Asistente Ejecutivo (Operaciones y Coordinación con Clientes)

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo altamente organizado y proactivo para operaciones y coordinación con clientes en una empresa automotriz de rápido crecimiento. Aspectos destacados: 1. Socio operativo clave para el fundador 2. Gestiona la comunicación con los clientes y la coordinación con contratistas 3. Se siente cómodo trabajando en un entorno acelerado Título del puesto: Asistente Ejecutivo (Operaciones \u0026 Coordinación con Clientes)**Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario de trabajo:** Horario comercial estadounidense Acerca del puesto: Buscamos un Asistente Ejecutivo altamente organizado y proactivo (Operaciones \u0026 Coordinación con Clientes) para apoyar las operaciones diarias y la coordinación con clientes de una empresa en rápido crecimiento en el sector automotriz. Este puesto va más allá del apoyo administrativo básico: usted actuará como socio operativo clave del fundador, gestionará la comunicación con los clientes, coordinará con contratistas y garantizará la ejecución fluida en múltiples flujos de trabajo. El candidato ideal es meticuloso, recursivo y se siente cómodo trabajando en un entorno acelerado con prioridades cambiantes. Responsabilidades:Gestión de clientes* Gestionar las consultas entrantes de los clientes y priorizar las solicitudes urgentes. * Redactar y enviar comunicaciones profesionales a los clientes, incluidas actualizaciones y resúmenes. * Asegurar seguimientos oportunos y mantener una experiencia de alta calidad para los clientes. Coordinación con contratistas* Coordinar con contratistas independientes en proyectos y acuerdos activos. * Supervisar el progreso y garantizar que se cumplan los plazos y entregables. * Mantener una comunicación clara entre todas las partes interesadas. Gestión del CRM y administrativa* Mantener y organizar los sistemas CRM, **específicamente GoHighLevel (GHL)**. * Asegurar registros precisos y actualizados de clientes y acuerdos. * Apoyar la incorporación recopilando y organizando la información de los clientes. Comunicación y programación* Gestionar la programación de calendarios, reuniones y prioridades diarias mediante **Google Calendar y Gmail**. * Preparar materiales y contexto para llamadas con clientes o socios. * Apoyar las revisiones diarias para garantizar la alineación en las prioridades. Investigación e informes* Realizar investigaciones básicas, incluidas comparaciones de mercado, verificaciones de inventario y recopilación básica de datos. * Apoyar la toma de decisiones organizando y presentando información relevante. ¿Qué lo convierte en el candidato ideal?:* Altamente organizado, con gran atención al detalle. * Proactivo y capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión. * Cómodo gestionando múltiples flujos de trabajo en un entorno acelerado. * Excelente comunicador capaz de representar profesionalmente a la empresa. * Confiable y receptivo durante el horario comercial estadounidense. Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):* 2\u002b años de experiencia apoyando a un fundador, ejecutivo o propietario de una pequeña empresa. * Amplia experiencia práctica con **GoHighLevel (GHL)**. * **Competencia en Google Workspace (G Suite), incluidos Gmail, Google Calendar, Docs y Drive — requisito indispensable.** * Experiencia gestionando la comunicación con clientes y sus seguimientos. * Fuertes capacidades organizativas y para realizar múltiples tareas simultáneamente. * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. * Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar eficazmente prioridades cambiantes. * Conexión a Internet confiable y un entorno profesional para trabajo remoto. Herramientas y sistemas:Herramientas obligatorias (indispensables)* **GoHighLevel (GHL)** * **Google Workspace (G Suite): Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Drive** Herramientas deseables* Gamma (o herramientas similares de presentación) * Herramientas para crear presentaciones (Google Slides, PowerPoint, etc.) * Notebook LM o herramientas similares para organización e investigación ¿Cómo es un día típico? El día de un Asistente Ejecutivo se centra en mantener las operaciones organizadas y garantizar una comunicación fluida en toda la empresa. Usted: * Gestionará las consultas de los clientes y sus seguimientos. * Coordinará con contratistas y supervisará su progreso. * Mantendrá los registros del CRM y garantizará la precisión de los datos. * Programará reuniones y apoyará la planificación diaria. * Realizará investigaciones y organizará información clave. **En esencia:** usted es la columna vertebral operativa, asegurando que nada quede pendiente mientras brinda apoyo tanto a los clientes como a los flujos de trabajo internos. Principales indicadores de éxito (KPI):* Rapidez de respuesta y calidad de la comunicación con los clientes. * Precisión y organización del CRM y el seguimiento de acuerdos. * Coordinación y cumplimiento oportunos de las tareas. * Eficiencia en la gestión de agendas y prioridades. * Fiabilidad operativa general y apoyo al fundador. Proceso de entrevista:* Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con el reclutador * Entrevista con el cliente * Oferta y proceso de incorporación