Coordinador de Operaciones Empresariales

Descripción

Resumen: El Coordinador de Operaciones Empresariales apoya las operaciones diarias, el CRM, la programación, la facturación y los flujos de trabajo administrativos, asegurando que los sistemas estén organizados y sean eficientes. Aspectos destacados: 1. Apoyar las operaciones diarias, la programación, la facturación y la gestión del CRM 2. Mantener registros precisos y garantizar flujos de trabajo operativos eficientes 3. Gestionar la comunicación con los clientes y mantener registros organizados del embudo de ventas **Título del puesto: Coordinador de Operaciones Empresariales****Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense **Acerca del puesto** Estamos contratando a un Coordinador de Operaciones Empresariales altamente organizado y centrado en la ejecución para apoyar las operaciones diarias en áreas como programación, facturación, gestión del CRM, coordinación de equipos y flujos de trabajo administrativos. Este es un puesto de apoyo operativo práctico diseñado para alguien que prospera en entornos estructurados, valora la precisión y asume la responsabilidad de mantener los sistemas limpios, organizados y funcionando de forma eficiente. Trabajarás en estrecha colaboración con el propietario y apoyarás múltiples aspectos operativos en marcha relacionados con la administración empresarial, la coordinación en campo, la facturación y la comunicación con los clientes. Este no es un puesto estratégico de gestión: el éxito en esta posición depende de la confiabilidad, la coherencia, la capacidad de respuesta y la disciplina operativa. El candidato ideal es meticuloso, proactivo, orientado a los sistemas y capaz de gestionar múltiples prioridades sin perder precisión. **Responsabilidades clave****Ejecución operativa central*** Apoyar los flujos de trabajo operativos día a día para garantizar un desempeño empresarial fluido * Asistir al propietario en la coordinación administrativa y el seguimiento operativo * Supervisar los flujos de trabajo e identificar proactivamente ineficiencias o brechas operativas * Asegurar que las tareas, actualizaciones y registros se completen con precisión y a tiempo **Gestión de sistemas y datos*** Mantener registros precisos dentro de los sistemas de CRM, incluidos los datos de trabajos, detalles de programación e información de clientes * Organizar y gestionar archivos digitales en Excel, OneDrive, CompanyCam y sistemas internos * Garantizar que los datos operativos permanezcan actualizados, estructurados y libres de errores * Prevenir discrepancias que puedan afectar los informes, la facturación, la programación o la nómina **Coordinación de facturación y cobros*** Procesar facturas y confirmar que la facturación coincida con el trabajo realizado y los registros operativos * Supervisar las cuentas por cobrar y realizar seguimiento de saldos pendientes cuando sea necesario * Coordinarse con los equipos contables para mantener una documentación financiera organizada * Asegurar que las facturas, los registros de trabajos y la documentación de respaldo sean precisos y completos **Programación de equipos y seguimiento de trabajos*** Supervisar los horarios de los equipos y el avance de los trabajos mediante Aspire, Azuga u otras plataformas operativas relacionadas * Identificar proactivamente conflictos de programación, retrasos en los trabajos o inconsistencias operativas * Revisar y verificar las entradas diarias de tiempo para garantizar la precisión en la nómina y en la contabilidad de los trabajos * Apoyar una coordinación eficiente entre las operaciones en campo y la administración de oficina **Gestión del embudo de leads y clientes*** Gestionar leads entrantes y la comunicación con los clientes en nombre del propietario * Mantener registros organizados del embudo de CRM y un seguimiento estructurado * Asegurar que ninguna consulta, seguimiento o solicitud de cliente quede sin respuesta * Mantener profesionalismo y capacidad de respuesta en todos los flujos de comunicación **Documentación, informes e investigación*** Preparar informes, propuestas y respuestas a solicitudes de propuestas (RFP) * Realizar investigaciones de proveedores, comparaciones de precios e investigaciones sobre contratos municipales * Organizar la documentación operativa para uso interno y externo * Apoyar a la dirección con informes operativos y visibilidad de los flujos de trabajo **Comunicación y apoyo administrativo*** Gestionar y organizar la bandeja de entrada del propietario, los canales de Teams y la comunicación operativa * Responder a comunicaciones