Asistente Ejecutivo

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo de alto rendimiento y proactivo que brinde apoyo administrativo y operativo de alto nivel a la alta dirección, asegurando que los ejecutivos se centren en prioridades de alto impacto. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de convertirse en un verdadero socio operativo para los ejecutivos 2. Alta visibilidad y exposición directa ante la dirección 3. Entorno dinámico con una propiedad significativa y una sólida trayectoria de crecimiento **Asistente Ejecutivo (AE) – Remoto \| Apoyo Ejecutivo, Gestión de Calendario y Operaciones****Tipo de puesto:** Tiempo completo, remoto **Horario de trabajo:** Horario comercial de clientes estadounidenses (se requiere flexibilidad) **Acerca del puesto** En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Asistente Ejecutivo (AE) de alto rendimiento para brindar apoyo administrativo y operativo de alto nivel a la alta dirección. Este no es un rol administrativo básico. Usted actuará como: * Un guardián * Un operador de confianza * Un coordinador de proyectos * Un centro de comunicación Su función consiste en garantizar que los ejecutivos mantengan su enfoque en prioridades de alto impacto, mientras usted gestiona la programación, la comunicación, la logística, la coordinación y la ejecución tras bambalinas. Si es proactivo, detallista, altamente organizado y prospera en entornos dinámicos, este puesto está diseñado especialmente para usted. **Lo que usted gestionará****Calendario y programación ejecutiva*** Gestionar calendarios ejecutivos complejos en múltiples zonas horarias * Coordinar: * + Reuniones internas + Llamadas con clientes + Eventos + Programas de viaje * Priorizar solicitudes y resolver conflictos de programación de forma proactiva * Optimizar el tiempo ejecutivo y los flujos de trabajo diarios mediante: * + Google Calendar + Microsoft Outlook **Comunicación y correspondencia ejecutiva*** Redactar, revisar y enviar correos electrónicos y memorandos profesionales * Filtrar buzones de entrada, llamadas y solicitudes, escalando adecuadamente los elementos prioritarios * Actuar como enlace entre los ejecutivos, los clientes, los proveedores y los equipos internos * Mantener una comunicación clara, profesional y oportuna con todas las partes interesadas **Preparación y seguimiento de reuniones*** Preparar: * + Órdenes del día + Notas informativas + Puntos clave de conversación + Materiales para reuniones * Recopilar y organizar información previa a las reuniones * Registrar notas y acciones acordadas durante las reuniones * Seguir los compromisos y garantizar que se cumplan los plazos y compromisos **Coordinación de viajes y logística*** Coordinar arreglos de viaje nacionales e internacionales * Reservar: * + Vuelos + Hoteles + Transporte * Elaborar itinerarios detallados de viaje * Gestionar eficientemente cambios de último minuto en viajes o programación * Procesar informes de gastos y reembolsos con precisión **Apoyo a proyectos y operaciones*** Seguimiento de prioridades ejecutivas, proyectos y entregables * Realizar investigaciones y preparar informes, resúmenes o presentaciones * Seguir con los departamentos para asegurar que las tareas sigan su curso * Apoyar la coordinación de incorporaciones y cesaciones cuando sea necesario **Operaciones administrativas*** Mantener sistemas digitales organizados de archivos y documentación * Gestionar versiones de documentos, aprobaciones y archivos compartidos * Tratar información confidencial con profesionalismo y discreción * Garantizar que los flujos de trabajo operativos permanezcan organizados y eficientes **Cómo se ve el éxito*** Los calendarios ejecutivos funcionan sin problemas y con mínimos conflictos * Las reuniones, los viajes y la logística se coordinan impecablemente * La comunicación es oportuna, clara y profesional * Los ejecutivos se mantienen enfocados en prioridades estratégicas en lugar de tareas administrativas * Los seguimientos y entregables se completan sistemáticamente a tiempo * Las partes interesadas confían en su organización, capacidad de respuesta y fiabilidad **Qué lo convierte en un candidato ideal*** Altamente organizado y detallista * Proactivo y capaz de anticipar necesidades antes de que surjan problemas * Excelente comunicador escrito y verbal * Cómodo trabajando en entornos dinámicos y de alta presión * Capaz de gestionar múltiples prioridades sin perder precisión * Profesional, pulido y altamente confiable **Requisitos (imprescindibles)****Experiencia*** 3\+ años apoyando a ejecutivos superiores o equipos directivos * Experiencia gestionando: * + Calendarios complejos + Coordinación de viajes + Comunicaciones ejecutivas **Habilidades fundamentales*** Competencia en: * + Google Workspace + Microsoft Office * Excelente comunicación escrita y verbal en inglés * Experiencia programando actividades en múltiples zonas horarias * Capacidad para manejar información confidencial de forma profesional **Deseable*** Experiencia apoyando a ejecutivos en: * + Startups + Agencias + Servicios profesionales + Empresas de rápido crecimiento * Conocimiento de: * + Slack + Zoom + Notion + Asana * Experiencia apoyando simultáneamente a varios ejecutivos * Exposición a responsabilidades de operaciones o coordinación de proyectos **Cómo es un día típico*** Revisar los calendarios ejecutivos y preparar notas informativas * Gestionar buzones de entrada y priorizar comunicaciones urgentes * Coordinar reuniones y preparar órdenes del día/materiales * Programar viajes y gestionar actualizaciones logísticas * Seguir proyectos en curso y prioridades ejecutivas * Preparar informes, resúmenes o documentación * Organizar tareas y preparar los calendarios del día siguiente En resumen: usted mantiene a los ejecutivos organizados, informados y operando con máxima eficiencia. **Métricas clave (KPI)*** Precisión del calendario y reducción de conflictos de programación * Seguimiento oportuno de prioridades ejecutivas * Satisfacción de ejecutivos y partes interesadas * Coordinación precisa de viajes e informes de gastos * Reducción de la carga administrativa para la dirección * Capacidad de respuesta y calidad de la comunicación **Por qué este puesto destaca*** Alta visibilidad y exposición directa ante la dirección * Oportunidad de convertirse en un verdadero socio operativo para los ejecutivos * Entorno dinámico con una propiedad significativa * Sólida trayectoria de crecimiento hacia: * + Gestión de operaciones + Apoyo al Jefe de Gabinete + Coordinación de proyectos + Operaciones ejecutivas **Proceso de entrevista*** Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (ejercicio de programación o preparación de informe ejecutivo) * Entrevista con la dirección del cliente * Oferta y verificación de antecedentes **Postule ahora** Si usted: * Prospera en entornos de alta responsabilidad * Disfruta mantener organizadas a las personas y las operaciones * Anticipa problemas antes de que ocurran * Se enorgullece de la precisión, la capacidad de respuesta y la ejecución Esta es una excelente oportunidad para convertirse en la mano derecha de confianza de la alta dirección.