Asistente Ejecutivo

Descripción

Resumen: Nuestro cliente busca un Asistente Ejecutivo para brindar apoyo administrativo y operativo de alto nivel a ejecutivos superiores, actuando como guardián, gestor de proyectos y socio de confianza. Aspectos destacados: 1. Apoyo administrativo y operativo de alto nivel a ejecutivos superiores 2. Actúa como guardián, gestor de proyectos y socio de confianza 3. Centrado en las prioridades estratégicas de los ejecutivos **Título del puesto:** Asistente Ejecutivo (AE) **Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial del cliente estadounidense (con flexibilidad para los horarios de los ejecutivos, viajes y necesidades urgentes) **Acerca del puesto:** Nuestro cliente busca un Asistente Ejecutivo para brindar apoyo administrativo y operativo de alto nivel a ejecutivos superiores. Este puesto va más allá de tareas administrativas básicas: el AE actúa como guardián, gestor de proyectos y socio de confianza, asegurando que los ejecutivos estén preparados, informados y puedan concentrarse en sus prioridades estratégicas. **Responsabilidades:** Calendario y programación: * + Gestionar calendarios complejos de ejecutivos, incluyendo reuniones internas y externas, viajes y eventos. + Anticipar conflictos, priorizar solicitudes y optimizar el uso del tiempo. + Programar en múltiples zonas horarias mediante Outlook o Google Calendar. Comunicación y correspondencia: * + Redactar, revisar y enviar correos electrónicos o memorándums en nombre de los ejecutivos. + Filtrar llamadas, mensajes y solicitudes, escalando únicamente lo que requiera la atención de los ejecutivos. + Actuar como enlace entre los ejecutivos, empleados, clientes y socios. Preparación y seguimiento de reuniones: * + Preparar agendas, puntos de discusión y documentos informativos. + Recopilar y sintetizar materiales de antecedentes antes de las reuniones. + Registrar actas, rastrear acciones pendientes y garantizar el seguimiento. Viajes y logística: * + Coordinar viajes nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, transporte). + Elaborar itinerarios detallados y gestionar cambios de última hora. + Procesar reembolsos e informes de gastos. Apoyo a proyectos: * + Asistir en investigaciones, recopilación de datos y preparación de informes. + Supervisar el avance de las prioridades e iniciativas de los ejecutivos. + Gestionar información confidencial con discreción. Operaciones administrativas: * + Mantener sistemas digitales organizados de archivos. + Gestionar el control de versiones y aprobaciones de documentos. + Apoyar en los procesos de incorporación o salida de personal superior según sea necesario. **¿Qué te convierte en el candidato ideal?** * Altamente organizado, orientado al detalle y proactivo. * Excelente comunicador con un trato profesional. * Capaz de anticipar necesidades y resolver problemas de forma independiente. * Cómodo trabajando en entornos dinámicos y de alta presión. **Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):** * 3 o más años de experiencia apoyando a ejecutivos superiores. * Conocimiento avanzado de Microsoft Office y Google Workspace. * Experiencia gestionando calendarios complejos y itinerarios de viaje. * Excelente comunicación escrita y verbal. **Experiencia y habilidades ideales:** * Experiencia previa en startups de rápido crecimiento, servicios profesionales o puestos de apoyo a nivel ejecutivo. * Conocimiento de herramientas colaborativas (Slack, Zoom, Notion, Asana). * Experiencia manejando información sensible o confidencial. * Antecedentes apoyando simultáneamente a varios ejecutivos. **¿Cómo es un día típico?** El día a día de un Asistente Ejecutivo gira en torno a mantener al ejecutivo organizado, informado y centrado. Realizarás: * Una revisión inicial del calendario del ejecutivo y la preparación de notas informativas para el día. * Filtrado de correos electrónicos y llamadas, identificando elementos urgentes y redactando respuestas cuando corresponda. * Coordinación de reuniones y logística, asegurando que las agendas, materiales y seguimientos sean claros. * Gestión de planes de viaje e informes de gastos cuando sea necesario. * Seguimiento de las prioridades del ejecutivo, realizando seguimiento con los miembros del equipo para garantizar la entrega de resultados. * Cierre del día resumiendo los temas pendientes, actualizando el calendario y preparando la agenda del día siguiente. En esencia: eres la mano derecha del ejecutivo, asegurando que opere con máxima eficiencia y efectividad. **Métricas clave de éxito (KPI):** * Precisión del calendario y minimización de conflictos. * Comunicación oportuna y seguimiento de las prioridades del ejecutivo. * Alta satisfacción de los ejecutivos y partes interesadas. * Finalización puntual de los informes de gastos y la logística de viajes. * Reducción de la carga administrativa sobre los ejecutivos (medida por tiempo liberado). **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, redactar una nota informativa ejecutiva o gestionar un escenario de programación de muestra) * Entrevista con los ejecutivos del cliente * Oferta y verificación de antecedentes \#LI\-AG1