Acerca de la empresa Somos una empresa estadounidense de café en rápido crecimiento, con 19 locales y una pasión por la calidad y la comunidad. A medida que continuamos expandiéndonos, buscamos un Coordinador/a Administrativo y de Operaciones altamente organizado/a y proactivo/a para unirse a nuestro equipo y garantizar que nuestras operaciones funcionen de forma fluida y eficiente. Resumen del puesto Este puesto constituye la columna vertebral de nuestro éxito operativo. Será usted responsable de gestionar los flujos de trabajo administrativos y de cumplimiento normativo esenciales para el buen funcionamiento de nuestra empresa. Esto incluye el seguimiento de todos los permisos y licencias, la organización de los procesos operativos, el apoyo a la coordinación interna de proyectos y la gestión de comunicaciones básicas con los clientes. Si disfruta crear orden a partir del caos, anticiparse a las necesidades y asumir la responsabilidad plena de su trabajo, este es el puesto ideal para usted. Principales responsabilidades Operaciones administrativas y de cumplimiento normativo • Gestión de permisos y licencias: Seguimiento, gestión y tramitación de todos los permisos y licencias necesarios, así como de sus fechas de renovación, en las 19 ubicaciones. • Mantenimiento de sistemas: Mantenimiento y mejora de nuestros sistemas internos de cumplimiento normativo, documentación y flujos de trabajo operativos para garantizar que nada se pase por alto. • Investigación normativa: Investigación y documentación de los requisitos municipales y estatales aplicables a las ubicaciones nuevas y existentes, para asegurar el cumplimiento total. • Previsión financiera: Estimación de las próximas fechas de renovación y de los costos asociados, para apoyar la planificación presupuestaria. Coordinación de proyectos e interna • Gestión de tareas: Organización de tareas, seguimientos y cronogramas entre distintos departamentos, para garantizar que los proyectos avancen según lo previsto. • Responsabilidad sobre los flujos de trabajo: Asunción de la responsabilidad total sobre los flujos de trabajo asignados, desde su inicio hasta su conclusión, identificando y mitigando posibles lagunas o riesgos antes de que se conviertan en problemas. • Ejecución independiente: Avance en las tareas de forma autónoma, sin necesidad de instrucciones paso a paso, demostrando un alto grado de autonomía. Coordinación con clientes (limitada) • Comunicación entrante: Respuesta profesional a correos electrónicos e inquietudes entrantes de los clientes relacionadas con nuestro programa de máquinas de espresso automatizadas. • Proporcionar información: Respuesta a preguntas básicas y suministro de información clara a posibles clientes. • Programación de reuniones: Cuando sea necesario, realizar breves llamadas de seguimiento para programar reuniones con el Director del Programa. Cualificaciones y experiencia • Experiencia comprobada en un puesto administrativo, de operaciones o de coordinación de proyectos. • Experiencia demostrable en la organización de flujos de trabajo complejos y de múltiples etapas. • Conocimientos previos o experiencia en tramitación de permisos, obtención de licencias o gestión del cumplimiento normativo son muy valorados. • Experiencia en puestos que requieran una investigación exhaustiva o una documentación minuciosa. Habilidades y aptitudes requeridas • Atención excepcional al detalle: Es usted meticuloso/a y percibe los pequeños detalles que otros podrían pasar por alto. • Excelentes habilidades organizativas: Tiene facilidad para diseñar y mantener sistemas sencillos y eficaces. • Iniciativa y sentido de la responsabilidad: Es usted una persona proactiva que toma la iniciativa y cumple con sus compromisos. • Comunicación clara: Posee excelentes habilidades de comunicación escrita y oral en inglés. • Actitud profesional: Se siente cómodo/a y seguro/a realizando breves llamadas profesionales de coordinación. Remuneración y entorno laboral • Puesto: Jornada completa, a largo plazo • Ubicación: Teletrabajo • Horario: Debe estar disponible y alineado con el horario laboral habitual en la zona horaria del Este (EST). Tipo de empleo: Jornada completa Remuneración: 9.455,39 $ - 23.053,80 $ al mes Lugar de trabajo: Teletrabajo