Asistente Ejecutivo - Industria Automotriz

Descripción

**Asistente Ejecutivo (Operaciones, Coordinación con Clientes y Gestión de CRM) – Remoto \| Horario de EE.UU.****Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario de trabajo:** Horario comercial de EE.UU. **Acerca del puesto** En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un **Asistente Ejecutivo (Operaciones y Coordinación con Clientes)** para apoyar las operaciones diarias, la comunicación con clientes, la gestión de CRM, la programación y la coordinación de flujos de trabajo dentro de una empresa automotriz de rápido crecimiento. Este no es un puesto administrativo básico. Actuarás como socio operativo clave del fundador, ayudando a gestionar: * la comunicación con clientes * la coordinación con contratistas * la organización del CRM * la programación y los flujos de trabajo operativos * los seguimientos y el seguimiento de la ejecución * el apoyo operativo diario Este puesto es ideal para alguien que sea: * muy organizado * proactivo * detallista * centrado en la ejecución * cómodo gestionando múltiples tareas simultáneamente Si prosperas en entornos operativos acelerados y disfrutas mantener organizados los proyectos, la comunicación y los flujos de trabajo, este puesto es una excelente opción. **Responsabilidades principales****Comunicación y coordinación con clientes*** Gestionar las consultas entrantes de los clientes y priorizar las solicitudes urgentes * Redactar y enviar actualizaciones profesionales a los clientes, resúmenes y seguimientos * Mantener una comunicación sólida y una respuesta oportuna durante los proyectos activos * Registrar las conversaciones en curso y mantener flujos de trabajo comunicacionales organizados * Garantizar una experiencia de alta calidad para los clientes en todos los puntos de contacto **Coordinación de contratistas y proyectos*** Coordinar con contratistas independientes y proveedores en proyectos activos * Supervisar entregables, fechas límite y avance del proyecto * Mantener la comunicación entre: * + contratistas + clientes + dirección * Asegurar que las tareas y cronogramas permanezcan organizados y dentro del plazo * Escalar anticipadamente retrasos u otros problemas operativos **Operaciones administrativas y de CRM*** Gestionar y mantener los registros del CRM dentro de **GoHighLevel (GHL)** * Mantener organizados y precisos: * + registros de clientes + embudos de ventas + flujos de trabajo + notas + seguimientos * Apoyar los procesos de incorporación y configuración operativa * Garantizar la limpieza del CRM y la coherencia operativa entre los sistemas **Programación y apoyo ejecutivo*** Gestionar calendarios, programación y coordinación de reuniones mediante: * + Google Calendar + Gmail + Google Workspace * Coordinar reuniones y prioridades operativas para la dirección * Preparar contexto, notas y materiales previos a reuniones o llamadas * Ayudar a mantener la alineación operativa diaria y el seguimiento **Apoyo en investigación y elaboración de informes*** Realizar investigaciones operativas y de mercado, incluyendo: * + investigación de proveedores + verificaciones de inventario + comparaciones de mercado + recopilación de datos operativos * Organizar los hallazgos en resúmenes y informes accionables * Apoyar a la dirección en la toma de decisiones operativas y brindar soporte para su ejecución **Qué significa el éxito*** La comunicación con los clientes sigue siendo rápida, profesional y organizada * Los registros y flujos de trabajo del CRM permanecen limpios y precisos * Los proyectos y entregables de los contratistas se mantienen dentro del cronograma * La programación y la coordinación operativa funcionan sin contratiempos * La dirección dedica menos tiempo a perseguir seguimientos y detalles operativos * Las operaciones diarias siguen siendo organizadas, receptivas y centradas en la ejecución **Qué te convierte en un candidato ideal*** Muy organizado, con gran atención al detalle * Proactivo y orientado a la responsabilidad * Capacidad sobresaliente para multitarea y coordinación operativa * Excelentes habilidades comunicativas y experiencia profesional en interacción con clientes * Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto * Gran disciplina en el seguimiento y la ejecución * Capacidad para mantener la calma bajo presión mientras gestiona prioridades cambiantes **✅ Requisitos obligatorios****Experiencia*** 2 o más años de experiencia apoyando a: * + fundadores + ejecutivos + equipos operativos + propietarios de pequeñas empresas * Experiencia en: * + asistencia ejecutiva + coordinación operativa + soporte administrativo + comunicación con clientes **Habilidades técnicas*** Amplia experiencia práctica con: * + **GoHighLevel (GHL)** + Google Workspace + Gmail + Google Calendar + Google Drive + Google Docs * Experiencia gestionando flujos de trabajo de CRM y sistemas de seguimiento operativo * Excelentes habilidades organizativas y de gestión de flujos de trabajo **Comunicación y ejecución*** Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales en inglés * Gran atención al detalle y precisión operativa * Capacidad para gestionar prioridades de forma independiente sin supervisión constante * Configuración remota confiable y conexión estable a Internet * **Deseable** * Experiencia en: * + operaciones de la industria automotriz + coordinación con clientes + negocios basados en servicios * Conocimiento de: * + Gamma + Google Slides + PowerPoint + Notebook LM + herramientas de presentación e investigación * Experiencia apoyando a fundadores en empresas de ritmo acelerado **Cómo es un día típico*** Responder a consultas de clientes y coordinar seguimientos * Actualizar y mantener los registros del CRM en GoHighLevel * Coordinar a los contratistas y supervisar los cronogramas de proyectos activos * Gestionar la programación, reuniones y calendarios operativos * Realizar investigaciones operativas y organizar información clave * Apoyar a la dirección con las prioridades diarias y el seguimiento de flujos de trabajo **En resumen:** Tú mantienes organizadas las operaciones, fluida la comunicación y avanzando eficientemente los proyectos. **Principales indicadores de desempeño (KPI)*** Rapidez y profesionalismo en la comunicación con clientes * Precisión y organización del CRM * Cumplimiento oportuno de tareas y solicitudes operativas * Eficiencia en la programación y gestión de calendarios * Coordinación de contratistas y cumplimiento de plazos * Reducción de cuellos de botella operativos * Satisfacción de la dirección y confiabilidad operativa **Por qué este puesto destaca*** Alta responsabilidad y visibilidad ante la dirección * Oportunidad de trabajar estrechamente con un fundador en una empresa de rápido crecimiento * Exposición a: * + sistemas de CRM + gestión operativa + coordinación de flujos de trabajo + operaciones con clientes + gestión de contratistas * Una clara trayectoria de crecimiento hacia: * + Gerente de Operaciones + Líder Ejecutivo de Operaciones + Gerente de Éxito del Cliente + Coordinador de Operaciones * Puesto completamente remoto con un fuerte potencial de crecimiento a largo plazo **Proceso de entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con el reclutador * Entrevista con el cliente * Oferta y proceso de incorporación **Postula ahora** Si: * prosperas en entornos operativos dinámicos * disfrutas la organización, la comunicación y la ejecución * te encanta apoyar a la dirección y coordinar múltiples tareas * buscas un puesto de alto impacto con gran responsabilidad y visibilidad esta es una excelente oportunidad para crecer dentro de las áreas de operaciones y apoyo ejecutivo.