Auxiliar Administrativo Almacén/compras

Descripción

Resumen del Puesto: Coordinar y gestionar el ciclo completo de compras, desde requisiciones y cotizaciones hasta la recepción administrativa y el registro en sistema, asegurando la trazabilidad documental. Puntos Destacados: 1. Gestiona requisiciones, cotizaciones y pedidos a proveedores. 2. Realiza seguimiento a entregas y coordina la recepción de mercancía. 3. Asegura la validación documental y registro en sistema de entradas. 1\. Requisiciones, cotizaciones y pedidos a proveedores · Recibir requisiciones de áreas (almacén/producción/unidades) y validar información mínima (SKU, UM, cantidad, fecha requerida). · Verificar disponibilidad de inventario (cuando aplique) para evitar sobrecompra y duplicidades. · Solicitar cotizaciones o confirmar precios vigentes; documentar cambios de precio y condiciones de entrega. · Generar pedido/OC según proceso, enviar a proveedor y confirmar fecha/hora de entrega. 2\. Seguimiento a entregas y coordinación de recepción · Confirmar entregas pendientes y coordinar con almacén/recepción para disponibilidad de descarga y revisión. · Dar seguimiento a faltantes y reprogramaciones; mantener bitácora de estatus por proveedor. 3\. Recepción administrativa y validación documental · Validar que lo recibido coincida contra pedido/OC: descripción, UM, cantidades y precio. · Registrar y escalar incidencias (faltantes, producto incorrecto, diferencias de precio/UM, calidad evidente, rechazos/devoluciones). · Asegurar evidencia mínima: firma de recepción, fotos cuando aplique, factura/recibo/nota y observaciones. 4\. Registro en sistema (Leaf1\) y/o registro puente · Capturar entradas por proveedor (según proceso vigente) y asegurar trazabilidad con folio y soporte documental. · Mantener pendientes de captura y documentación en cero al cierre administrativo. 5\. Caja chica (cuando aplique) · Revisar comprobantes: requisitos fiscales, concepto, monto, centro de costo y autorización cuando aplique. · Integrar expediente y entregar a Administración para su comprobación/registro. 5\) Entregables Mínimos del Puesto · Bitácora diaria de pedidos/OC: emitidos, confirmados, en tránsito, recibidos y pendientes. · Expediente por compra: requisición/cotización (si aplica) \+ pedido/OC \+ evidencia de recepción \+ factura/recibo. · Reporte semanal de compras: estatus, incidencias y variaciones de precio. · Conciliación semanal: OC/pedidos sin factura, facturas sin OC, diferencias en aclaración. · Expediente de caja chica comprobada (cuando aplique). · Soporte a inventarios: conteos cíclicos/mensuales y reporte de variaciones (con evidencia). 6\) Autoridad, Límites y Candados No Negociables · Puede detener recepción administrativa o marcar como incidencia cualquier entrega que no coincida con pedido/OC o carezca de evidencia mínima. · No puede autorizar compras, pagos, cambios comerciales mayores ni ajustes de inventario. · Candado: sin pedido/OC (o autorización definida) no se procesa recepción administrativa; sin evidencia de recepción no se cierra el expediente. 7\) Relaciones de Trabajo (Coordinación) Internas: Compras, Almacén (almacenistas), Producción, Logística, Administración CEDIS, Unidades de Negocio, Seguridad e Higiene. Externas: Proveedores (cotizaciones, seguimiento de pedidos, confirmación de entregas y aclaraciones/documentación). Conocimientos: · Excel intermedio (filtros, tablas, validación de datos, búsquedas). · ERP/WMS (deseable) o capacidad rápida de aprendizaje (Leaf1\). · Proceso de compras: requisiciones, cotizaciones, pedidos/OC, recepción administrativa y conciliación documental. · Control documental y armado de expedientes (OC/pedidos, evidencias, Sueldo: $3,500\.00 \- $3,800\.00 a la semana Beneficios: * Caja de ahorro * Descuento de empleados * Descuentos y precios preferenciales * Horarios flexibles * Servicio de comedor Lugar de trabajo: Empleo presencial