rutinarias, escalando oportunamente los asuntos de alta prioridad * Mantener claridad, organización y capacidad de respuesta en todos los canales de comunicación digital **Qué te convierte en el candidato ideal*** Operador altamente organizado y orientado a los sistemas * Enfoque detallado con capacidad para detectar rápidamente discrepancias * Autónomo confiable que trabaja bien de forma independiente * Capacidad para gestionar simultáneamente múltiples flujos de trabajo * Comunicador sólido con excelentes habilidades de comunicación escrita profesional * Tranquilo, proactivo y orientado a los procesos bajo presión * Mentalidad sólida de seguimiento y responsabilidad **Experiencia y habilidades requeridas*** Experiencia comprobada en coordinación operativa, facturación, apoyo administrativo o cobros * Experiencia trabajando simultáneamente en múltiples sistemas y plataformas operativas * Alta competencia en la Suite de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word, Teams, OneDrive) * Experiencia utilizando sistemas de CRM (la experiencia con Aspire es un plus, pero no obligatoria) * Excelentes habilidades de comunicación escrita y gestión profesional de correos electrónicos * Alta atención al detalle y disciplina organizativa * Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión en un entorno remoto **Experiencia e habilidades ideales*** Experiencia apoyando operaciones en campo, empresas de servicios o entornos basados en equipos * Familiaridad con la programación, la coordinación de nóminas o los flujos de trabajo de contabilidad de trabajos * Conocimiento de contratos municipales, gestión de proveedores o preparación de propuestas * Experiencia manteniendo paneles de control operativos y rastreadores de flujos de trabajo * Antecedentes en construcción, paisajismo, servicios domiciliarios o negocios con fuerte carga operativa **Entorno operativo (importante)** Este puesto está altamente centrado en la ejecución y guiado por sistemas. Contarás con el apoyo de: * Sistemas y flujos de trabajo operativos establecidos * Acceso directo a la comunicación con el propietario * Expectativas claras sobre informes, seguimientos y coordinación Tu responsabilidad se centrará en: * Precisión en los datos, la facturación, la programación y el seguimiento del tiempo * Coordinación fiable entre clientes, equipos y operaciones * Mantenimiento de sistemas organizados y actualizados * Comunicación proactiva y detección temprana de problemas operativos Este puesto premia la coherencia, la responsabilidad, la capacidad de respuesta y la excelencia operativa. **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Coordinador de Operaciones Empresariales gira en torno al mantenimiento de la precisión operativa, el apoyo a los flujos de trabajo y la garantía de que la comunicación permanezca organizada y receptiva. Tú: * Revisarás horarios, avances de trabajos y actualizaciones operativas * Procesarás facturas y supervisarás los flujos de trabajo de cuentas por cobrar * Actualizarás los registros del CRM y garantizarás la precisión del embudo de ventas * Coordinarás con equipos, clientes y liderazgo respecto a horarios y cambios operativos * Revisarás el seguimiento del tiempo e identificarás discrepancias antes del procesamiento de la nómina * Responderás correos electrónicos, organizarás comunicaciones y gestionarás los seguimientos operativos * Prepararás informes, documentación y actualizaciones de flujos de trabajo para la dirección En esencia: eres la columna vertebral operativa del negocio, asegurando que los sistemas permanezcan organizados, los flujos de trabajo sean precisos y las operaciones diarias funcionen sin contratiempos. **Métricas clave de éxito (KPI)*** Registros CRM y operativos precisos y actualizados de forma constante * Procesamiento de facturas puntual y libre de errores * Seguimiento preciso del tiempo y coordinación exacta de la nómina * Sin seguimientos perdidos a clientes ni estancamiento del embudo de ventas * Identificación y resolución rápida de problemas operativos o de programación * Alta confianza de la dirección en la confiabilidad operativa y la calidad de la ejecución **Proceso de entrevista*** Llamada inicial de selección * Entrevista centrada en operaciones / sistemas * Ejercicio práctico o de flujo de trabajo * Entrevista final * Revisión interna y aprobación * Oferta y proceso de incorporación \#OperationsCoordinator \#BusinessOperations \#RemoteWork \#AdministrativeSupport \#OperationsJobs \#CRMManagement \#Scheduling \#Billing \#WorkflowManagement \#BusinessSupport \#OperationsCareers