Asistente Ejecutivo

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo altamente organizado y proactivo para apoyar a un fundador en las operaciones diarias, la comunicación, la programación y la gestión de flujos de trabajo en una startup de ritmo acelerado. Aspectos destacados: 1. Alta responsabilidad y visibilidad con colaboración directa del fundador 2. Oportunidad de utilizar herramientas modernas de IA a diario 3. Exposición a las operaciones y flujos de trabajo de una startup **Asistente Ejecutivo del Fundador (Tiempo Parcial \| Entorno de Startup)****Tiempo Parcial \| Remoto \| Horario comercial estadounidense (requiere solapamiento con PST)** **Acerca del puesto** Estamos contratando a un Asistente Ejecutivo altamente organizado y proactivo para apoyar a un fundador en las operaciones diarias, la comunicación, la programación y la gestión de flujos de trabajo. Este puesto es ideal para alguien que: * Destaca en entornos de startup de ritmo acelerado * Disfruta aportar estructura y organización al caos * Puede gestionar calendarios, buzones de entrada y seguimientos de forma independiente * Comunica con claridad y profesionalidad * Usa herramientas de IA para mejorar velocidad y eficiencia Actuarás como socio operativo clave entre: ✅ el fundador ✅ los clientes ✅ los equipos internos asegurando que nada pase desapercibido. Este no es un rol administrativo pasivo: requiere responsabilidad, capacidad de respuesta y una ejecución sólida. **Lo que gestionarás****Gestión del calendario y del buzón de entrada*** Gestionarás el: * + calendario del fundador + programación + prioridades + coordinación diaria * Supervisarás y responderás a los correos electrónicos de forma profesional * Priorizarás las comunicaciones críticas y los seguimientos * Asegurarás que los calendarios permanezcan organizados y libres de conflictos **Coordinación de reuniones*** Programarás y coordinarás reuniones con: * + clientes + proveedores + equipos internos * Prepararás agendas, contexto para las reuniones y notas * Asegurarás que las reuniones se realicen sin contratiempos y con eficiencia **Seguimiento posterior a las reuniones*** Enviarás: * + resúmenes de las reuniones + tareas pendientes + próximos pasos * Seguirás el cumplimiento y la rendición de cuentas entre todas las partes interesadas * Asegurarás que las tareas se completen a tiempo **Incorporación de clientes y operaciones*** Coordinarás la incorporación de nuevos clientes * Recopilarás los documentos, activos e información requeridos * Mantendrás una comunicación organizada durante todo el proceso de incorporación * Actuarás como punto central de coordinación entre todas las partes **Gestión del CRM y administrativa*** Mantendrás registros precisos en el CRM en: * + HubSpot + o plataformas similares * Registrarás de forma consistente las comunicaciones, actividades y notas * Apoyarás tareas administrativas operativas, incluidas: * + coordinación de viajes + seguimiento de gastos + comunicación con proveedores **Herramientas de IA y eficiencia operativa*** Usarás herramientas tales como: * + ChatGPT + Claude + Perplexity * Redactarás correos electrónicos, resúmenes, investigaciones y documentos operativos * Mejorarás la velocidad de la comunicación y la eficiencia de los flujos de trabajo mediante el uso de IA **Qué buscamos****Imprescindible*** Experiencia apoyando a: * + fundadores + ejecutivos + equipos directivos * Experiencia en startups o empresas de ritmo acelerado * Excelentes habilidades escritas de comunicación en inglés * Competencia en: * + Google Workspace + Slack + HubSpot o CRM * Conocimiento práctico de: * + Loom + Tella + herramientas de comunicación asíncrona * Uso intermedio o avanzado de herramientas de IA * Excelente organización y capacidad de seguimiento * Capacidad para trabajar de forma independiente sin supervisión constante * **Deseable** * Experiencia con: * + Notion + Obsidian + Airtable + Canva + Calendly + SavvyCal + SignWell * Experiencia en agencias o entornos de equipos pequeños * Experiencia en incorporación de clientes o operaciones con clientes **Cómo es un día típico*** Gestionarás y priorizarás el buzón de entrada y el calendario del fundador * Coordinarás reuniones y la comunicación con los clientes * Prepararás notas de reunión y seguirás los compromisos pendientes * Actualizarás HubSpot y otros sistemas operativos * Apoyarás los flujos de trabajo de incorporación de nuevos clientes * Redactarás comunicaciones e investigaciones utilizando herramientas de IA * Realizarás tareas de coordinación operativa y administrativa **En resumen:** Tú mantienes al fundador organizado, receptivo y enfocado, asegurando que las operaciones funcionen sin problemas detrás de escena. **El éxito se manifiesta como*** Calendarios y buzones de entrada bien organizados * Coordinación fluida de reuniones y seguimientos * Gestión precisa y limpia del CRM * Incorporación rápida y profesional de clientes * Ejecución operativa y comunicación confiables * Alta confianza por parte de la dirección y las partes interesadas **Por qué este puesto destaca*** Colaboración directa con un fundador * Alta responsabilidad y visibilidad * Exposición a las operaciones y flujos de trabajo de una startup * Oportunidad de utilizar herramientas modernas de IA a diario * Entorno remoto flexible * Rol dinámico y de gran impacto **Proceso de entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista con el reclutador * Entrevista con el cliente * Oferta y proceso de incorporación **Postula ahora** Si: * Te apasiona la organización y el apoyo operativo * Destacas en entornos de startup * Eres proactivo y extremadamente detallista * Disfrutas ayudar a los líderes a mantenerse enfocados y eficientes Este puesto es ideal para ti.