Resumen: Es responsable del ciclo de vida integral de los contratos, garantizando su exactitud, cumplimiento y ejecución oportuna, al tiempo que habilita a los equipos comerciales. Aspectos destacados: 1. Gestionar el ciclo de vida integral de los contratos con precisión y cumplimiento 2. Coordinar entre los departamentos jurídico, financiero, de seguridad, de adquisiciones y de ventas 3. Orientado a procesos, construyendo flujos de trabajo y manuales escalables **Título del puesto:** Administrador de Contratos **Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial de clientes estadounidenses (con flexibilidad para plazos de firma/renewal) **Acerca del puesto:** Nuestro cliente busca un Administrador de Contratos para gestionar el ciclo de vida integral de los contratos: recepción, redacción/revisión, aprobación, ejecución, almacenamiento, obligaciones/renewals y reportes. Este puesto salvaguarda la exactitud, el cumplimiento y la ejecución oportuna, mientras permite que los equipos comerciales (jurídico, adquisiciones, ventas, financiero, seguridad) avancen rápidamente con acuerdos claros y exigibles. Usted gestionará plantillas y bibliotecas de cláusulas, rastreará negociaciones y desviaciones, mantendrá el repositorio y asegurará que la organización siempre esté lista para auditorías. **Responsabilidades:** Recepción y clasificación inicial * Aplicar un proceso estandarizado de recepción de solicitudes de contratos (tipo, contrapartes, valor, plazo, ley aplicable, implicaciones en materia de datos/privacidad). * Derivar a el flujo de trabajo correspondiente (nuevo, modificación, renovación, terminación) y establecer expectativas de SLA/tiempos de entrega. Redacción / Revisión / Marcado de cambios * Redactar y formatear acuerdos estándar (NDA, DPA, SOW, formularios de pedido, plantillas de proveedor/MSA, acuerdos con socios/distribuidores) utilizando plantillas y bibliotecas de cláusulas aprobadas. * Realizar marcado de cambios en Microsoft Word (Seguimiento de cambios) conforme a los manuales; elevar términos no estándar al asesor jurídico (por ejemplo, límites de indemnización, exclusiones de responsabilidad, propiedad intelectual, seguridad de datos, derechos de terminación, SLA). * Mantener un registro de desviaciones que documente qué cambió, por qué y quién lo aprobó. Aprobaciones y gobernanza * Coordinar las aprobaciones según la matriz de aprobaciones (jurídico, financiero, privacidad de datos/seguridad, InfoSec, adquisiciones, ejecutivos). * Asegurar que los términos comerciales coincidan con los precios/cotizaciones y las aprobaciones presupuestarias; verificar los documentos de incorporación de proveedores (W\-9, información bancaria, seguros/COI) y las declaraciones de cumplimiento. Ejecución y archivo * Gestionar la firma electrónica mediante DocuSign o Adobe Sign; verificar la autoridad del firmante y los bloques de firma; finalizar copias totalmente ejecutadas. * Almacenar los acuerdos ejecutados en el CLM/repositorio (por ejemplo, Ironclad, Icertis, ContractWorks, Agiloft, Conga, SharePoint) con metadatos completos (contraparte, valor, plazo, renovación automática, jurisdicción, procesamiento de datos, anexos de seguridad). Obligaciones, renovaciones y modificaciones * Rastrear fechas clave (renovaciones, ventanas de terminación, periodos de preaviso, activadores de aumento de precios, hitos de entregables). * Mantener registros de obligaciones y enviar recordatorios proactivos a los responsables; coordinar modificaciones/renovaciones según el cronograma. Cumplimiento y gestión de riesgos * Verificar la inclusión de cláusulas regulatorias y de política requeridas (por ejemplo, GDPR/CCPA, HIPAA BAAs, SOX/PCI\-DSS cuando corresponda). * Asegurar que se sigan las plantillas y controles de proceso; mantener un historial de auditoría de aprobaciones, desviaciones y firmas. Reportes y capacitación * Entregar paneles semanales/mensuales: tiempos de