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Resumen: FreedUp busca un Asistente Ejecutivo Asociado altamente proactivo y minucioso para apoyar al Fundador y CEO de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas. Aspectos destacados: 1. Apoya a una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas 2. Va más allá del apoyo administrativo tradicional 3. Florecer en entornos con alta responsabilidad y alta claridad FreedUp busca un **Asistente Ejecutivo Asociado (EA)** altamente proactivo y minucioso para apoyar al Fundador y CEO de una organización en rápido crecimiento y orientada a sistemas. Este puesto es ideal para alguien que florece con estructura, responsabilidad y claridad, y que puede actuar como una verdadera extensión del ejecutivo al transformar la complejidad en una ejecución tranquila y repetible. Somos un equipo de alto rendimiento construido sobre la base de la propiedad, la capacidad de respuesta y la mejora continua. El Asistente Ejecutivo desempeñará un papel fundamental para estabilizar y escalar las operaciones diarias del CEO, actuando como su "memoria funcional", mejorando la calidad de la comunicación escrita y asegurando que nada se quede sin atender. Este puesto va más allá del apoyo administrativo tradicional. Usted será responsable de procesos operativos clave, gestionará sistemas de comunicación, coordinará canales de reclutamiento y ayudará a implementar herramientas y procedimientos operativos estándar (POE) que reduzcan la carga cognitiva del CEO y del equipo directivo. Se trata de un **puesto remoto de tiempo completo**, que requiere una comunicación escrita excepcional, un seguimiento riguroso, comodidad con información sensible y la capacidad de gestionar proactivamente tanto tareas profesionales como personales limitadas. **Ubicación:** Totalmente remota — México **Tipo de empleo:** Tiempo completo **Salario:** $1000 — $1.800 mensuales (según experiencia) **Requisitos** * 3 años o más de experiencia apoyando a ejecutivos senior como EA, Coordinador de Operaciones o rol similar. * Habilidades excepcionales de comunicación escrita: debe ser un escritor más sólido que el ejecutivo. * Capacidad comprobada para **seguir y replicar formatos estructurados** * Habilidades sólidas de organización y ejecución * Comodidad actuando como un "sistema de memoria" para un CEO en constante movimiento. * Instintos sólidos de organización y seguimiento riguroso. * Buen conocimiento de la **cultura empresarial estadounidense y su estilo de comunicación** * Capacidad para trabajar con sistemas y procedimientos operativos estándar (POE) * Capacidad para anticipar necesidades y brindar asistencia basada en contexto * Capacidad para manejar información confidencial y sensible de forma responsable. * Conocimiento tecnológico y adaptabilidad a sistemas y herramientas en evolución. * Florecer en entornos con alta responsabilidad y alta claridad. * **Requisitos técnicos:** Conexión estable de alta velocidad a Internet y una configuración moderna de oficina en casa. **Responsabilidades clave****Gestión de correo electrónico y comunicación** * Clasificar correos electrónicos dos veces al día (mañana y tarde) * Redactar, editar y gestionar correos electrónicos con la voz y tono del fundador * Asegurar que toda la comunicación siga **formatos claros y repetibles, así como altos estándares** * Coordinar la comunicación con clientes manteniendo profesionalismo y precisión * Organizar los correos electrónicos en cuatro carpetas: "Acción requerida", "Leer después", "Si interesa" y "Seguimiento" * Revisar y editar todas las comunicaciones salientes para mejorar su claridad y precisión. **Coordinación de reuniones y calendario** * Actuar como guardián del calendario del ejecutivo * Gestionar programaciones complejas entre reuniones con clientes e internas * Coordinar logística, incluyendo **arreglos confidenciales para reuniones** * Priorizar reuniones de alto valor y optimizar el flujo del calendario * Implementar y proteger la plantilla semanal ideal del calendario del ejecutivo, con bloques de tiempo reservados para trabajo profundo * Asegurar que el horario del ejecutivo se ajuste aproximadamente al 70–80 % de su plantilla semanal * Considerar el tiempo del ejecutivo en la oficina presencial (2–3 días por semana en Seattle) **Gestión de CRM e integridad de datos** * Mantener un sistema **CRM limpio, preciso y completamente actualizado** * Asegurar que todos los registros incluyan: * + Datos completos de contacto + Formato y estructura adecuados + Hipervínculos y notas correctos * Mejorar continuamente la organización del CRM para facilitar su uso y eficiencia **Delegación y seguimiento de tareas:** * Consolidar información sobre seguros * Organizar documentos personales y registros digitales * Crear formularios de consentimiento para citas médicas * Liderar **reuniones semanales de revisión** para evaluar el progreso y refinar procesos * Seguir el cumplimiento de tareas y garantizar bucles claros de comunicación * Identificar proactivamente ineficiencias y proponer mejoras * Gestionar tareas administrativas personales pendientes * Consolidar y respaldar de forma segura archivos personales digitales importantes * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales **Gestión de datos y archivos** * Consolidar y respaldar de forma segura archivos personales digitales importantes * Organizar documentos personales (tarjetas de seguro, testamentos, poderes notariales, etc.) * Mantener carpetas digitales organizadas para registros personales * Documentar y desarrollar **procedimientos operativos estándar (POE)** desde el primer día * Convertir tareas recurrentes en **procesos escalables y repetibles** * Refinar continuamente los flujos de trabajo según comentarios y desempeño **Sistemas y herramientas** * Comunicarse diariamente mediante Slack con actualizaciones estructuradas. * BuilderTrend (software para construcción con funciones de CRM y canal de ventas) * Ayudar a ampliar el uso de Notion para POE, documentación y un CRM ligero. * Programas: Monograph, smartsheet, Buildertrend * Gemini (recientemente utilizado para toma de notas) * Fathom (previamente utilizado para toma de notas) * Fireflies (grabación y transcripción de reuniones **Beneficios** * Experiencia internacional * Oportunidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar * Entorno de equipo colaborativo y de apoyo * Oportunidades de aprendizaje y desarrollo * Bonos por desempeño potenciales * Días libres pagados (PTO) * Seguro médico (HMO) tras 3 meses
