Categorías
···
Entrar / Registro
Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo altamente proactivo para apoyar al Fundador y CEO, estabilizando y escalando las operaciones diarias en una organización impulsada por sistemas. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de actuar como una verdadera extensión del ejecutivo 2. Florecer en entornos estructurados, con responsabilidad y claridad 3. Desempeñar un papel fundamental para estabilizar y escalar las operaciones FreedUp busca un Asistente Ejecutivo (EA) altamente proactivo y orientado al detalle para apoyar al Fundador y CEO de una organización en rápido crecimiento y basada en sistemas. Este puesto es ideal para alguien que florece en entornos estructurados, con responsabilidad y claridad, y que puede actuar como una verdadera extensión del ejecutivo al transformar la complejidad en una ejecución tranquila y repetible. Somos un equipo de alto desempeño construido sobre los principios de la propiedad, la capacidad de respuesta y la mejora continua. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel fundamental para estabilizar y escalar las operaciones diarias del CEO, actuando como su "memoria funcional", mejorando la calidad de la comunicación escrita y asegurando que nada se quede sin atender. Este puesto va más allá del soporte administrativo tradicional. Usted será responsable de procesos operativos clave, gestionará sistemas de comunicación, coordinará canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del CEO y del equipo directivo. Se trata de un puesto **de tiempo completo y remoto**, que requiere una comunicación escrita excepcional, un seguimiento riguroso, comodidad al manejar información sensible y la capacidad de gestionar de forma proactiva tanto tareas profesionales como personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** $1000 \- $1.600 por mes (según experiencia) **Requisitos** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos senior como Asistente Ejecutivo, Coordinador de Operaciones o en un puesto similar. * Excelentes habilidades de comunicación escrita: debe ser un escritor más competente que el ejecutivo. * Altamente receptivo, proactivo y orientado al detalle. * Capacidad para actuar como un "sistema de memoria" para un CEO en constante movimiento. * Instintos organizativos sólidos y capacidad de seguimiento efectivo. * Capacidad para trabajar con sistemas y procedimientos operativos estándar (POE). * Capacidad para anticipar necesidades y brindar asistencia contextualizada. * Capacidad para manejar información confidencial y sensible con responsabilidad. * Familiaridad con la tecnología y adaptabilidad ante sistemas y herramientas en evolución. * Capacidad para desempeñarse óptimamente en entornos de alta responsabilidad y alta claridad. * **Requisitos técnicos:** Conexión estable y de alta velocidad a Internet, y una configuración moderna de oficina en casa. **Principales responsabilidades****Gestión de correo electrónico y comunicaciones** * + Clasificar correos electrónicos dos veces al día (mañana y tarde) + Organizar los correos electrónicos en cuatro carpetas: "Acción requerida", "Leer después", "Si interesa" y "Seguimiento" + Revisar y editar todas las comunicaciones salientes para mejorar su claridad y precisión. + Redactar respuestas por correo electrónico para revisión del ejecutivo aplicando la regla 10\-80\-10 (10 % directivas, 80 % trabajo realizado por el EA, 10 % revisión por el ejecutivo) + Gestionar tanto la comunicación con clientes como los correos electrónicos internos del personal (aproximadamente el 60\-70 % de los correos del ejecutivo son internos) **Coordinación de reuniones y calendario** * + Actuar como guardián del calendario del ejecutivo + Implementar y proteger la plantilla semanal ideal del calendario del ejecutivo, reservando bloques de tiempo para trabajo profundo + Gestionar solicitudes de programación provenientes del personal y de los clientes + Asegurar que el horario del ejecutivo se ajuste aproximadamente al 70\-80 % de las veces a dicha plantilla + Considerar el tiempo presencial del ejecutivo en la oficina (2\-3 días por semana en Seattle) **Delegación y seguimiento de tareas:** * + Consolidar información relacionada con seguros + Organizar documentos personales y registros digitales + Crear formularios de consentimiento para citas médicas + Gestionar tareas administrativas personales pendientes + Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes + Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Gestión del canal de ventas** * + Gestionar consultas de ventas por correo electrónico (actualmente el 30\-35 % de las consultas llegan por correo electrónico) + Desarrollar y supervisar el canal de ventas en BuilderTend + Supervisar los seguimientos de leads de ventas para garantizar respuestas oportunas + Seguimiento de leads durante el proceso de calificación. **Gestión de datos y archivos** * + Consolidar y respaldar de forma segura archivos digitales personales importantes + Organizar documentos personales (tarjetas de seguro, testamentos, poderes notariales, etc.) + Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Sistemas y herramientas** * + Comunicarse diariamente mediante Slack con actualizaciones estructuradas. + BuilderTrend (software para construcción con funciones de CRM y canal de ventas) + Ayudar a ampliar el uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. + Programas: Monograph, Smartsheet, Buildertrend + Gemini (recientemente utilizado para toma de notas) + Fathom (utilizado anteriormente para toma de notas) + Fireflies (grabación y transcripción de reuniones) **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días libres pagados (PTO) * Cobertura médica (HMO) tras tres meses
