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Resumen: El Coordinador de Operaciones Empresariales apoya las operaciones diarias en programación, facturación, gestión de CRM y flujos de trabajo administrativos, asegurando que los sistemas estén limpios, organizados y eficientes. Aspectos destacados: 1. Apoya las operaciones diarias en programación, facturación y gestión de CRM 2. Se centra en la precisión, la confiabilidad y la disciplina operativa 3. Gestiona múltiples prioridades sin perder precisión **Título del puesto: Coordinador de Operaciones Empresariales****Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense **Acerca del puesto** Estamos contratando a un Coordinador de Operaciones Empresariales altamente organizado y centrado en la ejecución para apoyar las operaciones diarias en programación, facturación, gestión de CRM, coordinación de equipos y flujos de trabajo administrativos. Este es un puesto de soporte operativo práctico diseñado para alguien que prospera en entornos estructurados, valora la precisión y asume la responsabilidad de mantener los sistemas limpios, organizados y funcionando eficientemente. Trabajarás estrechamente con el propietario y apoyarás múltiples piezas operativas en marcha relacionadas con la administración empresarial, la coordinación en campo, la facturación y la comunicación con los clientes. Este no es un puesto estratégico de gestión: el éxito en esta posición radica en la confiabilidad, la consistencia, la capacidad de respuesta y la disciplina operativa. El candidato ideal es minucioso, proactivo, orientado a los sistemas y capaz de gestionar múltiples prioridades sin perder precisión. **Responsabilidades que asumirás****Ejecución operativa principal*** Apoyar los flujos de trabajo operativos día a día para garantizar un desempeño empresarial fluido * Asistir al propietario en la coordinación administrativa y el seguimiento operativo * Supervisar flujos de trabajo e identificar proactivamente ineficiencias o brechas operativas * Asegurar que las tareas, actualizaciones y registros se completen con precisión y a tiempo **Gestión de sistemas y datos*** Mantener registros precisos dentro de los sistemas de CRM, incluidos los datos de trabajos, detalles de programación e información de clientes * Organizar y gestionar archivos digitales en Excel, OneDrive, CompanyCam y sistemas internos * Asegurar que los datos operativos permanezcan actualizados, estructurados y libres de errores * Prevenir discrepancias que puedan afectar los informes, la facturación, la programación o la nómina **Coordinación de facturación y cobros*** Procesar facturas y confirmar que la facturación coincida con el trabajo completado y los registros operativos * Supervisar cuentas por cobrar y realizar seguimiento de saldos pendientes cuando sea necesario * Coordinar con los equipos contables para mantener una documentación financiera organizada * Asegurar que las facturas, los registros de trabajos y la documentación de respaldo sean precisos y completos **Programación de equipos y seguimiento de trabajos*** Supervisar los horarios de los equipos y el avance de los trabajos mediante Aspire, Azuga u otras plataformas operativas relacionadas * Identificar proactivamente conflictos de programación, retrasos en los trabajos o inconsistencias operativas * Revisar y verificar las entradas diarias de tiempo para garantizar la precisión en la nómina y el costo de los trabajos * Apoyar una coordinación eficiente entre las operaciones en campo y la administración de oficina **Gestión de la cartera de leads y clientes*** Gestionar los leads entrantes y la comunicación con los clientes en nombre del propietario * Mantener registros organizados de la cartera de CRM y el seguimiento de acciones posteriores * Asegurar que ninguna consulta, seguimiento o solicitud de cliente quede sin respuesta * Mantener profesionalismo y capacidad de respuesta en todos los flujos de comunicación **Documentación, informes e investigación*** Preparar informes, propuestas y respuestas a solicitudes de propuestas (RFP) * Realizar investigaciones de proveedores, comparaciones de precios e investigaciones de contratos municipales * Organizar la documentación operativa para uso interno y externo * Apoyar a la dirección con informes operativos y visibilidad de los flujos de trabajo **Comunicación y soporte administrativo*** Gestionar y organizar la bandeja de entrada del propietario, los canales de Teams y la comunicación operativa * Responder a comunicaciones rutinarias mientras