* Coordinar de forma proactiva la comunicación escrita y verbal personal, la gestión del tiempo, la organización de reuniones, la administración de documentos y los arreglos de viaje. * Seguimiento de los puntos de acción derivados de las reuniones, por ejemplo, garantizando la distribución oportuna de los documentos pertinentes. * Coordinación de viajes de negocios. * Organización y mantenimiento de un sistema integral, preciso y actualizado de archivos electrónicos y en papel. * Emisión de órdenes de compra y procesamiento de gastos según sea necesario. * Responsabilidad de las interacciones con ejecutivos internos de Ipsen y externos en el sector farmacéutico y otras empresas, respecto a la logística de reuniones, etc. * Comunicación regular con otros miembros del Equipo Directivo del Grupo como Asistente Personal para asegurar un flujo rápido de información bidireccional y contribuir al trabajo en equipo eficaz, fomentando, según sea necesario, el intercambio de conocimientos, habilidades, ideas y buenas prácticas. * Desarrollar y mantener un buen conocimiento práctico de los productos de Ipsen, de la actividad empresarial y del software informático necesario para desempeñar eficiente y eficazmente esta función. * Gestionar las llamadas entrantes/correspondencia y tratarlas adecuadamente. * Responsabilidad de las actividades de recepción: mostrador principal, eventos institucionales. * Planificar y coordinar actividades en colaboración con otras funciones según sea necesario, incluida la actualización y el mantenimiento del calendario. * Colaborar en la organización de eventos institucionales tales como reuniones generales (Town Hall), reuniones del Equipo Directivo (LT), incluidas reuniones fuera de las instalaciones (Off-Site), celebraciones de empleados (celebración de fin de año), entre otros. * Seguimiento de propuestas, contratos, órdenes de compra, pagos y otros detalles relacionados con los eventos. Administración de oficina. * Apoyar el funcionamiento eficiente de la oficina, colaborando con las funciones correspondientes, especialmente con Instalaciones, Adquisiciones, TI, RR.HH. y Comunicaciones Internas. **Proyectos** * Apoyo en proyectos y tareas, según sea necesario y apropiado. * Apoyo al Departamento de Negocios y Ética y a los responsables presupuestarios en el proceso de debida diligencia. * Suministros de oficina. Realizar todas las actividades anteriores dentro del marco establecido y cumpliendo con los SOP de Ipsen (Procedimientos Operativos Estándar) y las políticas de la empresa, los requisitos de salud y seguridad, la Ley de Medicamentos y los códigos de práctica del sector. **REQUISITOS** * Título técnico o universitario en disciplinas administrativas u otros complementados con experiencia relevante. * Ideal: 3-5 años de experiencia como administrador ejecutivo, asistente administrativo o apoyo en compras en un entorno exigente (por ejemplo: empresa farmacéutica, empresa manufacturera), experiencia en recepción, formación y logística (T&L) e instalaciones. * Fluidez en inglés