ciclo, cumplimiento de SLA, % de ejecución bajo términos estándar, pipeline de renovaciones, desviaciones por cláusula. * Capacitar a usuarios comerciales sobre la recepción de solicitudes, uso de plantillas y búsqueda en el repositorio; mantener manuales y versiones de plantillas. Mejora de procesos * Colaborar con Jurídico/Adquisiciones para actualizar manuales, racionalizar plantillas y automatizar flujos de trabajo (optimización del CLM, NDA autoservicio, DPA estándar). * Mejorar continuamente la calidad y la capacidad de búsqueda de los datos (etiquetas, filtros, taxonomía, calendarios de retención). **¿Qué lo convierte en el candidato ideal?:** * Precisión lingüística y con los metadatos; detecta lagunas que otros pasan por alto. * Organizado, orientado a plazos y cómodo gestionando pipelines de alto volumen. * Seguro coordinando entre los departamentos jurídico, financiero, de seguridad, de adquisiciones, de ventas y ejecutivos. * Orientado a procesos: construye naturalmente flujos de trabajo, manuales y procedimientos operativos estándar escalables. **Experiencia y habilidades requeridas (mínimo):** * 2\+ años de experiencia en administración de contratos o operaciones jurídicas. * Experiencia práctica con CLM/repositorios (Ironclad, Icertis, ContractWorks, Agiloft, Conga, SharePoint/Drive). * Dominio sólido de Microsoft Word (Seguimiento de cambios), Excel/Hojas de cálculo (seguimiento, filtros dinámicos) y herramientas PDF. * Conocimiento de conceptos fundamentales de contratos (indemnización, limitación de responsabilidad, PI, confidencialidad, DPA, SLA) **Experiencia y habilidades ideales:** * Experiencia en entornos regulados o sensibles a los datos (GDPR/CCPA, HIPAA, PCI\-DSS). * Experiencia apoyando contratos tanto de compra como de venta. * Gobernanza de plantillas y gestión de bibliotecas de cláusulas. * Comprensión básica de cuestionarios de riesgo y seguridad de proveedores/adquisiciones. **¿Cómo es un día típico?** El día de un Administrador de Contratos se define por mover los acuerdos limpiamente desde la solicitud hasta la firma y su ingreso a un sistema buscable y con seguimiento de obligaciones. Usted: * Recibirá y calificará las solicitudes para que cada contrato siga el camino correcto, con SLA claros y aprobadores definidos. * Redactará/revisará/marcara cambios utilizando plantillas y manuales aprobados, registrando cualquier desviación y elevando riesgos no estándar. * Coordinará aprobaciones entre jurídico/comercial/seguridad/financiero, asegurando validaciones conformes a políticas y verificaciones presupuestarias. * Ejecutará y archivará mediante firma electrónica, luego indexará el acuerdo final con metadatos completos para una recuperación rápida. * Rastreará obligaciones y renovaciones para que los responsables reciban recordatorios proactivos: sin sorpresas, sin ventanas perdidas. * Reportará y mejorará publicando paneles de tiempos de ciclo/renovaciones y ajustando plantillas, manuales y automatizaciones del CLM. * Esencia del puesto: garantizar que cada contrato sea exacto, cumpla con las normativas, esté aprobado, se firme a tiempo, sea localizable posteriormente y se gestione activamente respecto a obligaciones y renovaciones. **Métricas clave de éxito (KPI):** * Tiempo medio de ciclo hasta la firma dentro del SLA (por ejemplo, 5–10 días hábiles para formatos estándar). * % de ejecución bajo términos estándar (objetivo , desviaciones ). * Cero renovaciones/fechas de preaviso perdidas; obligaciones rastreadas con cumplimiento puntual. * Completitud del repositorio (100% de documentos ejecutados almacenados con metadatos completos). * Historial listo para auditoría: aprobaciones, desviaciones y pruebas de firma capturadas al 100%. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, marcar cambios en un NDA corto usando un manual \+ crear un seguimiento simple de contratos) * Entrevista con el cliente * Oferta y verificación de antecedentes