se escalan adecuadamente los asuntos de alta prioridad * Mantener claridad, organización y capacidad de respuesta en todos los canales de comunicación digital **Qué te convierte en el candidato ideal*** Operador altamente organizado y orientado a los sistemas * Enfocado en los detalles, con capacidad para detectar rápidamente discrepancias * Autónomo confiable que trabaja bien de forma independiente * Cómodo gestionando múltiples flujos de trabajo simultáneamente * Comunicador sólido con excelentes habilidades de comunicación escrita profesional * Tranquilo, proactivo y orientado a los procesos bajo presión * Mentalidad fuerte de seguimiento y responsabilidad **Experiencia y habilidades requeridas*** Experiencia comprobada en coordinación operativa, facturación, soporte administrativo o cobros * Experiencia trabajando simultáneamente en múltiples sistemas y plataformas operativas * Alta competencia en la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word, Teams, OneDrive) * Experiencia usando sistemas de CRM (la experiencia con Aspire es un plus, pero no obligatoria) * Habilidades sólidas de comunicación escrita y gestión profesional de correos electrónicos * Alta atención al detalle y disciplina organizativa * Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión en un entorno remoto **Experiencia y habilidades ideales*** Experiencia apoyando operaciones en campo, empresas de servicios o entornos basados en equipos * Familiaridad con flujos de trabajo de programación, coordinación de nómina o costeo de trabajos * Exposición a contratos municipales, gestión de proveedores o preparación de propuestas * Experiencia manteniendo paneles de control operativos y rastreadores de flujos de trabajo * Antecedentes en construcción, paisajismo, servicios domiciliarios o negocios con intensa carga operativa **Entorno operativo (importante)** Este puesto está altamente centrado en la ejecución y guiado por sistemas. Contarás con el apoyo de: * Sistemas y flujos de trabajo operativos establecidos * Acceso directo a la comunicación con el propietario * Expectativas claras sobre informes, seguimientos y coordinación Tu responsabilidad se centrará en: * Precisión en los datos, la facturación, la programación y el seguimiento del tiempo * Coordinación confiable entre clientes, equipos y operaciones * Mantenimiento de sistemas organizados y actualizados * Comunicación proactiva y detección temprana de problemas operativos Este puesto recompensa la consistencia, la responsabilidad, la capacidad de respuesta y la excelencia operativa. **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Coordinador de Operaciones Empresariales gira en torno al mantenimiento de la precisión operativa, el apoyo a los flujos de trabajo y la garantía de que la comunicación permanezca organizada y receptiva. Realizarás lo siguiente: * Revisar horarios, avance de trabajos y actualizaciones operativas * Procesar facturas y supervisar los flujos de trabajo de cuentas por cobrar * Actualizar los registros de CRM y garantizar la precisión de la cartera * Coordinar con equipos, clientes y dirección respecto a horarios y cambios operativos * Revisar el seguimiento del tiempo e identificar discrepancias antes del procesamiento de la nómina * Responder correos electrónicos, organizar comunicaciones y gestionar seguimientos operativos * Preparar informes, documentación y actualizaciones de flujos de trabajo para la dirección En esencia: eres la columna vertebral operativa del negocio, asegurando que los sistemas permanezcan organizados, los flujos de trabajo sean precisos y las operaciones diarias se desarrollen sin contratiempos. **Métricas clave de éxito (KPI)*** Registros de CRM y operativos precisos y actualizados de forma constante * Procesamiento de facturas puntual y libre de errores * Seguimiento preciso del tiempo y exactitud en la coordinación de nómina * Sin seguimientos perdidos a clientes ni estancamiento de la cartera * Identificación y resolución rápida de problemas operativos o de programación * Alta confianza de la dirección en la confiabilidad operativa y la calidad de la ejecución **Proceso de entrevista*** Llamada inicial de selección * Entrevista centrada en operaciones y sistemas * Ejercicio práctico o de flujo de trabajo * Entrevista final * Revisión interna y aprobación * Oferta y onboarding \#OperationsCoordinator \#BusinessOperations \#RemoteWork \#AdministrativeSupport \#OperationsJobs \#CRMManagement \#Scheduling \#Billing \#WorkflowManagement \#BusinessSupport \#OperationsCareers
