Asistente de Gestión de Propiedades

Descripción

Resumen: Este puesto apoya las operaciones diarias de bienes raíces, la comunicación con los inquilinos, la administración de arrendamientos y la coordinación de mantenimiento, actuando como la columna vertebral operativa del equipo de gestión de propiedades. Aspectos destacados: 1. Apoya las operaciones diarias de bienes raíces y la comunicación con los inquilinos 2. Gestiona la administración de arrendamientos y la coordinación de mantenimiento 3. Asegura que las propiedades permanezcan organizadas y cumplan con la normativa **Título del puesto: Asistente de Gestión de Propiedades****Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial de Estados Unidos (con flexibilidad para ajustarse a los horarios de los inquilinos, plazos de arrendamiento y problemas urgentes de mantenimiento) **Sobre el puesto** Nuestro cliente busca un Asistente de Gestión de Propiedades para apoyar las operaciones diarias de bienes raíces, la comunicación con los inquilinos, la administración de arrendamientos, la coordinación de mantenimiento y la elaboración de informes operativos en carteras residenciales y/o comerciales. Este puesto actúa como la columna vertebral operativa del equipo de gestión de propiedades, garantizando que los inquilinos reciban apoyo oportuno, que las propiedades permanezcan organizadas y cumplan con la normativa, y que los propietarios tengan confianza en la precisión operativa y financiera. El candidato ideal es altamente organizado, receptivo, meticuloso y cómodo gestionando múltiples prioridades en un entorno dinámico de gestión de propiedades. **Responsabilidades****Relaciones con los inquilinos y comunicación*** Actuar como primer punto de contacto para consultas de los inquilinos sobre rentas, términos de arrendamiento, solicitudes de mantenimiento y políticas de la propiedad * Mantener una comunicación profesional y oportuna con inquilinos, proveedores y propietarios de propiedades * Documentar todas las interacciones y actualizaciones relacionadas con los inquilinos en los sistemas de gestión de propiedades, como AppFolio, Yardi o Buildium * Coordinar entradas, salidas, renovaciones de arrendamiento y notificaciones a inquilinos **Administración y apoyo de arrendamientos*** Redactar, procesar y gestionar contratos de arrendamiento, enmiendas, renovaciones y notificaciones mediante herramientas como DocuSign, Dotloop o similares * Apoyar la comercialización de propiedades en plataformas como Zillow, Apartments.com, Craigslist, sindicación MLS y otras plataformas de listados * Preseleccionar a posibles inquilinos, coordinar visitas y recopilar documentación de solicitud * Seguimiento de la actividad de arrendamiento y métricas de ocupación en las propiedades asignadas **Cobro de rentas y coordinación financiera*** Supervisar los pagos de renta y realizar seguimiento de saldos vencidos o cuentas morosas * Aplicar cargos por mora y ayudar con la comunicación relacionada con cobranzas cuando sea necesario * Apoyar la preparación de informes de morosidad, estados de cuenta para propietarios e informes financieros resumidos * Registrar y conciliar depósitos, reembolsos y depósitos de garantía con precisión **Coordinación de mantenimiento*** Crear, asignar y gestionar órdenes de trabajo dentro del software de gestión de propiedades * Coordinar programaciones con proveedores, contratistas y equipos de mantenimiento * Seguimiento del avance del mantenimiento y comunicación de actualizaciones a los inquilinos * Verificar la finalización de los trabajos y asegurar que las facturas coincidan con los servicios aprobados antes de enviarlas para su pago **Cumplimiento normativo y documentación*** Mantener archivos completos, organizados y listos para auditorías de inquilinos y propiedades * Garantizar el cumplimiento documental con las regulaciones de Vivienda Justa y las leyes entre arrendadores e inquilinos * Seguimiento de inspecciones, notificaciones, vencimientos de arrendamientos y registros obligatorios de cumplimiento * Apoyar la precisión operativa en contratos, archivos e informes **Apoyo operativo y administrativo*** Apoyar a los gestores de propiedades con informes, coordinación de carteras y tareas operativas * Supervisar indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con ocupación, rotación, arrendamiento y mantenimiento * Asistir con la coordinación de proveedores, programaciones y proyectos administrativos * Identificar brechas operativas y escalar proactivamente los problemas cuando sea necesario **¿Qué te convierte en el candidato ideal?*** Excelentes habilidades comunicativas y experiencia sólida en relaciones con inquilinos y proveedores * Alta capacidad de organización y comodidad al gestionar múltiples prioridades simultáneamente * Orientación al detalle, con fuerte seguimiento y disciplina documental * Capacidad para resolver problemas, equilibrando la satisfacción de los inquilinos con la eficiencia operativa * Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto y dinámico **Experiencia y habilidades requeridas*** 2+ años de experiencia en gestión de propiedades, arrendamientos u operaciones inmobiliarias * Experiencia práctica con software de gestión de propiedades como Yardi, AppFolio o Buildium * Dominio sólido de Microsoft Office y Google Workspace * Conocimiento de contratos de arrendamiento, estándares de Vivienda Justa y regulaciones entre arrendadores e inquilinos * Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales **Experiencia y habilidades preferidas*** Experiencia apoyando carteras de 100+ unidades * Experiencia en gestión de propiedades residenciales, comerciales o mixtas * Conocimiento de contabilidad inmobiliaria, informes a propietarios y procesos de conciliación * Experiencia coordinando proveedores y operaciones de mantenimiento de forma remota * Conocimiento de leyes y estándares de cumplimiento entre arrendadores e inquilinos en múltiples estados **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Asistente de Gestión de Propiedades gira en torno a brindar apoyo a los inquilinos, coordinar proveedores y mantener organizadas las operaciones de las propiedades. Usted: * Responderá a consultas de inquilinos y solicitudes de mantenimiento durante todo el día * Procesará renovaciones de arrendamiento, notificaciones y documentación de entradas/salidas * Seguirá el cobro de rentas y hará seguimiento de saldos pendientes * Coordinará proveedores y equipos de mantenimiento para resolver rápidamente los problemas de las propiedades * Mantendrá registros, informes y documentación de cumplimiento precisos * Apoyará a los gestores de propiedades con informes operativos y coordinación administrativa En esencia: usted garantiza que las operaciones diarias de las propiedades funcionen sin contratiempos, contribuyendo además a mantener una alta satisfacción de los inquilinos y una precisa ejecución operativa. **Indicadores clave de desempeño (KPI)** * Tasa de cobro de rentas (95 % de cobros puntuales) * Cero renovaciones de arrendamiento ni notificaciones de cumplimiento omitidas * Tickets de mantenimiento resueltos dentro de los plazos acordados (SLA) * Informes operativos y a propietarios precisos y oportunos * Métricas de satisfacción y respuesta de los inquilinos * Documentación organizada y lista para auditoría de propiedades e inquilinos **Proceso de entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Evaluación práctica (por ejemplo, redacción de una renovación de arrendamiento o escenario de coordinación de mantenimiento) * Entrevista con el cliente * Oferta y verificación de antecedentes \#PropertyManagement \#AssistantPropertyManager \#RealEstateOperations \#LeasingCoordinator \#AppFolio \#Yardi \#Buildium \#TenantRelations \#RemoteJobs \#PropertyOperations \#MaintenanceCoordination \#RealEstateJobs