Asistente del Coordinador de Eventos (temporal, turno nocturno)

Descripción

Resumen: Este puesto brinda apoyo operativo, administrativo y logístico para eventos educativos y de actuación, asegurando los recursos y materiales necesarios para su implementación exitosa. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de apoyar eventos educativos y de actuación a nivel global 2. Participación en la gestión de proyectos y el desarrollo de relaciones con las partes interesadas 3. Trabajo independiente y en equipo en un entorno dinámico **Introducción de la empresa** ------------------------ WorldStrides es el líder mundial en viajes educativos y aprendizaje experiencial. La empresa fue fundada en 1967 para ofrecer programas de viaje para estudiantes de secundaria a Washington, D.C., y ha crecido hasta ofrecer una amplia gama de programas anualmente para más de medio millón de estudiantes en más de 100 países de todo el mundo. WorldStrides ofrece programas de aprendizaje experiencial en viajes educativos, artes escénicas, inmersión lingüística, exploración profesional, aprendizaje basado en el servicio, estudios en el extranjero y deportes. Cada una de estas experiencias ayuda a los estudiantes a ver más allá del aula y a percibir el mundo —y a sí mismos— de nuevas maneras. **Descripción del puesto:** El Coordinador de Apoyo a Eventos en Mérida, México, se encarga de brindar apoyo operativo para los eventos de WorldStrides, incluido el apoyo administrativo y logístico en línea y presencial para una variedad de eventos educativos y de actuación estadounidenses e internacionales dentro de WorldStrides y de las empresas Envision by WorldStrides. El equipo de Apoyo a Eventos garantiza que los colaboradores asignados cuenten con los recursos y materiales necesarios para implementar eventos exitosos, y coordina con la dirección para realizar pedidos de suministros, revisar listas de pasajeros, crear listas de verificación y apoyar eventos presenciales. **Responsabilidades:** * Recopilar y comunicar eficazmente información entre los colaboradores asignados y los proveedores, incluida la verificación de horarios y la síntesis de comentarios de padres. * Supervisar y cumplir con los plazos operativos establecidos por los colaboradores asignados. * Colaborar con las partes interesadas académicas para revisar materiales curriculares. * Trabajador independiente * Aprender y utilizar bases de datos internas y sistemas de inscripción para actualizar y gestionar los datos de los estudiantes. * Crear materiales para eventos mediante combinación de correspondencia. * Realizar pedidos de materiales impresos para garantizar su llegada oportuna. * Compilar la información de viaje de los estudiantes y verificar su exactitud para elaborar listas de arribo de estudiantes. * Recopilar comentarios de los equipos de campo y supervisar los niveles de servicio de los proveedores. * Representar a WorldStrides de manera profesional ante audiencias internas y externas mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas e interacciones presenciales. * Responder a las solicitudes de los clientes sobre alojamientos especiales. * Atender las solicitudes de los clientes de fotos del programa y certificados. * Apoyar la reserva de viajes del personal. * Archivar y mantener todos los documentos del proyecto en SharePoint. * Desarrollar y mantener hojas de cálculo y bases de datos complejas. * Diseñar e implementar procesos automatizados para la entrada, análisis y presentación de datos. * Desarrollar y mantener relaciones con las partes interesadas clave. * Elaborar y presentar informes de avance y desempeño a la dirección. * Estar disponible durante ciertos fines de semana para estar de guardia y ayudar a los equipos de programas educativos en el campo mediante llamadas telefónicas y correos electrónicos, según las necesidades del negocio. * Liderar y gestionar proyectos pequeños y medianos de forma independiente y según lo asignado. * Gestionar y ejecutar eficazmente proyectos con mínima supervisión, con fuertes habilidades de autodirección y gestión del tiempo. * Gestionar proactivamente la carga de trabajo, planificando y organizando tareas de manera efectiva para garantizar su finalización oportuna. * Asistir en la capacitación de usuarios internos. **Requisitos:** * Fuertes habilidades en gestión de proyectos y atención rigurosa al detalle. * Estudiante universitario avanzado (3 años o más de experiencia universitaria y/o título universitario preferido). * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal; dominio fluido del inglés hablado y escrito. * Conocimientos avanzados del paquete Microsoft Office, incluido el correo electrónico. El puesto requiere un uso extensivo de Excel. * Persona organizada y detallista, capaz de priorizar tareas y trabajar simultáneamente en múltiples proyectos. * Experiencia en planificación de eventos. * Experiencia en entornos de oficina (preferible). * Experiencia en atención al cliente (preferible). * Aprobar una verificación obligatoria de antecedentes penales. * Experiencia laboral previa en empresas grandes o corporativas, y comodidad al comunicarse con partes interesadas de todos los niveles dentro de una organización. * Capacidad para gestionar proyectos pequeños y medianos con habilidades avanzadas de organización y atención al detalle. * Experiencia en la implementación de Microsoft Dynamics CRM y/o de otras aplicaciones CRM. * Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima orientación, mientras contribuye también como parte de un equipo. **Beneficios laborales:** * Entorno divertido y motivador. * Excelente cobertura médica, dental y visual, seguro de vida, seguro contra muerte accidental y desmembramiento, seguro contra accidentes, seguro contra enfermedades graves y seguro de discapacidad. * +10 % del salario bruto en vales de comida. * 1 día remunerado de voluntariado y 25 días de vacaciones pagadas (PTO\*) para empezar —acumulables hasta 28 en 3 años—, 4 días para salud mental y 5 días de duelo. * Días festivos conforme a la Ley Federal del Trabajo mexicana. * Reembolso de matrícula hasta cinco mil doscientos cincuenta dólares anuales o mil dólares anuales para certificaciones profesionales. * Horario laboral flexible que ofrece oportunidades presenciales e híbridas. * Participación estimulada en nuestros Grupos de Recursos para Empleados y en el Consejo de Diversidad, Equidad e Inclusión. * Oportunidades para hacer ejercicio. * Programa de Asistencia al Empleado (EAP) * Licencia parental remunerada conforme a la ley. *WorldStrides, una organización global, se compromete a* *educar y servir a comunidades de todo el mundo. Nuestro compromiso se alimenta de la pasión de nuestros miembros del equipo y socios por hacer accesible el aprendizaje experiencial, al tiempo que actuamos de forma social, ambiental y éticamente responsable. Juntos logramos esto invirtiendo en iniciativas que promueven la inclusión, la diversidad y la sostenibilidad.* *Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, WorldStrides se compromete a construir una fuerza laboral diversa, respaldada por un entorno que fomente la inclusión y la pertenencia. Todos los candidatos calificados recibirán consideración para el empleo sin importar raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, genética, estatus de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales.* *WorldStrides solo contratará a personas autorizadas legalmente para trabajar en Estados Unidos. Este no es un puesto para el cual se proporcionará patrocinio. Las personas con visas temporales tales como E, F\-1, J\-1, H\-1, H\-2, L, B, J o TN, o que requieran patrocinio para obtener autorización de trabajo ahora o en el futuro, no son elegibles para ser contratadas. Algunos puestos estacionales podrían considerar a estudiantes con visas J\-1 o F\-1.*