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Resumen: Nuestro cliente busca un Administrador(a) Asistente de Propiedades para apoyar las operaciones diarias de administración de propiedades, garantizando soporte oportuno a los inquilinos, propiedades organizadas y reportes financieros precisos en carteras residenciales y/o comerciales. Aspectos destacados: 1. Funcionar como la columna vertebral operativa del equipo de administración de propiedades 2. Gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico de administración de propiedades 3. Centrarse en la satisfacción de los inquilinos y la eficiencia operativa **Título del puesto: Administrador(a) Asistente de Propiedades****Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario de trabajo:** Horario comercial de Estados Unidos (con flexibilidad para ajustarse a los horarios de los inquilinos, plazos de arrendamiento y problemas urgentes de mantenimiento) **Acerca del puesto** Nuestro cliente busca un Administrador(a) Asistente de Propiedades para apoyar las operaciones diarias de administración de propiedades, la comunicación con inquilinos, la administración de arrendamientos, la coordinación de mantenimiento y los reportes operativos en carteras residenciales y/o comerciales. Este puesto funciona como la columna vertebral operativa del equipo de administración de propiedades, asegurando que los inquilinos reciban soporte oportuno, que las propiedades permanezcan organizadas y cumplimentarias, y que los propietarios tengan confianza en la precisión operativa y financiera. El candidato ideal es altamente organizado, receptivo, orientado al detalle y cómodo gestionando múltiples prioridades en un entorno dinámico de administración de propiedades. **Responsabilidades****Relaciones con inquilinos y comunicación*** Actuar como primer punto de contacto para consultas de inquilinos sobre renta, términos del contrato de arrendamiento, solicitudes de mantenimiento y políticas de la propiedad * Mantener una comunicación profesional y oportuna con inquilinos, proveedores y propietarios de propiedades * Documentar todas las interacciones y actualizaciones con inquilinos dentro de los sistemas de administración de propiedades, como AppFolio, Yardi o Buildium * Coordinar mudanzas de entrada y salida, renovaciones de contratos de arrendamiento y notificaciones a inquilinos **Administración y apoyo de arrendamientos*** Redactar, procesar y gestionar contratos de arrendamiento, enmiendas, renovaciones y notificaciones mediante herramientas como DocuSign, Dotloop o similares * Apoyar la comercialización de propiedades a través de Zillow, Apartments.com, Craigslist, sindicación MLS y otras plataformas de listado relacionadas * Preseleccionar a posibles inquilinos, coordinar visitas y recopilar documentación de solicitud * Seguir la actividad de arrendamiento y las métricas de ocupación en las propiedades asignadas **Cobro de rentas y coordinación financiera*** Supervisar los pagos de renta y realizar seguimiento a saldos vencidos o cuentas morosas * Aplicar cargos por mora y apoyar la comunicación relacionada con cobranzas cuando sea necesario * Apoyar la preparación de reportes de morosidad, estados de cuenta para propietarios y resúmenes financieros * Registrar y conciliar depósitos, reembolsos y depósitos de garantía con precisión **Coordinación de mantenimiento*** Crear, asignar y gestionar órdenes de trabajo dentro del software de administración de propiedades * Coordinar agendas con proveedores, contratistas y equipos de mantenimiento * Seguir el progreso del mantenimiento y comunicar actualizaciones a los inquilinos * Verificar la finalización del trabajo y asegurar que las facturas coincidan con los servicios aprobados antes de enviarlas para su pago **Cumplimiento y documentación*** Mantener archivos completos, organizados y listos para auditoría de inquilinos y propiedades * Garantizar el cumplimiento documental con las regulaciones de Vivienda Justa y las leyes entre propietarios e inquilinos * Seguir inspecciones, notificaciones, vencimientos de contratos de arrendamiento y registros obligatorios de cumplimiento * Apoyar la precisión operacional en contratos, archivos y sistemas de reportes **Apoyo operativo y administrativo*** Apoyar a los Administradores de Propiedades con reportes, coordinación de carteras y tareas operativas * Supervisar indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con ocupación, rotación, arrendamiento y mantenimiento * Apoyar la coordinación con proveedores, programación y proyectos administrativos * Identificar brechas operativas y escalar proactivamente los problemas cuando sea necesario **¿Qué lo convierte en el candidato ideal?*** Excelentes habilidades comunicativas y experiencia sólida en relaciones con inquilinos y proveedores * Alta capacidad de organización y comodidad gestionando múltiples prioridades simultáneamente * Orientación al detalle, con fuerte seguimiento y disciplina documental * Capacidad para resolver problemas, equilibrando la satisfacción de los inquilinos con la eficiencia operativa * Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto y dinámico **Experiencia y habilidades requeridas*** 2 o más años de experiencia en administración de propiedades, arrendamientos u operaciones inmobiliarias * Experiencia práctica con software de administración de propiedades como Yardi, AppFolio o Buildium * Dominio avanzado de Microsoft Office y Google Workspace * Conocimiento de contratos de arrendamiento, estándares de Vivienda Justa y regulaciones entre propietarios e inquilinos * Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales **Experiencia y habilidades preferidas*** Experiencia apoyando carteras de 100 o más unidades * Exposición a administración de propiedades residenciales, comerciales o mixtas * Comprensión de contabilidad inmobiliaria, reportes a propietarios y procesos de conciliación * Experiencia coordinando proveedores y operaciones de mantenimiento de forma remota * Conocimiento de leyes y estándares de cumplimiento entre propietarios e inquilinos en múltiples estados **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Administrador(a) Asistente de Propiedades gira en torno a brindar soporte a los inquilinos, coordinar proveedores y mantener organizadas las operaciones de las propiedades. Usted: * Responderá a consultas de inquilinos y solicitudes de mantenimiento durante todo el día * Procesará renovaciones de contratos de arrendamiento, notificaciones y documentación de mudanzas de entrada/salida * Seguirá los cobros de renta y realizará seguimiento a saldos pendientes * Coordinará proveedores y equipos de mantenimiento para resolver rápidamente los problemas de las propiedades * Mantendrá registros, reportes y documentación de cumplimiento precisos * Apoyará a los Administradores de Propiedades con reportes operativos y coordinación administrativa En esencia: usted garantiza que las operaciones diarias de administración de propiedades se ejecuten sin contratiempos, mientras contribuye a mantener una alta satisfacción de los inquilinos y una precisa ejecución operativa. **Indicadores clave de éxito (KPI)*** Tasas de cobro de renta (95 % de cobros puntuales) * Cero renovaciones de contratos de arrendamiento ni notificaciones de cumplimiento omitidas * Tickets de mantenimiento resueltos dentro de los plazos acordados (SLA) * Reportes operativos y a propietarios precisos y oportunos * Métricas de satisfacción y respuesta a inquilinos * Documentación organizada y lista para auditoría de propiedades e inquilinos **Proceso de entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Evaluación práctica (por ejemplo, redacción de una renovación de contrato de arrendamiento o escenario de coordinación de mantenimiento) * Entrevista con el cliente * Oferta y verificación de antecedentes \#AdministracionDePropiedades \#AdministradorAsistenteDePropiedades \#OperacionesInmobiliarias \#CoordinadorDeArrendamientos \#AppFolio \#Yardi \#Buildium \#RelacionesConInquilinos \#TrabajosRemotos \#OperacionesDePropiedades \#CoordinationDeMantenimiento \#TrabajosInmobiliarios
