Asistente Ejecutivo

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo proactivo y altamente organizado para apoyar a un fundador en la gestión de operaciones diarias, comunicación y flujos de trabajo. Aspectos destacados: 1. Apoyar a un fundador en la gestión de operaciones diarias, comunicación y flujos de trabajo 2. Destacarse en un entorno dinámico de startup y asumir responsabilidades 3. Utilizar herramientas de IA para mejorar la eficiencia y la calidad de la comunicación **Título del puesto:** Asistente Ejecutivo **Tipo de puesto:** A tiempo parcial **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense Acerca del puesto Estamos buscando un Asistente Ejecutivo proactivo y altamente organizado para apoyar a un fundador en la gestión de operaciones diarias, comunicación y flujos de trabajo. Este puesto se centra en la **gestión del calendario y del buzón de entrada, coordinación de reuniones, incorporación de clientes y apoyo operativo**. Usted actuará como un nexo clave entre el fundador, los clientes y los equipos internos, asegurando que todo funcione sin problemas. El candidato ideal destaca en un **entorno dinámico de startup**, asume responsabilidades y comunica con claridad y eficiencia. ResponsabilidadesGestión del calendario y del buzón de entrada* Gestionar el calendario, las citas y las prioridades diarias del fundador. * Supervisar y responder correos electrónicos, garantizando una comunicación oportuna y profesional. * Priorizar mensajes y asegurarse de no pasar por alto nada crítico. Coordinación de reuniones* Programar, reprogramar y coordinar reuniones con clientes y equipos internos. * Preparar agendas, notas y contexto previo a las reuniones. * Asegurar que las reuniones se lleven a cabo sin contratiempos. Seguimiento posterior a las reuniones* Enviar resúmenes de las reuniones, tareas pendientes y próximos pasos tras las llamadas. * Supervisar los seguimientos y garantizar la ejecución oportuna de las tareas. * Mantener la responsabilidad entre todas las partes interesadas. Incorporación de clientes* Coordinar los procesos de incorporación de nuevos clientes. * Recopilar los activos e información requeridos por los clientes. * Mantener una comunicación clara y constante durante toda la incorporación. Apoyo operativo* Actuar como punto de coordinación entre el fundador, los clientes y los equipos internos. * Garantizar una comunicación y flujo de trabajo fluidos entre todas las partes interesadas. * Brindar apoyo a las necesidades operativas diarias según sea necesario. Gestión de CRM* Mantener registros precisos y actualizados en HubSpot o un CRM similar. * Registrar actividades, notas e historial de comunicaciones de forma consistente. * Asegurar la limpieza y organización del CRM. Apoyo administrativo* Realizar tareas administrativas tales como reservas de viaje, seguimiento de gastos y coordinación con proveedores. * Apoyar tanto tareas comerciales como ocasionales personales del fundador. Uso de herramientas de IA* Utilizar herramientas de IA como ChatGPT, Claude y Perplexity para redactar, resumir e investigar. * Mejorar la eficiencia y la calidad de la comunicación mediante herramientas de IA. ¿Qué lo convierte en el candidato ideal?* Tiene experiencia apoyando a un **fundador o ejecutivo senior**. * Es altamente organizado y puede gestionar múltiples prioridades de forma efectiva. * Comunica con claridad y profesionalismo por escrito en inglés. * Es proactivo y asume responsabilidades sin necesidad de indicaciones constantes. * Se siente cómodo trabajando en un **entorno dinámico de startup**. Experiencia y habilidades requeridas (imprescindibles)* Experiencia comprobada como **Asistente Ejecutivo u otro puesto similar** brindando apoyo a líderes. * Experiencia laboral en un **entorno de startup o empresa dinámica**. * Conocimientos sólidos de **Google Workspace (Gmail, Calendario, Drive)**. * Experiencia utilizando **Slack u otras herramientas similares de comunicación**. * Experiencia práctica con **HubSpot u otros sistemas de CRM**. * Capacidad para usar con soltura **Loom, Tella u otras herramientas similares** para la comunicación asíncrona. * Excelentes habilidades de comunicación escrita y gran atención al detalle. * Experiencia intermedia o avanzada en el uso de **herramientas de IA (ChatGPT, Claude, Perplexity)**. * Capacidad para gestionar calendarios, buzones de entrada y flujos de trabajo de forma independiente. * Disponibilidad de **15–20 horas semanales con superposición obligatoria en hora del Pacífico (PST)**. Experiencia y habilidades deseables* Experiencia utilizando herramientas como **Notion, Obsidian u otras herramientas similares de documentación**. * Conocimiento de **Airtable, Canva, SignWell, Calendly o SavvyCal**. * Experiencia laboral en **entornos de agencias o equipos pequeños**. * Experiencia en la incorporación de clientes o en operaciones orientadas al cliente. ¿Cómo es un día típico? El día a día de un Asistente Ejecutivo se centra en mantener al fundador organizado y garantizar que las operaciones funcionen sin problemas. Usted gestionará el calendario y el buzón de entrada, coordinará reuniones, preparará notas, hará seguimiento de las tareas pendientes, apoyará la incorporación de clientes, actualizará los registros del CRM y realizará tareas administrativas. Además, utilizará herramientas de IA para redactar comunicaciones y optimizar los flujos de trabajo. En esencia: usted garantiza que el fundador permanezca organizado, receptivo y centrado, mientras mantiene las operaciones eficientes y estructuradas. Métricas clave de éxito (KPI)* Precisión y organización en la gestión del calendario y del buzón de entrada. * Oportunidad y calidad en la coordinación de reuniones y sus seguimientos. * Eficiencia en la incorporación de clientes y calidad de la comunicación. * Precisión del CRM y consistencia en las actualizaciones. * Rapidez de respuesta y confiabilidad en las operaciones diarias. Proceso de entrevista* Llamada telefónica inicial de selección * Entrevista con reclutador * Entrevista con el cliente * Oferta y proceso de incorporación \#LI\-AG1