Resumen del Puesto: El Asistente Administrativo gestiona actividades de recepción, apoyo a ejecutivos, gestión de oficinas y asistencia a equipos de operaciones y compras. Puntos Destacados: 1. Rol multifacético en apoyo administrativo y gestión de oficinas. 2. Apoyo clave a equipos de operaciones y compras. 3. Gestión integral de recepciones y coordinación de viajes. **Asistente Administrativo** **EXPERIENCIA GENERAL** ======================= * Experiencia en puestos similares de 1 a 3 años (preferentemente). * Manejo de computadora nivel intermedio (Word, Excel, PowerPoint, Etc.). * Manejo del idioma ingles (75% como mínimo). * Preparatoria o carrera profesional terminada. **ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES** =================================== * Programar el traslado de visitantes internos y externos desde y hacia el cruce fronterizo hasta el sitio de BRM. * Reservar alojamiento en hoteles para el equipo directivo de Bryant Rubber y/o para sus visitantes de BRM. * Solicitar documento FMM a los visitantes extranjeros y escanear una copia a RH. * Seguimiento y visitas para firmas de convenios y renovaciones anuales de hoteles y servicios prestados a la empresa. * Reservación en restaurantes según lo solicite el equipo ejecutivo. * **Actividades de Recepción** + Responde y dirige todas las llamadas entrantes. + Recibe, registra y dirige (entrada y salida) visitantes locales y extranjeros. + Recibe proveedores de servicios; sella y firma de facturas de servicios realizados. + Apoya en traducciones escritas y verbales. + Ordena la comida (y recoge si es necesario) para el equipo ejecutivo durante visitas. + Prepara gafetes de identificación para visitantes y/o auditores (cuando se solicite). + Lleva en control de llaves, mantiene la caja de llaves completa, saca copias cuando se requiera, etc. - Mantiene en resguardo la llave del cuarto de servidor. + Apoya a RH en la organización de eventos de la empresa. * **Gestión de Oficinas** + Hace inventarios de los siguientes artículos, para mantener stock. Genera requisiciones y órdenes de compra según sea necesario: * Suministros de cocina, médicos, oficina (y proporcionarlos a las diferentes áreas según se solicite) * + Cotiza con varios proveedores para asegurar tener los mejores costos para nuestros insumos. * **Asistencia Administrativa a Equipo de Operaciones** + Se encarga del área de oficinas y cocina para el cumplimiento de las “6’s – AAAU”. + Genera requisiciones y órdenes de compra según se le solicite (para BRC/BRM). + Apoyo con elaboración de diversos reportes para las diferentes áreas. + Hace diligencias fuera de la empresa (compras, paquetería, mandados en general). * **Apoyo Administrativo a Equipo de Compras** + Apoya en el trámite y seguimiento de las solicitudes de nuevas líneas de crédito con diferentes empresas. + Genera requisición, orden de compra y recibo de los servicios de transporte de import\-export. Sella/firma/escanea las facturas a los transportistas como aprobación de pago. + Aporta en el mantenimiento, creación de perfiles y adición de documentos a IQM para el control de proveedores.