Nuestros Administradores de Propiedades aseguran que nuestros inquilinos y proveedores tengan una excelente experiencia y se sientan apoyados, escuchados y atendidos como parte de la familia Intersection y en nombre de los propietarios de las propiedades. Nuestro Administrador de Propiedades (PA) es el primer punto de contacto para los inquilinos comerciales y proveedores de Intersection, recibiendo comunicaciones entrantes por teléfono, mensaje de texto, correo electrónico y Angus, respondiendo o derivando a la persona correspondiente. Los PA coordinan todas las órdenes de trabajo y gestionan la comunicación entre inquilinos, Intersection y proveedores, asegurándose de que el trabajo se complete completamente y a tiempo. El mantenimiento y la higiene de todos los archivos digitales y bases de datos de información en Asana, OneDrive, SyncedTool, Yardi y otros forman parte de las responsabilidades diarias de un PA. Los PA también ayudan al REM y REM con informes, cartas y otras comunicaciones dirigidas a clientes, inquilinos y proveedores. Responsabilidades Gestión de Inquilinos * Mantener una excelente comunicación y construir relaciones con miembros del equipo, inquilinos y proveedores con el fin de: * Obtener excelentes resultados anuales en las encuestas de Inquilinos/Propietarios * Reducir la rotación y lograr mayores tasas de renovación – Esto estaría más relacionado con el puesto REM * Resolver problemas antes de que surjan, superando las expectativas de inquilinos y propietarios * Mantener o superar los estándares de propiedad de Intersection Angus/Órdenes de Trabajo * Responder a todas las solicitudes de servicio que lleguen a través de Angus. * Registrar y responder a solicitudes de inquilinos/proprietarios que lleguen por canales externos a Angus mientras se redirige al solicitante a utilizar la plataforma Angus (e ingresar la orden de trabajo en Angus). * Hacer seguimiento con cualquier proveedor asignado y notificar al equipo e inquilinos (todo a través de Angus) en tiempo real conforme se establecen fechas y avanza el trabajo. * Actualizar las órdenes de trabajo según sea necesario para reflejar cualquier cambio en cronograma o acuerdo. * Revisar el contrato para identificar la parte responsable de la orden de trabajo (inquilino o propietario) – si hay dudas, consultar con REM. * Si la parte responsable es el Propietario, buscar instancias previas del problema para identificar el proveedor a utilizar. * Si no existe instancia previa, enviar mensaje a REM para obtener información sobre cómo proceder. * Si el inquilino es la parte responsable según el contrato, escalar a REM – escalar a REM para notificar al inquilino sobre su responsabilidad y sugerir que IFS podría ayudarles. * Cualquier orden de trabajo que requiera más de 24 horas para resolverse debe ingresarse tanto en Angus como en Asana (Asana proporcionará seguimiento sobre todas las partes de la comunicación, etc.). COI (Certificados de Seguro) * Iniciar y hacer seguimiento de todas las solicitudes de COI a inquilinos y proveedores para asegurar su completitud dentro de los 60 días posteriores al contacto inicial. * Si no se recibe el COI dentro de los 60 días, escalarlo a REM. * Ayudar al Coordinador de Transacciones en la preparación de Propuestas de Arrendamiento para renovaciones de inquilinos existentes. Gestión de Proveedores Órdenes de Compra * Confirmar que cada proveedor tenga un COI vigente cuando comience la comunicación. * Cuando REM haya aprobado, generar órdenes de compra (PO) para proveedores que realicen servicios recurrentes o proyectos superiores a $2500 según solicitud de REM. * Usar la propuesta original del proveedor para generar la PO. * Cargar la PO en DocuSign y enviarla al proveedor y al REM para sus firmas. * Hacer seguimiento con el proveedor para asegurar que el documento PO sea ejecutado (firmado) antes de iniciar el trabajo. * Archivar el documento firmado en la carpeta correspondiente para que todo el equipo tenga acceso. Otros * Contactar a proveedores externos para cotizar cualquier asunto que nuestro equipo IFS no pueda atender según lo solicitado por REM. * Obtener nuevas cotizaciones de proveedores según sea necesario; confirmar siempre los requisitos y solicitar propuestas. * Revisar todos los contratos de servicio para verificar su exactitud, confirmar requisitos/especificaciones y tarifas antes de enviarlos a REM para revisión final y aprobación. * Coordinar proveedores para proyectos e iniciar seguimiento/confirmación de REM para asegurar que todo el trabajo se haya completado satisfactoriamente y a tiempo antes de aprobar el pago. * Notificar a todos los inquilinos sobre cualquier proyecto que se realice en el lugar y que pueda afectar sus operaciones diarias. Higiene de Archivos y Bases de Datos * Actualizar y mantener todos los archivos y bases de datos de proveedores e inquilinos (Asana, SyncedTool, Yardi, etc.). * Mantener la organización en los archivos compartidos de RES. * Mantener la higiene en Angus asegurándose de que todas las órdenes de trabajo se cierren semanalmente. * Hacer seguimiento regularmente sobre cualquier información faltante o incompleta de inquilinos y proveedores hasta completarla o escalar cualquier tarea que no puedas completar a tu supervisor de manera oportuna. * Gestionar y ejecutar la lista proporcionada por REM generada a partir de las inspecciones mensuales de la propiedad. * Ayudar a REM a asegurar que todas las demás inspecciones se completen