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Resumen: Buscamos un Asistente Administrativo con gran atención al detalle para apoyar las funciones financieras y operativas, manteniendo la precisión en la contabilidad, nómina, inventario y gestión de proveedores de una empresa creativa orientada a servicios. Aspectos destacados: 1. Apoyar la infraestructura financiera y operativa de una empresa creativa 2. Un puesto práctico, centrado en la ejecución, ideal para personas orientadas a los sistemas 3. Garantizar la exactitud financiera, la coherencia operativa y sistemas organizados **Título del puesto: Asistente Administrativo (Contabilidad \& Gestión de Inventario)****Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense **Acerca del puesto** Buscamos un Asistente Administrativo altamente detallista y proactivo para apoyar la infraestructura financiera y operativa de una empresa creativa orientada a servicios. Este puesto desempeña un papel fundamental para mantener la precisión en la contabilidad, nómina, seguimiento de inventario y gestión de proveedores, garantizando que las operaciones diarias permanezcan organizadas, eficientes y confiables. Se trata de un puesto práctico, centrado en la ejecución, ideal para alguien que disfruta trabajar con sistemas, cifras, documentación y procesos operativos. El candidato ideal es muy organizado, confiable y capaz de gestionar múltiples responsabilidades de forma independiente en un entorno remoto. Usted ayudará a crear claridad operativa asegurando que los registros financieros, los sistemas de inventario, las relaciones con los proveedores y los procesos de informes se mantengan de forma constante con precisión y profesionalismo. **Responsabilidades****Contabilidad \& Operaciones financieras*** Gestionar las actividades contables diarias y mantener registros financieros organizados y precisos * Procesar facturas, gastos, conciliaciones y seguimiento de transacciones * Apoyar los cálculos de nómina y garantizar el procesamiento oportuno y preciso de los pagos * Preparar y organizar la documentación financiera y fiscal requerida * Ayudar a mantener el cumplimiento de los procesos financieros y los estándares de informes * Apoyar la implementación y optimización de sistemas y flujos de trabajo contables * Mantener registros digitales organizados para informes financieros y preparación para auditorías **Gestión de inventario*** Supervisar los niveles de inventario, el movimiento de stock y las tendencias de uso * Coordinar los procesos de pedido y reposición de inventario * Mantener sistemas y documentación precisos de seguimiento de inventario * Identificar escasez, exceso de stock u otras ineficiencias y recomendar soluciones de forma proactiva * Generar informes de inventario y resúmenes de seguimiento de costos según sea necesario **Gestión de proveedores \& gastos*** Establecer y mantener relaciones profesionales con proveedores * Seguir las facturas, contratos, calendarios de pagos y obligaciones de los proveedores * Ejecutar iniciativas de gestión de gastos y optimización de proveedores * Coordinar las comunicaciones con los proveedores respecto a pedidos, facturación o problemas de servicio * Apoyar los esfuerzos de control de costos y eficiencia operativa **Soporte administrativo \& operativo*** Mantener documentación organizada en los sistemas de contabilidad, inventario y proveedores * Crear y actualizar hojas de cálculo, tableros de seguimiento e informes operativos * Apoyar la coherencia interna de los procesos y los flujos de trabajo administrativos * Asegurar la precisión de los datos en informes, sistemas y registros operativos * Brindar soporte administrativo y operativo a la dirección según sea necesario **¿Qué lo convierte en un candidato ideal?*** Alta atención al detalle, con sólida exactitud y disciplina organizativa * Confiable, proactivo y cómodo trabajando de forma independiente en un entorno remoto * Mentalidad fuerte para la resolución de problemas, con capacidad para gestionar múltiples responsabilidades con calma * Disfruta crear estructura, mantener sistemas y mejorar los procesos operativos * Comunica de forma profesional y efectiva con proveedores y partes interesadas internas * Orientado a los procesos, con fuerte sentido de propiedad y seguimiento **Experiencia \& habilidades requeridas*** Experiencia comprobada en contabilidad, apoyo contable o administración financiera * Experiencia práctica en gestión de inventario y coordinación con proveedores * Conocimientos sólidos de QuickBooks, Square o sistemas similares de contabilidad/pagos * Habilidades avanzadas en Microsoft Excel o Google Sheets para informes, análisis y seguimiento * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal * Fuertes capacidades organizativas y de gestión del tiempo * Capacidad para priorizar tareas y gestionar flujos de trabajo de forma independiente **Experiencia \& herramientas preferidas*** Experiencia previa apoyando pequeñas empresas, agencias creativas o empresas basadas en servicios * Conocimiento de los procesos fiscales y requisitos de cumplimiento para pequeñas empresas en Estados Unidos * Experiencia con sistemas de gestión de inventario e informes operativos * Experiencia en procesamiento de nómina y gestión de contratos con proveedores * Experiencia creando SOPs operativos o documentación de procesos **Formación académica*** Título universitario en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o campo relacionado (preferible) * Certificaciones relevantes o formación en contabilidad/contabilidad son un plus **¿Cómo es un día típico en este puesto?** Un Asistente Administrativo en este rol se centra en mantener la precisión operativa y apoyar flujos de trabajo empresariales eficientes. Usted: * Gestionará y conciliará transacciones financieras y registros contables * Procesará tareas relacionadas con la nómina y mantendrá la documentación de cumplimiento * Supervisará los niveles de inventario y coordinará las actividades de reposición * Comunicará con proveedores y gestionará el seguimiento de pagos * Actualizará hojas de cálculo, informes y documentación operativa * Apoyará la organización de procesos y mejorará la eficiencia administrativa En esencia: usted garantiza la exactitud financiera, la coherencia operativa y sistemas organizados que permiten que la empresa funcione sin problemas cada día. **Métricas clave de éxito (KPI)** * Exactitud y puntualidad en el procesamiento contable y de nómina * Exactitud del inventario y disponibilidad de stock * Desempeño de los proveedores y optimización de gastos * Cumplimiento de los requisitos de informes y documentación * Organización y fiabilidad de los sistemas y registros operativos * Finalización oportuna de flujos de trabajo administrativos y financieros **Proceso de entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con el reclutador * Evaluación práctica (escenario de contabilidad o gestión de inventario) * Entrevista final * Oferta \& verificación de antecedentes \#Contabilidad \#AsistenteAdministrativo \#GestionDeInventario \#SoporteOperativo \#QuickBooks \#Teletrabajo \#OperacionesFinancieras \#GestionDeProveedores \#ApoyoContable \#OperacionesEmpresariales \#SoporteAdministrativo \#Nómina \#Excel \#OperacionesParaPequeñasEmpresas
