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Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo Asociado altamente proactivo y minucioso para apoyar al fundador y director ejecutivo, centrándose en procesos operativos, comunicación y mejora de sistemas. Aspectos destacados: 1. Apoyar al fundador y director ejecutivo de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas 2. Ir más allá del apoyo administrativo tradicional para asumir la responsabilidad de las operaciones centrales 3. Desarrollarse en entornos con alta rendición de cuentas y alta claridad FreedUp busca un **Asistente Ejecutivo Asociado (EA)** altamente proactivo y minucioso para apoyar al fundador y director ejecutivo de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas. Este puesto es ideal para alguien que se desenvuelve excepcionalmente bien en entornos estructurados, con responsabilidad y claridad, y que puede actuar como una verdadera extensión del ejecutivo, transformando la complejidad en ejecución tranquila y repetible. Somos un equipo de alto desempeño construido sobre los pilares de la propiedad, la capacidad de respuesta y la mejora continua. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel fundamental para estabilizar y escalar las operaciones diarias del director ejecutivo, actuando como su «memoria funcional», mejorando la calidad de la comunicación escrita y asegurando que nada pase desapercibido. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted asumirá la responsabilidad de los procesos operativos centrales, gestionará los sistemas de comunicación, coordinará los canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del director ejecutivo y del equipo directivo. Se trata de un puesto **de tiempo completo y remoto**, que requiere una comunicación escrita excepcional, un seguimiento riguroso, comodidad para manejar información sensible y la capacidad de gestionar de forma proactiva tanto tareas profesionales como algunas tareas personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota – México **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** $1000 – $1.800 por mes (según experiencia) **Requisitos** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos superiores como Asistente Ejecutivo, Coordinador de Operaciones o función similar. * Habilidades excepcionales de comunicación escrita: debe ser un escritor más competente que el ejecutivo. * Capacidad comprobada para **seguir y replicar formatos estructurados** * Habilidades sólidas de organización y ejecución * Comodidad para actuar como un «sistema de memoria» para un director ejecutivo en constante movimiento. * Instintos organizativos sólidos y capacidad de seguimiento riguroso. * Comprensión profunda de la **cultura empresarial estadounidense y su estilo comunicativo** * Capacidad para trabajar con sistemas y procedimientos operativos estándar (POE) * Capacidad para anticipar necesidades y brindar asistencia basada en contexto * Capacidad para manejar información confidencial y sensible con responsabilidad. * Conocimientos tecnológicos sólidos y adaptabilidad a sistemas y herramientas en evolución. * Desarrollo óptimo en entornos con alta rendición de cuentas y alta claridad. * **Requisitos técnicos:** Conexión estable de internet de alta velocidad y una configuración moderna de oficina en casa. **Responsabilidades clave****Gestión de correos electrónicos y comunicación** * Clasificar los correos electrónicos dos veces al día (mañana y tarde) * Redactar, editar y gestionar correos electrónicos con la voz y tono del fundador * Asegurar que toda la comunicación siga **formatos claros y repetibles, así como altos estándares** * Coordinar la comunicación con clientes manteniendo profesionalismo y precisión * Organizar los correos electrónicos en cuatro carpetas: "Acción requerida", "Leer después", "Si interesa" y "Seguimiento" * Revisar y editar todas las comunicaciones salientes para mejorar su claridad y precisión. **Coordinación de reuniones y calendario** * Actuar como guardián del calendario del ejecutivo * Gestionar programaciones complejas entre reuniones con clientes e internas * Coordinar logística, incluidos **arreglos confidenciales para reuniones** * Priorizar reuniones de alto valor y optimizar el flujo del calendario * Implementar y proteger la plantilla semanal ideal del calendario del ejecutivo, con bloques de tiempo reservados para trabajo profundo * Asegurar que el horario del ejecutivo se ajuste aproximadamente al 70–80 % de su plantilla semanal * Considerar el tiempo presencial del ejecutivo en la oficina (2–3 días por semana en Seattle) **Gestión de CRM e integridad de datos** * Mantener un sistema **CRM limpio, preciso y completamente actualizado** * Asegurar que todos los registros incluyan: * + Datos completos de contacto + Formato y estructura adecuados + Hipervínculos y notas correctos * Mejorar continuamente la organización del CRM para aumentar su usabilidad y eficiencia **Delegación y seguimiento de tareas:** * Consolidar información sobre seguros * Organizar documentos personales y registros digitales * Crear formularios de consentimiento para citas médicas * Liderar **reuniones semanales de revisión** para evaluar el progreso y refinar los procesos * Seguir el cumplimiento de tareas y garantizar bucles claros de comunicación * Identificar de forma proactiva ineficiencias y proponer mejoras * Gestionar tareas administrativas personales pendientes * Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Gestión de datos y archivos** * Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes * Organizar documentos personales (tarjetas de seguro, testamentos, poderes notariales, etc.) * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales * Documentar y desarrollar **procedimientos operativos estándar (POE)** desde el primer día * Convertir tareas recurrentes en **procesos escalables y repetibles** * Refinar continuamente los flujos de trabajo según comentarios y desempeño **Sistemas y herramientas** * Comunicarse diariamente mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * BuilderTrend (software de construcción con funciones de CRM y canal de ventas) * Ayudar a ampliar el uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. * Programas: Monograph, Smartsheet, Buildertrend * Gemini (recientemente utilizado para tomar notas) * Fathom (utilizado anteriormente para tomar notas) * Fireflies (grabación y transcripción de reuniones **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días libres pagados (PTO) * Seguro médico privado (HMO) tras 3 meses