a tiempo. * Ayudar a REM con todas las auditorías y presentaciones relacionadas con la propiedad. * Ayudar a REM con la resolución de todos los elementos correctivos. * Asegurarse de que todas las hojas informativas de la propiedad y la información contable en Asana estén completas y actualizadas. * Asegurarse de que todos los nuevos inquilinos completen la ‘Directiva de Emergencia del Inquilino’ y agregar estos documentos a Asana. * Asegurarse de que cada lista de verificación para nuevos inquilinos esté completa y firmada por REM antes de archivar (donde). * Cada vez que tengamos un nuevo proveedor, verificar si está en Asana y obtener información actualizada si es necesario. * Realizar actualizaciones trimestrales de los directorios de Asana según lo indique REM. * Recomendar la reubicación de documentos innecesarios de la propiedad desde los archivos compartidos hacia una ubicación de archivo. Requisitos de Estándares de Comunicación * Responsable de iniciar y seguir hasta completar toda comunicación hasta la finalización de la tarea o proyecto (generalmente, hasta que se reciba, registre y/o resuelva la información adecuada). * Responder, gestionar y resolver todos los correos electrónicos entrantes, llamadas telefónicas y órdenes de trabajo cada día dentro de las 24 horas. * Comunicaciones internas = mismo día. * Comunicaciones externas = 24 horas. * Gestionar traspasos o escalaciones de solicitudes o tareas que no puedas cumplir o completar. * Prestar constante atención a la construcción y mejora de relaciones con todos los inquilinos y proveedores con el fin de: * Proporcionar informes e información precisos, oportunos y completos al REM. * Ser un enlace efectivo entre inquilinos, proveedores y Intersection. * Retener a nuestros inquilinos, proveedores y clientes actuales. * Generar referencias de nuestros inquilinos, proveedores y clientes. * Mejorar continuamente la comprensión de todos nuestros sistemas, procesos y requisitos de comunicación. * Monitorear constantemente el estado de la propiedad. * Responder siempre a todas las llamadas o mensajes de texto recibidos fuera del horario laboral (se proporciona la aplicación 8x8) y escalar a la persona correspondiente (1 – Nicole, 2 – Ali, 3 – Mark) utilizando la Información de Emergencia en Asana. * Comunicarse directamente con los equipos de Contabilidad, Servicios de Instalaciones y Bienes Raíces de Intersection según sea necesario y coordinar la información para asegurar que las tareas y actividades se completen a tiempo. Administración * Ayudar a los miembros del equipo de Servicios Inmobiliarios con proyectos y tareas según sea necesario. * Ayudar a REM con la realización de la Lista de Toma de Posesión de la Propiedad y la Lista de Salida de la Propiedad. * Preparar formularios de estados de depósito de seguridad para la aprobación de REM. * Compilar datos para la Conciliación Anual de Mantenimiento de Áreas Comunes para revisión por el Sr. PA. * Preparar borradores de cartas de aumento de IPC para revisión por REM y personal contable (¿formulario?). * Preparar la facturación anual de impuestos prediales para revisión por REM. * Entregar cualquier demanda presentada contra REM o Intersection directamente a REM/Director Ejecutivo. * Preparar estados operativos mensuales para revisión por REM incluyendo: * Actualización de la portada del informe. * Actualización del resumen financiero en la sección de visión general. * Actualización de los montos detallados de vencimientos. * Ayudar a REM con los Informes Mensuales de Variación de Ingresos. * Preparar resúmenes de contratos para ser ingresados en Yardi por el personal contable. **Requisitos:** * Título universitario de cuatro años preferido. * Interés en una trayectoria profesional en gestión inmobiliaria comercial. * Habilidades bien desarrolladas de gestión del tiempo. * Competencia en habilidades financieras y contables. * Experiencia en roles de gestión de proyectos y apoyo administrativo. * Dominio de Asana y Microsoft Office. * Familiaridad y comodidad con sistemas de intercambio de archivos en línea, idealmente SyncedTool y OneDrive. * Alta capacidad para aprender y navegar plataformas en línea. * Iniciativa demostrada y fuerte orientación al detalle. * Fuertes habilidades profesionales de comunicación por teléfono y correo electrónico. * Debe residir dentro de LATAM. **Beneficios:** * Trabajar de forma remota de lunes a viernes, 40 horas semanales (sin fines de semana). * Vacaciones: 10 días hábiles al año. * Feriados nacionales: 5 feriados nacionales al año. * Feriados de empresa: 5 feriados de empresa al año (Nochebuena, Navidad, Víspera de Año Nuevo, Día de Año Nuevo, Zipdev Day). * Licencia parental. * Reembolso de atención médica. * Reembolso por estilo de vida activo. * Reembolso trimestral de oficina en casa. * Planes de compra con descuento en nómina. * Bono por antigüedad. * Bono por aprendizaje continuo. * Acceso a plataformas de capacitación y desarrollo profesional. * ¿Mencionamos que es REMOTO?!! Uno de nuestros valores fundamentales en Zipdev es "Sé auténtico." Por eso te animamos a responder el formulario de solicitud con tus propias palabras; estamos interesados en conocerte a ti, no a un asistente digital. ¿Te preguntas cómo funciona nuestro entorno remoto o nuestro método de pago? Hemos reunido algunas respuestas útiles en nuestras Preguntas Frecuentes al final de nuestra página de carreras. Echale un vistazo y haznos saber si tienes alguna otra pregunta.