capacidad para trabajar estrechamente y de forma colaborativa con otros miembros del departamento e interactuar con diversas partes interesadas internas y externas * Reconocido por antiguos compañeros, colegas, jefes y personas bajo su cargo por atributos como: Impulso, Excelencia, Resiliencia, Trabajo en equipo, Innovación y Compasión * Se prefiere experiencia en una compañía farmacéutica o biotecnológica * 5 años de experiencia exitosa como Asistente Administrativo Senior o Asistente Legal o Asistente Financiero o Coordinador de Eventos, brindando apoyo a Gerentes y Directores #LI-CT1 #LI-hybrid ***Los empleados a tiempo completo de todo el mundo disfrutan de una serie de beneficios, entre otros:*** * ***Generoso tiempo de vacaciones y días festivos observados por la empresa*** * ***Días de voluntariado*** * ***Planes de incentivos a largo plazo y planes de compra de acciones para empleados o programas equivalentes*** * ***Beneficios para el bienestar de los empleados*** * ***Reembolso de gastos deportivos*** * ***Patrocinio de estudios*** * ***Planes de desarrollo profesional*** * *Los beneficios varían según la región y el país* **Ultragenyx Pharmaceutical es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades laborales y prohíbe la discriminación ilegal basada en raza, color, religión, género, orientación sexual, identidad/expresión de género, origen nacional/ascendencia, edad, discapacidad, estado civil y condición de veterano, así como cualquier otro estatus o clasificación protegida por las leyes federales, estatales y/o locales aplicables. Se proporcionará una adaptación razonable para todos los estatus o clasificaciones protegidos por la ley aplicable, incluidas las personas con discapacidad, veteranos discapacitados, embarazo, parto y condiciones médicas relacionadas, y según creencias religiosas sinceramente sostenidas. Los solicitantes pueden solicitar una adaptación antes de aceptar una oferta laboral. Si necesita una adaptación razonable para completar esta solicitud o en cualquier parte del proceso de reclutamiento, puede contactar al Departamento de Adquisición de Talento enviándonos un correo electrónico a** **talentacquisition@ultragenyx.com****.** *Consulte nuestra* *Aviso de privacidad para empleados y solicitantes CCPA**.* *Consulte nuestra* Política de privacidad*.* **Es ilegal en Massachusetts exigir o aplicar una prueba del detector de mentiras como condición de empleo o de empleo continuo. Un empleador que infrinja esta ley estará sujeto a sanciones penales y responsabilidad civil.** **Nota para reclutadores externos**: Todas las actividades relacionadas con los candidatos y las vacantes abiertas son gestionadas exclusivamente por nuestro Departamento de Recursos Humanos. Nuestro Departamento de Recursos Humanos solicita amablemente que los reclutadores no contacten directamente a los empleados o gerentes de contratación con el fin de ofrecer sus servicios y presentar candidatos. Tenga en cuenta que el incumplimiento de esta solicitud será un factor a considerar al determinar una relación profesional con nuestra organización. La presentación de currículums no solicitados antes de establecer un acuerdo entre el Departamento de Recursos Humanos y la agencia de reclutamiento no generará ninguna obligación implícita. Las consultas sobre el desarrollo de una relación de reclutamiento con nosotros pueden dirigirse a:* *talentacquisition@ultragenyx.com*.