Resumen del puesto El Administrador de Compromiso Ejecutivo es un miembro integral del equipo de ejecución de búsquedas, trabajando estrechamente con los consultores y el equipo de investigación, y actuando como coordinador/gerente del proyecto para garantizar el éxito oportuno de cada asignación. El Administrador de Compromiso Ejecutivo actúa como contacto clave con clientes y candidatos, programa entrevistas, organiza viajes de consultores y candidatos, asegura que se haya realizado toda la debida diligencia sobre los candidatos, revisa resultados e identifica problemas. Es responsable de la elaboración de múltiples documentos durante todo el proceso de búsqueda. Relaciones clave Reporta a: Gerente Administrativo (línea directa) Uno o dos consultor(es) de búsqueda ejecutiva (línea indirecta) Otras relaciones clave: Mentor(es) asignado(s) Administradores de Compromiso Ejecutivo Consultores Personal de la oficina central Personal de investigación Personal administrativo Responsabilidades clave La responsabilidad principal del EEA será brindar apoyo administrativo a uno o dos consultor(es) de búsqueda ejecutiva dedicado(s) y ayudar a otros miembros del personal de la oficina a equilibrar la carga de trabajo del despacho. Las responsabilidades adicionales incluyen:* De acuerdo con los estándares de marca de la firma, preparar todo el trabajo de producción asociado con la ejecución de una asignación de búsqueda desde el inicio hasta el final, incluyendo paquetes de calificaciones para nuevas búsquedas potenciales, cartas de propuesta y confirmación, especificaciones del puesto, listas de objetivos, informes de progreso, presentaciones de candidatos, informes de referencias, cartas de cierre, y correspondencia con candidatos y clientes. * Cerrar las búsquedas completadas y organizar todo el material asociado con la búsqueda de acuerdo con los requisitos de auditoría. * Trabajar estrechamente con las organizaciones cliente para programar entrevistas de candidatos, incluyendo ayuda con reservas de hotel, viajes aéreos, direcciones y cualquier otro requisito relacionado con la búsqueda. * Asegurar que los clientes sean facturados adecuadamente de acuerdo con cualquier término especial; monitorear cuentas por cobrar; revisar mensualmente las hojas de facturación de clientes y los estados de tarjetas corporativas de consultores para cargos que deben asignarse a búsquedas relevantes. * Gestionar y mantener el calendario del(los) consultor(es) y coordinar horarios de viaje, realizando todos los arreglos de viaje y asociados. * Preparar informes mensuales de gastos y asegurar la precisión en la asignación de gastos relacionados con clientes. * Brindar asistencia con responsabilidades adicionales de oficina, incluyendo pero no limitado a cobertura de recepción/frente de oficina/conmutador, apoyar a múltiples consultores, enlace con TI, instructor de software, corrección de documentos y control de calidad, preparación de reuniones con clientes, mentor de Asistentes Ejecutivos, proyectos especiales de oficina, funciones sociales y cualquier otra tarea identificada por el Gerente Administrativo de la oficina de forma ad hoc. Experiencia ideal Mínimo de 5 a 7 años de experiencia como Administrador de Compromiso Ejecutivo Experiencia en un entorno de servicios profesionales es preferible. Fuertes habilidades de coordinación/gerenciamiento de proyectos Experiencia coordinando logísticas complejas y proyectos con múltiples partes interesadas. Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal Usuario experto en aplicaciones de oficina (Word, Excel, PowerPoint y Outlook) La experiencia trabajando con una base de datos se considera un activo significativo. Velocidad de mecanografía de 65 PPM o más. Un título universitario es deseable Capacidades críticas Según lo medido por la evaluación de desempeño al final del año y la retroalimentación continua de clientes, consultores y compañeros. Comunicación y Gestión de Relaciones: Comunicarse con claridad e interactuar con otros de manera que demuestre e inspire confianza. Establecer y mantener relaciones para construir y fortalecer una red de individuos que trabajen cooperativamente entre sí, incluyendo la capacidad de interactuar con clientes y candidatos de muy alto nivel con el más alto grado de profesionalismo en todo momento. Demostrar un enfoque de equipo y reforzar la colaboración en todas las interacciones internas/externas para apoyar el equilibrio de trabajo dentro del equipo de búsqueda y dentro de la oficina. Exhibir una actitud centrada en el cliente en el entorno laboral. Coordinación/Gestión de Proyectos: Gestionar proactivamente proyectos para asegurar resultados fluidos y de alta calidad mientras se trabaja en múltiples asignaciones con prioridades diferentes y plazos acortados que involucran a miembros del equipo con distintos estilos de comunicación y ejecución. Tomar la iniciativa en la programación oportuna y eficiente de reuniones entre candidatos y clientes, asegurando que todas las partes estén informadas y que todos los detalles sean confirmados y comunicados. Identificar los diversos recursos necesarios y disponibles para abordar tareas multidimensionales y elaborar un plan de trabajo realista y alcanzable. Aprovechar al máximo la tecnología como Outlook, la suite de productos de Microsoft y una base de datos relacional en un entorno dinámico. El candidato ideal hará esto mediante:* Construir relaciones colaborativas externas e internas, incluyendo con personas en otras oficinas de Spencer Stuart. * Participar y guiar equipos fomentando un ambiente de confianza mutua. * Identificar y ayudar a gestionar las necesidades y expectativas del equipo interno y externo. * Comunicarse adecuada y efectivamente con todos los niveles y culturas diversas. * Demostrar presencia efectiva mediante habilidades de comunicación escrita y oral de alto nivel. * Brindar orientación y retroalimentación constructivas, y recibir abiertamente las mismas. * Mantenerse optimista y positivo –incluso bajo estrés– enfrentando desafíos buscando soluciones y ofreciendo apoyo a colegas que lo necesiten. Calidad: Demostrar prácticas profesionales éticas y sólidas, así como responsabilidad personal. Actuar de manera coherente con los valores de la Firma. Hacer que otros rindan cuentas según los estándares de desempeño. Mostrar curiosidad y deseo de conocimiento, manteniéndose actualizado con colegas, la Firma y sus sistemas. Invertir regularmente tiempo en animar al equipo a innovar, mejorar continuamente los procesos y compartir conocimientos. Comprender y seguir las políticas, procedimientos y estándares de marca de la Firma. Abogar por un trabajo de alta calidad asegurándose de que los entregables para clientes sean revisados y editados minuciosamente. Aceptar y participar activamente en oportunidades de formación y buscar proactivamente orientación y capacitación de colegas o instructores corporativos para mejorar o ampliar habilidades. Compartir proactivamente las mejores prácticas con el equipo de búsqueda comunicando los beneficios de mayor eficiencia. Esto podría darse en forma de oportunidades informales en el trabajo o en oportunidades formales y estructuradas de aprendizaje con colegas. Características personales:* Fuerte orientación al cliente; deseo inherente de superar las obligaciones del deber. * Muy fuertes habilidades de organización y priorización. * Discreción y sensibilidad al manejar comunicaciones y documentación confidencial. * Resistencia y capacidad para manejar múltiples prioridades conflictivas simultáneamente. * Juicio sólido; capacidad para tomar decisiones acertadas y trabajar de forma autónoma sin supervisión constante. * Actitud proactiva; toma medidas para prevenir problemas antes de que ocurran.