Asistente Administrativo

Descripción

Resumen del Puesto: Este rol de Asistente Administrativo se centra en el orden operativo, la reputación y la gestión de flujo de caja mediante facturación, seguimiento de cuentas por cobrar y atención al cliente con tacto. Puntos Destacados: 1. Gestiona facturación, órdenes de compra y seguimiento de pagos con tacto. 2. Manejo de clientes y organización documental con alta atención al detalle. 3. Requiere comunicación clara, asertividad y proactividad. **Asistente Administrativo** (Administración \+ Cuentas por cobrar \+ Atención a clientes) La confianza se construye con precisión: facturas correctas, seguimiento claro y comunicación impecable. Este rol sostiene el orden operativo y la reputación con cada correo, cada documento y cada contacto con cliente. **Descripción general del puesto** Buscamos a una persona que nos ayude a mantener flujo de caja, orden documental y trato profesional con clientes de marca, cuidando al mismo tiempo la confidencialidad y la atención al detalle. Importante: este rol no es “cobranza agresiva”; es seguimiento y coordinación administrativa con tacto (atención a cliente con firmeza profesional). Trabajarás de la mano con el titular del área de Cuentas por Cobrar / atención a cliente, quien reporta a Director Administrativo. **Funciones principales** *1\) Facturación y Órdenes de Compra (OC)* * Emitir facturas (CFDI) y dar seguimiento a requisitos de facturación por cliente. * Revisar y conciliar OC vs. factura vs. entregables, cuidando datos y formatos. * Apoyar en cancelaciones, correcciones y solicitudes administrativas del cliente. * Mantener control de estatus: "por facturar / facturado / enviado / por cobrar / cobrado". *2\) Cuentas por cobrar "suave" y seguimiento con clientes* * Dar seguimiento profesional a pagos: recordatorios, confirmaciones, fechas compromiso y escalamiento con Titular de Cuentas por Cobrar. * Conducir conversaciones sensibles (pagos/requisitos) con tacto y firmeza: encuadrar, pedir claridad, acordar fecha compromiso y confirmarla por escrito. * Manejar objeciones frecuentes sin confrontación (“lo reviso”, “la próxima semana”, “proceso interno”), manteniendo la relación y logrando siguiente paso. * Mantener trazabilidad de conversaciones. *3\) Altas y administración de clientes* * Apoyar en altas, solicitudes de documentos, formatos y procesos administrativos de clientes. * Preparar y organizar documentación requerida por marcas/empresas. *4\) Organización documental y auditorías* * Ordenar archivos con nomenclaturas claras. * Preparar evidencia documental cuando haya auditorías o revisiones. * Mantener un sistema que permita búsqueda rápida y cero pérdida de información. *5\) Reportes y análisis (Excel)* * Mantener bases de datos limpias y actualizadas. * Generar reportes claros y entendibles (tablas, filtros, tablas dinámicas básicas). * Entregar información puntual cuando se requiera. *6\) Comunicación y soporte operativo* * Redactar correos y mensajes con claridad y tono profesional. * Coordinar pendientes administrativos con orden, criterio y prioridad. * Cuidar que cada comunicación salga desde el correo correcto y al destinatario correcto (un error aquí no es menor). **Requisitos** *Escolaridad:* Licenciatura trunca, pasante o carrera técnica afín \- administración, contabilidad, comunicación, etc. (Si el perfil es sólido y demuestra capacidad real, se puede considerar equivalente por experiencia.) *Experiencia deseable:* Facturación / administración de clientes / control documental / seguimiento de pagos. Trato con clientes corporativos o de marca (ideal, no indispensable si hay madurez y buena comunicación). *Conocimientos clave:* * Excel intermedio (filtros, fórmulas básicas, tablas y tablas dinámicas). * Manejo de correo profesional y archivos (Drive/Google Workspace y/o Microsoft Office). * Orden y criterio documental. *Habilidades personales (no negociables):* * Organización extrema. * Atención al detalle. * Confidencialidad: se manejan varias empresas y correos; se exige discreción y precisión. * Comunicación clara, profesional y amable con empatía táctica. * Asertividad: pedir, encuadrar y cerrar acuerdos sin fricción (conversaciones incómodas, tono firme, seguimiento constante). * Enfoque y madurez. * Comunicación y presencia profesional en trato con clientes. * Seguimiento constante sin confrontación. * Capacidad de aprendizaje práctica: entender procesos rápido, recibir corrección y sostener el estándar. * Resiliencia bajo presión y puntualidad. **Condiciones del puesto** Horario: lunes a viernes de 9:00 a 19:00\. Sueldo: $12,000 a $15,000 mensuales según experiencia. Si te gusta trabajar con orden, cuidar cada detalle, y sostener un trato fino con clientes exigentes, este rol puede quedarte perfecto. Aquí valoramos a quien resuelve, comunica bien y protege el estándar todos los días. Tipo de puesto: Tiempo completo Sueldo: $12,000\.00 \- $15,000\.00 al mes Lugar de trabajo: Empleo presencial