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Resumen: Ser responsable del ciclo de vida completo de los contratos, garantizando su exactitud, cumplimiento normativo y ejecución oportuna entre los equipos comerciales. Aspectos destacados: 1. Gestionar el ciclo de vida completo del contrato, desde la recepción hasta las renovaciones. 2. Proteger la exactitud, el cumplimiento normativo y la ejecución oportuna de los acuerdos. 3. Colaborar con los departamentos jurídico, financiero, de seguridad, de adquisiciones y de ventas. **Título del puesto:** Administrador/a de Contratos **Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario laboral:** Horario comercial de clientes estadounidenses (con flexibilidad para plazos de firma/renovación) **Acerca del puesto:** Nuestro cliente busca un/a Administrador/a de Contratos para gestionar el ciclo de vida completo de los contratos: recepción, redacción/revisión, aprobación, ejecución, almacenamiento, obligaciones/renovaciones e informes. Este puesto protege la exactitud, el cumplimiento normativo y la ejecución oportuna, al tiempo que permite a los equipos comerciales (jurídico, adquisiciones, ventas, financiero y seguridad) avanzar rápidamente con acuerdos claros y exigibles. Usted gestionará plantillas y bibliotecas de cláusulas, hará un seguimiento de las negociaciones y desviaciones, mantendrá el repositorio y asegurará que la organización siempre esté preparada para auditorías. **Responsabilidades:** Recepción y clasificación inicial * Aplicar un proceso estandarizado de recepción de solicitudes contractuales (tipo, contrapartes, valor, plazo, ley aplicable, implicaciones en materia de datos/privacidad). * Derivar a la secuencia de trabajo adecuada (nuevo contrato, enmienda, renovación o terminación) y establecer expectativas de SLA/tiempo de respuesta. Redacción / Revisión / Marcado de cambios * Redactar y formatear acuerdos estándar (NDA, acuerdos de procesamiento de datos, documentos de alcance de trabajo, formularios de pedido, plantillas de acuerdos con proveedores/marco general, acuerdos con socios/distribuidores) utilizando plantillas y bibliotecas de cláusulas aprobadas. * Realizar marcado de cambios en Microsoft Word (Seguimiento de cambios) conforme a manuales operativos; elevar términos no estándar al asesoramiento jurídico (por ejemplo, límites de indemnización, exclusiones de responsabilidad, propiedad intelectual, seguridad de los datos, derechos de terminación, niveles de servicio). * Mantener un registro de desviaciones que documente qué cambió, por qué y quién lo aprobó. Aprobaciones y gobernanza * Coordinar las aprobaciones según la matriz de aprobaciones (jurídico, financiero, privacidad de datos/seguridad, seguridad de la información, adquisiciones y dirección ejecutiva). * Asegurar que los términos comerciales coincidan con las aprobaciones de precios/cotizaciones y presupuestos; verificar los documentos de incorporación del proveedor (W-9, datos bancarios, seguros/declaración de cobertura) y las declaraciones de cumplimiento. Ejecución y archivo * Gestionar la firma electrónica mediante DocuSign o Adobe Sign; verificar la autoridad del firmante y los bloques de firma; finalizar copias totalmente ejecutadas. * Almacenar los acuerdos ejecutados en el sistema de gestión de contratos (CLM)/repositorio (por ejemplo, Ironclad, Icertis, ContractWorks, Agiloft, Conga, SharePoint) con metadatos completos (contraparte, valor, plazo, renovación automática, jurisdicción, procesamiento de datos, anexos de seguridad). Obligaciones, renovaciones y enmiendas * Seguimiento de fechas clave (renovaciones, ventanas de terminación, plazos de notificación, activadores de aumento de precios, hitos de entregables). * Mantener registros de obligaciones y enviar recordatorios proactivos a los responsables; coordinar las enmiendas/renovaciones según el cronograma establecido. Cumplimiento y gestión de riesgos * Verificar la inclusión de cláusulas reglamentarias y normativas requeridas (por ejemplo, GDPR/CCPA, acuerdos de procesamiento de datos HIPAA, SOX/PCI-DSS, cuando corresponda). * Asegurar que se sigan las plantillas y los controles de proceso; mantener una pista de auditoría para aprobaciones, desviaciones y firmas. Informes y habilitación * Elaborar paneles semanales/mensuales: tiempos de ciclo, cumplimiento de SLA, porcentaje de ejecución bajo