Coordinador de Operaciones Comerciales

Descripción

Resumen: Buscamos un Coordinador de Operaciones Comerciales organizado y orientado a la ejecución para gestionar las operaciones diarias, los sistemas, la facturación, la programación y la comunicación con los clientes. Aspectos destacados: 1. Apoyar las operaciones comerciales diarias en diversos flujos de trabajo 2. Centrarse en la ejecución consistente, la disciplina del sistema y la precisión operativa 3. Trabajar de forma independiente con flujos de trabajo establecidos y acceso directo al Propietario Título del puesto: Coordinador de Operaciones Comerciales**Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense (se requiere hora estándar del este) Acerca del puesto Estamos contratando a un Coordinador de Operaciones Comerciales altamente organizado y orientado a la ejecución para apoyar las operaciones comerciales diarias en sistemas, facturación, seguimiento de equipos, comunicación con clientes y flujos de trabajo administrativos. Este es un puesto práctico y multifuncional para alguien que prospera en entornos estructurados, presta mucha atención al detalle y asume la responsabilidad de la precisión operativa. Trabajarás directamente con el Propietario y apoyarás múltiples tareas simultáneas relacionadas con operaciones, coordinación financiera, programación y gestión de clientes. Este puesto no implica supervisión estratégica ni gestión de alto nivel; se trata de una ejecución consistente, disciplina del sistema y garantía de que los detalles operativos se manejen correctamente desde la primera vez. Lo que asumirás como responsabilidadEjecución operativa central* Mantener los flujos de trabajo operativos diarios para garantizar un desempeño comercial fluido. * Apoyar al Propietario en tareas de coordinación administrativa y operativa. * Identificar ineficiencias o brechas y señalarlas de forma proactiva. Gestión de sistemas y datos* Mantener y actualizar los registros dentro del CRM, asegurando que los datos de los trabajos, la información de los clientes y los detalles de programación sean precisos y estén actualizados. * Organizar y gestionar archivos digitales en plataformas como Excel, OneDrive y CompanyCam. * Garantizar la precisión de los datos en todos los sistemas para evitar errores en informes o facturación. Coordinación de facturación y cobros* Procesar facturas y asegurar que la facturación coincida con precisión con el trabajo completado. * Seguir los pagos pendientes y mantener registros limpios de cuentas por cobrar. * Colaborar con contabilidad para garantizar que la documentación y los registros financieros permanezcan organizados y completos. Programación de equipos y seguimiento de trabajos* Supervisar los horarios de los equipos y el avance de los trabajos mediante Aspire y Azuga. * Identificar de forma proactiva conflictos de programación, discrepancias horarias o retrasos en los trabajos. * Asegurar que las entradas horarias diarias se registren con precisión para el procesamiento de nómina y la contabilidad de costos por trabajo. Gestión del canal de leads y clientes* Gestionar los leads entrantes y la comunicación con los clientes en nombre del Propietario. * Actualizar de forma constante los registros del CRM para evitar la estancación del canal. * Seguimiento de respuestas y garantía de que ninguna consulta o solicitud quede sin respuesta. Documentación, informes e investigación* Preparar informes, propuestas y respuestas a solicitudes de propuestas (RFP). * Asistir en la investigación de proveedores, comparaciones de precios e investigación de contratos municipales. * Mantener una documentación organizada para uso interno y externo. Comunicación y apoyo administrativo* Gestionar y organizar los canales de comunicación por correo electrónico y Teams del Propietario. * Responder a comunicaciones rutinarias y escalar adecuadamente los asuntos prioritarios. * Mantener claridad y organización en las comunicaciones digitales. Experiencia y habilidades imprescindibles* Experiencia comprobada en coordinación operativa, apoyo administrativo, facturación o cobros. * Experiencia trabajando simultáneamente en múltiples sistemas y plataformas. * Alto dominio de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word, Teams, OneDrive). * Experiencia con sistemas CRM (la experiencia con Aspire es un plus, pero no obligatoria). * Excelentes habilidades de comunicación escrita y capacidad profesional para gestionar correos electrónicos. * Alta atención al detalle y capacidad para detectar rápidamente discrepancias. * Profesional autodirigido capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión. * Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo en entornos dinámicos. Entorno operativo (importante) Este puesto está centrado en la ejecución y guiado por sistemas. **Contarás con el apoyo de:** * Flujos de trabajo y sistemas operativos establecidos * Acceso directo de comunicación con el Propietario * Expectativas claras sobre la frecuencia de informes y seguimiento **Tu responsabilidad se centra en:** * Precisión en los datos, la facturación y el seguimiento horario * Cumplimiento fiable de la coordinación con clientes y equipos * Mantenimiento de sistemas organizados y actualizados * Comunicación clara e identificación proactiva de problemas Este puesto recompensa la coherencia, la disciplina, la capacidad de respuesta y un fuerte control organizativo. Métricas clave de éxito* Registros del CRM y operativos precisos y actualizados. * Procesamiento de facturas puntual y sin errores. * Seguimiento horario preciso y coordinación de nómina. * Sin omisiones en el seguimiento a clientes ni estancamiento del canal. * Identificación proactiva de problemas de programación u operativos. * Alta confianza de la dirección en la fiabilidad operativa. Proceso de entrevista* Llamada inicial de selección * Entrevista centrada en operaciones y sistemas * Ejercicio práctico o de flujo de trabajo * Entrevista final * Revisión interna y aprobación * Oferta y proceso de incorporación \#LI\-AG1