términos estándar, cartera de renovaciones, desviaciones por cláusula. * Capacitar a los usuarios comerciales sobre la recepción de solicitudes, el uso de plantillas y la búsqueda en el repositorio; mantener manuales operativos y versiones de plantillas. Mejora de procesos * Colaborar con los departamentos jurídico y de adquisiciones para actualizar manuales operativos, racionalizar plantillas y automatizar flujos de trabajo (optimización de CLM, NDA de autoservicio, acuerdos de procesamiento de datos estándar). * Mejorar continuamente la calidad y la capacidad de búsqueda de los datos (etiquetas, filtros, taxonomía, calendarios de retención). **¿Qué lo convierte en el candidato ideal?:** * Precisión en el lenguaje y en los metadatos; detecta lagunas que otros pasan por alto. * Organizado/a, orientado/a a plazos y cómodo/a gestionando flujos de alto volumen. * Capacidad para coordinar con confianza entre los departamentos jurídico, financiero, de seguridad, de adquisiciones, de ventas y la dirección ejecutiva. * Mentalidad orientada a procesos: construye naturalmente flujos de trabajo escalables, manuales operativos y procedimientos operativos estándar. **Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):** * 2+ años de experiencia en administración de contratos o operaciones jurídicas. * Experiencia práctica con sistemas de gestión de contratos (CLM)/repositorios (Ironclad, Icertis, ContractWorks, Agiloft, Conga, SharePoint/Drive). * Dominio sólido de Microsoft Word (Seguimiento de cambios), Excel/Hojas de cálculo (seguimiento, filtros dinámicos) y herramientas PDF. * Conocimiento de los conceptos fundamentales de los contratos (indemnización, limitación de responsabilidad, propiedad intelectual, confidencialidad, acuerdos de procesamiento de datos, niveles de servicio). **Experiencia y habilidades ideales:** * Experiencia en entornos regulados o sensibles a los datos (GDPR/CCPA, HIPAA, PCI-DSS). * Experiencia apoyando tanto contratos de compra como de venta. * Gobernanza de plantillas y gestión de bibliotecas de cláusulas. * Conocimiento básico de cuestionarios de riesgo y seguridad de proveedores/adquisiciones. **¿Cómo es un día típico en este puesto?:** El día a día de un/a Administrador/a de Contratos se define por llevar los acuerdos limpiamente desde la solicitud hasta la firma y su ingreso en un sistema de fácil búsqueda y seguimiento de obligaciones. Usted: * Recibirá y calificará las solicitudes para que cada contrato siga la ruta adecuada, con SLA claros y responsables definidos. * Redactará/revisará/marcó cambios utilizando plantillas y manuales operativos aprobados, registrando cualquier desviación y elevando los riesgos no estándar. * Coordinará las aprobaciones entre los departamentos jurídico/comercial/de seguridad/financiero, asegurando validaciones conformes a la política y verificaciones presupuestarias. * Ejecutará y archivará mediante firma electrónica, luego indexará el acuerdo final con metadatos completos para una recuperación rápida. * Hará un seguimiento de obligaciones y renovaciones para que los responsables reciban recordatorios proactivos: sin sorpresas ni plazos perdidos. * Informará y mejorará publicando paneles de tiempos de ciclo/renovaciones y ajustando plantillas, manuales operativos y automatizaciones de CLM. * Esencia del puesto: garantizar que cada contrato sea exacto, cumpla con las normativas, cuente con las aprobaciones correspondientes, se firme a tiempo, sea localizable posteriormente y se gestione activamente respecto a sus obligaciones y renovaciones. **Métricas clave de éxito (KPI):** * Tiempo medio de ciclo hasta la firma dentro del SLA (por ejemplo, 5–10 días hábiles para formatos estándar). * Porcentaje de ejecución bajo términos estándar (objetivo , desviaciones ). * Cero renovaciones/fechas de notificación perdidas; obligaciones rastreadas con cumplimiento puntual. * Completitud del repositorio (100 % de los documentos ejecutados almacenados con metadatos completos). * Pista lista para auditoría: aprobaciones, desviaciones y pruebas de firma capturadas al 100 %. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con el reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, marcar cambios en un NDA breve usando un manual operativo + crear un seguimiento sencillo de contratos) * Entrevista con el cliente * Oferta y verificación de antecedentes
